An Social Collaboration führt kein Weg vorbei

Das Home Office ist für viele Beschäftigte in Zeiten von Covid-19 von der Ausnahme zum New Normal geworden: Mit virtueller Zusammenarbeit gelang es vielen Unternehmen kurzfristig, ihre reguläre Geschäftstätigkeit trotz zeitweiliger Kontakteinschränkungen weitgehend aufrechtzuerhalten. Dabei waren solche Firmen klar im Vorteil, bei denen digital vernetzte Kooperation schon vor der Pandemie zum Alltag gehörte.

Doch obwohl es bereits in den letzten vier Jahren in der Schweiz deutliche Fortschritte bei der Einführung und Nutzung von Social Collaboration gab, ist das Agilitätspotenzial bei Weitem noch nicht ausgeschöpft. Dies zeigt erneut die Schweizer Social Collaboration Studie 2020, die seit 2016 von der Technischen Universität Darmstadt gemeinsam mit der Technologie- und Managementberatung Campana & Schott durchgeführt wird. Demnach hatten mehr als die Hälfte der befragten Firmen (53 Prozent) bereits vor der Pandemie entsprechende Projekte auf den Weg gebracht.

Sie konnten daher agiler auf die Herausforderungen der Corona-Krise reagieren und den Arbeitsalltag ihrer Angestellten reibungsloser umstellen. Insgesamt weist die Studie einen Reifegrad von 4,07 für hiesige Unternehmen aus. Das ist zwar geringfügig über dem Wert von 2019 (0,02 Prozentpunkte), aber eben nur etwas mehr als die halbe Strecke zum Ziel auf der zugrunde liegenden Skala von 1 bis 7.

Gerade zu Beginn der Krise gerieten viele Unternehmen in die Situation, von heute auf morgen diverse Collaboration-Tools für die Remote-Arbeit ihrer Belegschaft notdürftig auszuwählen und im Schnellverfahren einzuführen. Den bevorstehenden Lockdown vor Augen blieb für die Bedürfnisse der Angestellten ebenso wenig Zeit wie zum Beispiel für Compliance-Vorgaben. Oft kam die Initiative zur Nutzung eines bestimmten Tools aus einer Fachabteilung, was die Gefahr einer Schatten-IT mit einer Vielzahl unkoordinierter Applikationen in sich birgt. Oder aber das IT-Team musste sehr schnell Lösungen für das gesamte Unternehmen finden – und konnte sich daher kaum um spezifische Anforderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen kümmern. In diesem Fall droht die Anwendung am tatsächlichen Bedarf vorbeizugehen, was in der Praxis nicht selten zu Akzeptanzproblemen führt. Hinzu kommt, dass vielerorts die historisch gewachsene IT-Infrastruktur nicht geeignet ist für die nahtlose Integration einer zeitgemäs­sen Collaboration-Plattform. In dieser Situation bietet eine methodisch fundierte Einführung digitaler Arbeitsplatz­lösungen auch eine Chance zur Konsolidierung. Erfahrungsgemäss sinkt damit die Anzahl verschiedener Tools um die Hälfte, was entsprechend hohe Lizenz- und Wartungskosten einspart.

Generell sollte ein solches Projekt nicht mit einer vor­gefassten Entscheidung für eine bestimmte Technologie angegangen werden, sondern stets mit einem klaren Fokus auf die Menschen, die diese Technik künftig anwenden sollen. Wer hat welchen besonderen Kommunikationsbedarf im Unternehmen? Ist es sinnvoll, einen Grossteil der Arbeit dauerhaft ins Home Office zu verlagern? Oder führt der Weg nach dem Abklingen der Pandemie direkt zurück an den Schreibtisch im Büro?

