Vorsprung durch einheitliche Lösungen sichern

Mobiles Arbeiten, Collaboration-Tools, flexible Arbeitszeiten, diverse Teams, effektive Kommunikation und flache Hierarchien sind in der Pandemie immer wichtiger geworden. Da inzwischen klar ist, dass es keinen Weg mehr zurück gibt, müssen sich Unternehmen 2022 mit neuen, nachhaltigen Lösungen und
Ansätzen für New Work beschäftigen. Für eine umfassende Strategie sollten Unternehmen dabei den Dreiklang aus Mensch, Raum und Technologie berücksichtigen – und das nicht nur für Wissensarbeiterinnen und -arbeiter im Büro, sondern für alle Fachbereiche.

Bei der Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes ist modernste Technologie die entscheidende Grundlage. Denn im Alltag zeigt sich, dass herkömmliche Lösungen die Anforderungen in Sachen flexible und ortsunabhängige Arbeitsweisen nicht mehr erfüllen können. Vor allem in drei Bereichen zeigt sich ein dringender Änderungs­bedarf: in der Einbindung der Frontline Worker, im Endpoint Management und in der Telefonie.

Gleichberechtigte Teilhabe erfordert einen integrierten Ansatz, der die gesamte Belegschaft umfasst. Doch viele Unternehmen denken nur an Information Worker, die hauptsächlich im Büro arbeiten. So hatte laut Deutscher Social Collaboration Studie 2020 jeder sechste Frontline Worker – diese arbeiten im direkten Kundenkontakt oder in der Produktion – keinerlei Zugriff auf Tools zur Zusammenarbeit. Die unterschiedliche Ausstattung führt zu Silos in der internen Kommunikation sowie zu Brüchen in der Zusammenarbeit und in Prozessen. Dies bremst die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens.

Im Jahr 2022 benötigen alle Angestellten eine gemeinsame Plattform für den digitalen Arbeitsplatz, die sich flexibel an die individuellen Rollen und Bedürfnisse anpassen lässt. Erst dann kann ein Unternehmen seine Belegschaft gesamtheitlich ansprechen und schneller informieren. Zudem werden der interne Austausch und die Arbeitsprozesse effizienter. Mit der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes sind Mitarbeitende nicht nur produktiver, es erhöht sich auch ihre Bindung an das Unternehmen.

Das häufigste Ziel bei der Ausstattung von Frontline Workern mit digitalen Tools und Endgeräten ist die schnellere Vermittlung von Informationen (54 %, Mehrfachnennungen möglich). Das zeigt eine Umfrage, die im Dezember 2021 im Auftrag von Campana & Schott von Techconsult unter 300 Führungskräften in der Schweiz, Deutschland und Frankreich durchgeführt wurde.

Auf Platz zwei der Zielsetzungen liegt die verbesserte Produktivität (48 %). Dazu gehört die Ablösung manueller und papierbasierter Abläufe durch digitalisierte Prozesse. Ein digitaler Arbeitsplatz für alle trägt dazu bei, mehr Nachhaltigkeit und Resilienz zu erreichen, zum Beispiel durch den verantwortungsbewussten Umgang mit der Belegschaft. So ist das drittwichtigste Ziel eine höhere Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit (45 %). Zudem tragen die Reduzierung von Papierverbrauch sowie we­niger Reiseaufwand durch mehr hybride und virtuelle Meetings zu mehr Nachhaltigkeit bei – und das zahlt wiederum auf das Ziel ein, Kosten einzusparen (40 %).

Der digitale Arbeitsplatz muss auf die jeweilige Situation der Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Insbesondere bei Frontline Workern sind viele verschiedene Gerätetypen im Einsatz: von PCs über Laptops, Tablets und Handys bis zu Handgeräten. Eine einheitliche Verwaltung ermöglicht das Unified Endpoint Management. Dieses bietet die Administration und die IT-seitige Absicherung sämtlicher Endgeräte über eine zentrale Applikation für alle gängigen Geräte – unabhängig davon, ob sie dem Unternehmen oder den Angestellten gehören.

Beispielsweise hat das internationale Dentalunter­nehmen Kulzer gemeinsam mit Campana & Schott den Roll­out von Endgeräten aus der Ferne über die Cloud auf sichere Weise umgesetzt. Die automatisierte Erst­installation für einen Laptop erfolgt ortsunabhängig direkt beim Nutzer und dauert nur noch rund 45 Minuten. Seitdem profitiert Kulzer von einem vollautomatischen, ortsunabhängigen Software-Deployment.

Diese Lösung funktioniert auch für laufende Aktuali­sierungen, etwa um automatisch wichtige Sicherheits-Updates zu erhalten. Die Mitarbeitenden haben permanent Zugriff auf das Cloud-basierte IT-Backend, um Updates zu erhalten. Darüber hinaus kann bei Problemen das Notebook vollständig zurückgesetzt und neu installiert werden, ohne dass an den festen Arbeitsplatz zurückgekehrt werden muss. Auch die Sicherheit wurde optimiert, da die Plattform Daten mit anderen Systemen wie E-Mail oder Identity Management austauscht, um Risiken aufzudecken.

Bei der Integration der Endgeräte in den digitalen Arbeitsplatz wird der absolute Klassiker meist unterschätzt: das Telefon. Viele TK-Anlagen stammen aus der Zeit, in der alle Mitarbeitenden ihren festen Arbeitsplatz hatten. Im Zuge von Hybrid Work sind herkömmliche Bürotelefone mit mobilen Unternehmenslösungen zu ergänzen oder zu ersetzen, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter ihrer Büronummer ortsunabhängig erreichbar sind und Enterprise-Funktionen nutzen können, vom internen Anruf bis hin zu Sammelrufnummern.

Flexible Cloud-Dienste und Managed Services reduzieren hier die Komplexität deutlich. Das ermöglicht effizientere Operations-Ansätze, eine signifikante Kosten­senkung sowie die Verschiebung von Kapitalkosten in Richtung Betriebskosten.

Idealerweise integrieren Unternehmen die Telefonie in bereits etablierte Cloud-Lösungen wie Microsoft 365. Dies erhöht nochmals den ROI durch zusätzliche Synergie­effekte in den Bereichen Support, Betrieb und Lizenzen.

Unternehmen sind gut beraten, auch ihre Frontline Worker in das digitale Arbeitsumfeld einzubinden. Das gelingt am besten, indem eine gemeinsame Plattform für den digitalen Arbeitsplatz für alle geschaffen wird. Klassische Infrastrukturen funktionieren nicht mit Hybrid Work oder digitalisierten Prozessen, die auch für Frontline Worker essenziell sind. Inzwischen gibt es bewährte und effi­ziente Lösungen, die sich mit der richtigen Planung schnell und mit hohem Mehrwert einführen lassen. Unternehmen sollten einen erfahrenen Berater und Lösungspartner einbinden, um rasch und ohne Umwege zum Ziel zu kommen. Denn der digitale Arbeitsplatz bringt nur dann Vorteile, wenn er für alle Mitarbeitenden passend eingeführt und effizient genutzt wird.