Bundesrat will Vorgaben zur Aufbewahrung amtlicher Dokumente prüfen

In seiner Stellungnahme vom 10. Januar 2024 hat er die entsprechenden Empfehlungen der Geschäftsprüfungskommission des Ständerats (GPK-S) zur Kenntnis genommen. Weiter hat der Bundesrat das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) beauftragt, die Empfehlungen bis Ende 2024 zu überprüfen und ihm Vorschläge zum weiteren Vorgehen zu unterbreiten.

In ihrem Bericht vom 10. Oktober 2023 hat die Geschäftsprüfungskommission des Ständerats (GPK-S) abgeklärt, welche Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen in der Bundesverwaltung existieren und in welche Dokumente der Öffentlichkeit Einsicht zu gewähren ist. Dazu hat sie die einschlägigen gesetzlichen Grundlagen analysiert und fünf Empfehlungen an den Bundesrat gerichtet.

Der Bundesrat teilt die Meinung der GPK-S, dass die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns für das Vertrauen der Bevölkerung in die Behörden zentral ist. In seiner Stellungnahme vom 10. Januar 2024 hat er die Empfehlungen der GPK-S zur Kenntnis genommen und dem EJPD den Auftrag erteilt, diese zu prüfen und ihm bis Ende 2024 Vorschläge zum weiteren Vorgehen zu unterbreiten.

Zum einen will der Bundesrat überprüfen, ob es sinnvoll ist, für die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung (insbesondere für die höheren Kaderfunktionen) bei Beendigung ihrer Anstellung beim Bund besondere Massnahmen zur Einhaltung der Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht zu ergreifen. Dies könnten beispielsweise Schulungen und Merkblätter sein, mit welchen die Mitarbeitenden auf die Ablage von geschäftsrelevanten Informationen sensibilisiert werden. Des Weiteren soll geprüft werden, ob die Aufbewahrungsfrist für elektronische Daten von ausscheidenden Mitarbeitenden verlängert werden soll - dies unter Berücksichtigung des Daten- und Persönlichkeitsschutzes der betroffenen Personen.

Zum anderen will der Bundesrat prüfen lassen, ob und in welchem Umfang Dokumente, die sowohl einen Bezug zur amtlichen Tätigkeit als auch zum Privatleben des Verwaltungsmitarbeitenden haben, der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden müssen. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, ob der Situation von Magistratspersonen speziell Rechnung getragen werden soll.

Gegenstand der Prüfung soll ausserdem das Einsichtsrecht des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) in die Dokumente der Bundesverwaltung sein. Der Bundesrat will allfällige Interventionsmöglichkeiten des EDÖB prüfen lassen, wenn dessen Einsichtsrecht nicht gewahrt wird. Die Empfehlung der GPK-S, ein Recht des EDÖB auf den Erlass einer Verfügung zu prüfen, lehnt der Bundesrat hingegen ab. Der EDÖB nimmt im Bereich des Öffentlichkeitsrechts keine Aufsichts-, sondern eine Schlichtungsfunktion wahr. Nach Ansicht des Bundesrats würde die Einführung einer Verfügungskompetenz dem Charakter des informellen Schlichtungsverfahrens zwischen der Bundesverwaltung und der Öffentlichkeit deshalb widersprechen.