In den meisten Fällen lautet die Antwort: Weder noch, die richtige Mischung machts. In der Mehrzahl aller Unter­nehmen wird die Zukunft der Arbeit hybrid sein. Worauf es dabei in der Praxis ankommt, sind möglichst vielfältige Alternativen für unterschiedliche Arbeitsformen. Denn dies steigert die Produktivität und flexibilisiert die Arbeits­organisation. Überdies profitieren Angestellte von der Möglichkeit, ihr Berufs- und Privatleben besser in Einklang zu bringen. Und eine ausgeglichene Work-Life-Balance kommt wiederum dem Arbeitgeber durch höhere Arbeitszufriedenheit und eine engere Bindung von Beschäftigten an das Unternehmen zugute.

Überall da, wo Corona-Auflagen gelockert werden und die schrittweise Öffnung von Grossraumbüros auf der Agenda steht, sollte über smarte Lösungen zur Einhaltung der weiterhin notwendigen Infektionsschutzmassnahmen nachgedacht werden. So lässt sich zum Beispiel eine unkontrollierte Überbelegung von Arbeitsplätzen in Grossraumbüros durch intelligente Buchungs-Tools wie CS Smart Workspace von vorn­herein verhindern: Die Reservierung von Meeting-Räumen erfolgt beispielsweise per Bot-Konversation, wobei das System automatisch ermittelt, ob und wo freie Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.

Zur Anwendung gehört zudem ein KI-basiertes Assistenzsystem, das per High-End-Sensorik in Räumen und Gebäuden hilft, die Einhaltung von Abstandsregeln sicherzustellen. Gesperrte Arbeitsplätze werden per Grundrissgrafik wahlweise auf einem Handy-Display, in einer Teams-Applikation oder auf einem Grossbildschirm im Eingangsbereich dargestellt. Dabei registriert die Lösung anonym alle genutzten Plätze und hält den Belegungsstatus bis zur nächsten Reinigung und Desinfektion fest.

Die smarte Raumnutzungslösung erfordert dank einer nahtlosen Integration in Microsoft Office 356 im bestehenden Digital Workplace keinerlei zusätzliche Werk­zeuge, um beispielsweise für ein geplantes Face-to-Face-Meeting einen freien Konferenzraum vom Home Office aus zu buchen.

Gleichwohl stösst auch die beste Lösung nur dann auf Akzeptanz, wenn alle davon Betroffenen rechtzeitig ins Boot geholt wurden. Diesen wichtigen Erfolgsfaktor missachten allerdings viele Unternehmen leider auch heute noch: Laut der Social-Collaboration-Studie haben fast zwei Drittel der befragten Unternehmen bis dato noch keinerlei akzeptanzfördernde Massnahmen ergriffen. Und da, wo es überhaupt Ansätze für ein Change Management gibt, zielt es meist lediglich auf die Führungsetage ab. Kein Wunder also, dass der Studie zufolge lediglich ein Viertel der Beschäftigten mit der Einführung neuer Collaboration-Lösungen zufrieden ist und gern damit arbeitet.

Aus Sicht der Angestellten kommt es bei digitalen Collaboration-Tools in erster Line auf eine möglichst einfache und intuitive Handhabung an. Egal, ob Websession mit Chats und Dokumenten-Sharing oder eine Multi-User-Videokonferenz: All das muss an jedem Ort zu jeder Zeit auf gleiche Weise mit unterschiedlichen Endgeräten reibungslos funktionieren. Unter dieser Prämisse erweist sich vernetzte Zusammenarbeit als Treiber für einen kulturellen Wandel im Unternehmen, der alte Silostrukturen aufbricht und ein neues agiles Miteinander fördert: Collaboration bringt Menschen digital zusammen, die bisher selten oder gar nicht physisch in Kontakt kamen.

Begleitet von einem stringenten Change Management, wirken passgenau ausgewählte Collaboration-Lösungen wie ein Katalysator auf den kulturellen Wandel in Richtung einer agilen Organisation: Agile Unternehmen sind nicht nur krisenresistenter, sondern insbesondere auch innovativer. Und sie heben sich im Wettbewerb nicht zuletzt durch ihre ausgeprägte Kundenorientierung ab.