Sechs Cloud-Plattformen für Teams und Projekte

Collaboration – Zusammenarbeit, das ist im Grunde das zentrale Anliegen jedes Betriebs, seit der Mensch die Arbeitsteilung erfunden hat. Seither ist es jedoch nicht ein­facher geworden, dieses Ziel zu erreichen. Grössere Unternehmen, verteilte Standorte, neue Arbeitsformen und der zunehmende Trend zur Einbindung von externen Mitarbeitern und Partnern legen dem Einzelnen immer mehr Steine in den Weg, wenn es darum geht, über Abläufe und Entwicklungen, Events und Kollegen informiert zu bleiben.

Doch das digitale Zeitalter hält für solche Herausforderungen eine Lösung in Form von cloudbasierten Collaboration-Plattformen bereit. Sie stellen eine besondere Business-Software-Kategorie dar, die den Arbeitsprozess um breit gefächerte Social-Networking-Funktionen erweitert. Ziel ist es dabei nicht nur, die Kommunikation zu fördern, sondern auch Wissensmanagement in Business-Prozesse einzubinden, damit Mitarbeiter ihre Informationen teilen, sodass Probleme effizienter gelöst oder ganz umgangen werden können.

Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Manche Anbieter erweitern ihre etablierten Geschäftsprogramme einfach um eine „soziale Ebene“, während andere auf der Grundlage von Collaboration-Tools ganz neue Produkte entwickeln. Alle erfolgreichen Enterprise-Collaboration-Plattformen zielen aber auf bestimmte Eigenschaften ab. Sie müssen leicht zugänglich und einfach zu nutzen sein, Integrationen einfach machen, und sie brauchen leistungsfähige Funktionen zur Unterstützung von Team-Zusammenarbeit, Mitarbeiter-Support und Kommunikation. Etliche Plattformen sind nach dem Muster von Facebook oder ähnlichen Diensten entworfen, mit denen die meisten Mitarbeiter in ihrem privaten Bereich bereits vertraut sind.

Wesentliches Ziel einer Collaboration-Lösung sollte es sein, dafür zu sorgen, dass alle Projektbeteiligten stets den gleichen Informationsstand haben. Das kann durch Foren, Aktivitäts-Feeds oder persistente Chats erreicht werden. Im Gegensatz zur Kommunikation etwa per Instant Messenger sind die Inhalte nicht flüchtig, sondern werden permanent protokolliert und können so auch später noch nachvollzogen werden.

Messaging-Filter oder eine Unterteilung in verschiedene Teamräume ermöglichen es, abteilungsweise oder projektbezogen jeweils die passende Teilnehmergruppe zusammenzubringen. Die Integration einer Dateiablage stellt sicher, dass Teilergebnisse, Formulare, Dokumente und Firmen-Informationen für alle bereitstehen. Idealerweise sollten Dateien kommentierbar und stetigen Änderungen unterworfene Dokumente über eine Aufgabenverwaltung bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen sein.

Eine Suchfunktion erleichtert das Herausfiltern der für den eigenen Arbeitsablauf relevanten Informationen auch nach längerer Abwesenheit und ausgedehnten Diskussionen. Ausserdem ist eine Aktivitätsliste nützlich, um nachzuvollziehen, welche Arbeitsschritte abgeschlossen sind und wer was bereits erledigt hat. Termin- und Kontaktverwaltung gewährleisten, dass Deadlines allen bekannt sind und jeder für jeden erreichbar ist. Administratoren legen fest, wer Zugang zu welchen Inhalten hat. Der Zugriff erfolgt per Webbrowser, auf Speicher-bereiche möglichst auch per WebDAV, zusätzlich sollten mobile Apps verfügbar sein.

Allerdings stellt sich selbst bei idealen Voraussetzungen in der Praxis immer wieder heraus, dass man niemanden zwingen kann, über seinen Tellerrand zu schauen. Wenn eine Anwendung vom Mitarbeiterstab nicht angenommen wird, etwa weil sie zu kompliziert, zu unübersichtlich, zu langsam oder zu aufwendig ist, laufen auch die leistungsstärksten Kommunikations- und Collaboration-Werkzeuge ins Leere. Daher muss neben der Funktionalität Mitarbeiter-verträglichkeit und Nutzerakzeptanz als oberstes Gebot gelten. Von einer Einführung ohne einen umfassenden Testlauf kann man nur abraten.

Im Folgenden stellt Computerworld sechs Produkte vor, auf die sich ein Blick lohnt. Alma Suite, Bitrix24 und Noodle richten sich an Unternehmen jeder Grösse und bieten sehr breit gefächerte Funktionen, Dapulse, Samepage und Zoho Connect eignen sich eher für kleine bis mittlere Firmen und haben jeweils einen etwas engeren Fokus. Alle lassen sich kostenlos evaluieren, wobei Alma Suite lediglich eine Demo anbietet, was einen aussagekräftigen Testlauf erschwert. Bei den anderen sorgen Trial- oder Freemium-Versionen dafür, dass jeder Interessierte ausführlich Hand anlegen kann, bevor eine Entscheidung fällt.