«Digitalisierung sollte ganz klar Chefsache sein»

Mit der Pandemie mussten Unternehmen von heute auf morgen auf Heim- und Fernarbeit umsatteln. Einen Vorteil hatte da, wer die digitale Transformation im eigenen Betrieb zuvor bereits vorangetrieben hatte. Nicht überall ist man diesbezüglich gleich weit, erklärt Nadja Mauchle von Canon im Interview. Den Nachzüglern empfiehlt sie, die Digitalisierung zur Chefsache zu machen.

Nadja Mauchle: Wir stellen fest, dass Schweizer Unternehmen in Sachen digitaler Transformation auf unterschiedlichen Entwicklungsstufen stehen. Im Gegensatz zu internationalen grossen Unternehmen fehlt kleineren und mittelständischen Unternehmen oftmals eine klare Strategie. Viele stehen erst am Anfang, hegen zwar Interesse, scheuen aber den Aufwand und die Kosten.

Mauchle: Unternehmen haben mit verschiedenen Herausforderungen zu kämpfen. Plötzlich hat der digitale Wandel, den Sie eigentlich Step by Step angehen wollten, grösste Notwendigkeit. Und für viele ist eine veraltete Infrastruktur das Haupthindernis bei diesem Wandel.

Zudem ist die Definition des digitalen Reifegrades des Unternehmens essenziell. Dieser muss firmenübergreifend untersucht werden, um besser zu verstehen, wo mit der digitalen Transformation angefangen und welche Prioritäten gesetzt werden müssen.

Mauchle: Elektronische Archivierungslösungen bieten enorm viele Vorteile. Wichtige Dokumente und Informa­tionen in Zeiten hybriden Arbeitens direkt greifbar zu haben, das steigert die Produktivität der Mitarbeitenden
ungemein. Gescannte Dokumente lassen sich einfach kategorisieren, indexieren sowie zuordnen und vereinfachen das Wiederauffinden. Jedoch ist es schwer, die Vorteile zu erkennen und zu nutzen, wenn die eigenen Informations­management-Prozesse chaotisch sind. Hier braucht es klare Strukturen, die automatische Erteilung von Zugriffsrechten und eine klare Digitalisierungsstrategie. Zusätzlich unterliegen Schweizer Unternehmen unterschied­lichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Hierin sehe ich eine zusätzliche Hürde.

Mauchle: Digitalisierung sollte erstens ganz klar Chefsache sein, denn sie betrifft alle Bereiche des Unternehmens – die Finanzabteilung, das HR, die IT und das Marketing. Die Transformation ist zweitens ein schrittweiser Prozess und Unternehmen müssen peu à peu intelligentere Geschäftsprozesse mittels einer langfristigen Strategie definieren und sich dabei realistische Ziele setzen. Und drittens sollten bei der digitalen Transformation im strategischen Sinn auch vergangene Projekte sowie Arbeitsweisen berücksichtigt und analysiert werden. So sind Dokumente und Informa­tionen aus vergangener Zeit ebenfalls digital auffindbar.

Mauchle: Die Verschlagwortung mit Meta-Tagging funk­tioniert heute sehr gut. Wenn es richtig umgesetzt wird, können Unternehmen ohne Probleme die Verschlag­wortung nutzen. KI ist das eine, Integration in Umsysteme und Applikationen das andere. Hier gibt es jedoch noch riesiges Potenzial in der Automatisierung.

Mauchle: Hybrid- und Remote-Arbeiten haben die Cybersicherheit deutlich komplexer gemacht. Es ist wichtig, dass Unternehmen in einem ersten Schritt eine Sicherheits­bewertung ihrer internen und externen IT-Infrastruktur durchführen, um festzustellen, welche Infrastrukturparameter sie tatsächlich haben. So lassen sich Sicherheits­lücken identifizieren und Verbesserungen für den Schutz des Netzwerks vornehmen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Die Aufklärung und Schulung der Belegschaft zum Thema Cybersecurity und der richtige Umgang mit sensiblen Daten ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Sicherheitsstrategie.