2011 hat das Migrationsamt des Kantons St. Gallen seinen Online-Schalter mit Unterstützung der Abraxas Informatik AG erneuert. Seither verfügt das Amt über eine medienbruchfreie Lösung, die dank modularem Aufbau schnell an neue Rahmenbedingungen angepasst werden kann.
Die kantonalen Migrationsämter erteilen Einreise-, Aufenthalts- und Grenzgängerbewilligungen. Zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehören beispielsweise auch Aufenthaltsverlängerungen und der Vollzug des Ausländerrechts. Dabei kommt es zum einen zu zahlreichen Interaktionen mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Zum anderen bedarf es einer engen Zusammenarbeit mit den Gemeinden und ihren Einwohnerämtern. Um es in Zahlen auszudrücken: Das Migrationsamt des Kantons St. Gallen bearbeitet rund 175 000 Posteingänge pro Jahr, wobei im Quartal etwa 85 000 Dokumente anfallen. «Damit Bürgerinnen und Bürger ein E-Government-Angebot nutzen, muss es ihnen einen erkennbaren Mehrwert bieten», ist Marc Fahrni, Leiter Zentrale Dienste beim Migrationsamt St. Gallen überzeugt. «Immerhin übernehmen sie einen Teil unserer Arbeit, beispielsweise indem sie Dokumente scannen und elektronisch einreichen.» Tatsächlich erreichen das Migrationsamt heute rund 30 000 der 85 000 Dokumente pro Quartal über den Online-Schalter.
Beschleunigung als wichtiges Verkaufsargument
Ein gewichtiges Argument liegt laut Marc Fahrni in der Beschleunigung der Prozesse. Damit ein elektronischer Schalter diesbezüglich einen Mehrwert bringt, sei es wichtig, die internen Prozesse zu analysieren und entsprechend zu optimieren. «Wenn man die Arbeitsprozesse im Griff hat, dauert es mit dem Online-Schalter etwa drei Minuten, bis die erfassten Daten beim zuständigen Sachbearbeiter im Migrationsamt ankommen», sagt er. Auf dem Postweg und inklusive Scanning dauert dasselbe Prozedere heute rund zwei bis vier Tage.
Dass der Online-Schalter die Arbeit des St. Galler Migrationsamtes deutlich beschleunigt hat, bestätigt auch Werner Berchtold, Leiter des Einwohneramts von Rapperswil-Jona: «Das gut organisierte Migrationsamt behandelt die eingereichten Fälle in der Regel in einem bis drei Tage. Ich glaube kaum, dass dies in irgendeinem anderen Kanton so schnell geht!»
Berchtold sieht auch noch weitere Vorteile: So werden beispielsweise Mutationen im Einwohnerprogramm direkt nach der Erfassung im Onlineschalter angezeigt und die Gesuchsunterlagen können direkt im PDF-Format hochgeladen werden. «Klar verursacht das Scannen der Dokumente einen Mehraufwand für die Gemeinde selbst», räumt Werner Berchtold ein. «Der Vorteil für uns besteht aber darin, dass die Originale im Besitz der Gemeinde bleiben und wir – im Gegensatz zur Einreichung auf dem Postweg – jederzeit prüfen können, welche Dokumente wir eingereicht haben. Zusätzlich sehen wir, ob ein bestimmter Fall bereits bearbeitet wird. Kurz: Ich kann den Online-Schalter jeder Gemeinde und jedem Kanton empfehlen.»
Web-Anwendung für Privatpersonen, kleine Gemeinden und Firmen
Die Tiefe der Integration des Online-Schalters in die Lösung der jeweiligen Einwohnerämter variiert natürlich je nach Grösse der Gemeinde. Die Anwenderinnen und Anwender des Online-Schalters – das können neben Gemeinden auch ausländische Personen, Arbeitgeber, Anwälte oder Mitarbeitende anderer Migrationsämter sein – benötigen darum neben dem Login lediglich einen Browser und Internetzugang, um das Angebot zu nutzen.
Beim Online-Schalter handelt es sich um eine Web-Anwendung, die es dem Amt ermöglicht, den Bürger direkt in seine fachlichen Prozesse einzubinden. Die von den Bürgerinnen und Bürgern am Online-Schalter eingereichten Daten liegen dem Amt als PDF-Dokument vor und werden als strukturierte Information in den Prozess eingespeist. «Dadurch reduziert sich nicht nur der Aufwand – etwa im Posteingangs-Scanning – sondern auch die Zahl der Fehlerquellen. Der durch den Online-Schalter gesteuerte Prozess stellt beispielsweise sicher, dass alle notwendigen Angaben tatsächlich erfasst werden», sagt Marc Fahrni. Zudem lassen sich auch im Bereich der Datenaufbewahrung Kosten sparen.
Last but not least verbessert der Online-Schalter auch die Akteneinsicht beispielsweise für Rechtanwältinnen und Rechtsanwälte: Während früher teils ordnerweise Dokumente aufwändig und kostenintensiv gedruckt und verschickt werden mussten, genügt heute nach der positiven Überprüfung eines Gesuchs bereits ein Mausklick, um die Dokumente online zugänglich zu machen – wohlverstanden: Sicher vor unbefugtem Zugriff, konsistent und verschlüsselt.
«Heute stammen rund 25 Prozent der Dokumente in den elektronischen Dossiers aus dem Onlineschalter», so Marc Fahrni. «Rund 45 Prozent treffen klassisch auf dem Postweg ein und der Rest der rund 500 000 neuen Dokumente in den elektronischen Dossiers pro Jahr werden im Migrationsamt selber erstellt. Die zunehmende Nutzung des Online-Schalters führt dazu, dass die Menge an Papier, die bei uns eintrifft, trotz wachsender Ausländerzahl laufend abnimmt.» Im PDF erfahren Sie mehr über den Baukasten für Onlineschalter
