Vom «Ich» zum «Wir»

Autoren: Pascal Sieber und Nicole Scheidegger arbeiten bei Dr. Pascal Sieber & Partners in Bern.

Viele Teams bestehen heute aus Personen mehrer Fachgebiete, meist mehrerer Unternehmen und Standorte. Dies macht die Nachverfolgung von delegierten Aufgaben schwieriger. Die Durchlaufzeiten für die Entscheidungsfindung nehmen zu. Viele Teamleiter klagen, es sei schwierig Termine für gemeinsame Team-Meetings zu finden, und durch die Anreise zu Meetings gehe wertvolle Arbeitszeit verloren. E-Collaboration überwindet Distanzen und ermöglicht asynchrones Arbeiten (jeder arbeitet, wann er/sie Zeit hat). Diese neuen Freiheitsgrade ermöglichen die effiziente Zusammenarbeit zwischen Menschen, die gleichzeitig in mehreren Projekten beschäftigt sind und an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Die Informationen und das Wissen werden transparent gemacht und sind von jedem Teammitglied jederzeit einsehbar, so dass alle Team-Mitglieder stets auf demselben Informations-Stand sind. Erfolgreiche Teams in der E-Collaboration wie in der realen Zusammenarbeit zeichnet aber noch eine ganz andere «Kompetenz» aus. Es ist dieses gemeinsame Verständnis, die Einsatzbereitschaft und das gegenseitige Vertrauen. Diesen «Mannschaftsgeist» kann keine Technologie ersetzen, die Technologie kann aber sehr viele Dinge ermöglichen und beschleunigen, wenn man sie richtig einsetzt und die Prozesse, vor allem aber den Verhaltens-Kodex des Teams entsprechend entwickeln. Unternehmen, die es schaffen, die Prozesse, Technologien und Verhaltens-Muster der Organisation zu «trimmen» und aufeinander abzustimmen, werden effiziente und effektive Teams und Projekte haben. Diese Organisationen zeichnet eine Business-Agilität aus, welche sich am Markt positiv auswirken kann.

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen auf dem Markt, die Teams in ihrer Zusammenarbeit unterstützen: Asynchrone Instrumente wie Online-Dokumentenablagen oder E-Mail werden ergänzt durch synchrone Kommunikationsinstrumente wie Online-Telefonkonferenzen, Instant Messaging und sogar Online-Präsentationen mit Video-Übertragung und gegenseitigem Zugriff auf Anwendungen und Dokumente. Trotz einer Vielzahl von verfügbaren Anwendungen bleibt es eine Herausforderung, diese technischen Hilfsmittel für jeden Einzelnen in einer anwendbaren und in seinen Tagesablauf passenden Form anzubieten. Scheitern Unternehmen daran, fallen sie in die ineffiziente Nutzung der E-Mail und dem Telefon als alleinige Koordinations- und Kommunikationsmittel für die Projektarbeit zurück.

Damit ein Team produktiv arbeiten kann, sollten die E-Collaboration-Anwendungen deshalb die Arbeitsstile verschiedenster Teammitglieder unterstützen. Mobile Teammitglieder haben andere Bedürfnisse als stationäre. Die Projektleiter stehen vor der Herausforderung, es allen recht machen zu können. Sie müssen sich deshalb auch darauf verlassen können, dass die Teammitglieder ihre unterschiedlichen Arbeitsstile gegenseitig kennen, Rücksicht nehmen und gemeinsame Kommunikations-Spielregeln definieren.

Im Zeitalter der «Information-Worker» hängt der Projekt- und Teamerfolg mehr und mehr vom effizienten und effektiven Wissens-Management ab. Unabhängig von Zeit und Ort soll an einem gemeinsamen Ziel gearbeitet werden können. E-Collaboration-Tools können zu unverzichtbaren, fleissigen Helfern werden, wenn man diese «smart» einsetzt. Damit die Information-Worker-Produktivitätspotenziale besser erschlossen werden können, braucht es neben den fachlichen Kenntnissen, auch Informationen über die Organisations-Strukturen, Prozesse, Kommunikations-Kultur, Verhaltens-Codex und eingesetzten Technologien. Damit kann man alle Bestandteile so zusammenführen, dass echte Spitzenleistungen entstehen können - unabhängig von Zeit und Ort. Dass Collaboration eine Frage des «Kultur-Modells» ist, zeigen auch die Anwender-Statistiken. In den USA existiert nicht nur eine ganz andere Projekt-Kultur, sondern E-Collaboration-Tools haben bereits eine grosse Akzeptanz gefunden. In Europa zeichnet sich mit den E-Collaboration-Systemen eine ähnliche Dynamik ab, wie dies mit der E-Mail vor ungefähr sieben Jahren der Fall war: Damals nutzten weniger als 10 Prozent der Schweizer Unternehmen die elektronische Post.

E-Collaboration: Die Studie zeigt den Nutzen von E-Collaboration aus der Sicht von Schweizer Team-Managers. Sie ist ab Ende März erhältlich und kann per sofort bestellt werden bei Nicole Scheidegger, ns@pascal-sieber.ch.

X-Days 2006: Computerworld ist Medienpartner der X.Days 2006, wo unter dem Motto «Create Impact!» die IKT-Produktivität im Fokus steht. Die X.Days finden vom 20. bis 22. März 2006 in Interlaken statt. www.xdays.ch