Physische Meetings gibt es in Zeiten der Corona-Pandemie nur noch selten. Stattdessen erleben die Anbieter von Videokonferenzen einen riesigen Zulauf. In manchen Unternehmen stellen die Verantwortlichen fest, dass virtuelle Meetings durchaus eine Alternative sind, die auch nach den Zeiten mit Mindestabstand und Maskenpflicht weiterhin praktiziert werden können. Für sowohl Meetings vor Ort als auch im virtuellen Raum gilt: Die grössten Herausforderungen sind eine mangelhafte Vorbereitung, unnötig lange Dauer und unvollständige oder gar komplett fehlende Protokolle.

Die Meetings, Projektteamsitzungen und Geschäftsleitungstreffen der Beraterfirma Progress 7 aus Mörschwil und auch einiger ihrer Kunden waren vom Gründer und CEO Daniel Popp schon auf Effizienz getrimmt. «Wie auch in anderen Unternehmen kommen unsere Prozessoptimierungen immer mehr an ihre Grenzen. Weitere Optimierungen bringen nur einen marginalen Mehrnutzen», sagt Popp. Für die Koordinierung der Meetings hatte er schon diverse Tools ausprobiert, darunter Word-Dokumente, OneNote, SharePoint oder die spezialisierte Online-Lösung Sherpany. Keines brachte den gewünschten Zusatznutzen. Das sollte sich ändern mit «Agenda4» von All Consulting aus St. Gallen. Neben der weiteren Effizienzsteigerung sollte für Kunden und Mitarbeiter die Firmenkultur sichtbar sowie zusätzliche Handlungsspielräume aufgezeigt werden. Mit Sitzungsprotokollen sollte ausserdem die Verbindlichkeit erhöht werden. «Sprich: Wir informieren, diskutieren und entscheiden ausschliesslich über die wesentlichen Punkte», so der CEO.

Der Anstoss für Agenda4 kam von Kunden der All Consulting. Das Bedürfnis nach effizienten, strukturierten und gut vorbereiteten Meetings trifft Popp bei seinen Kunden immer wieder an. Kurz vor dem Lockdown im März wurde er vom Agenda4-Entwickler All Consulting zur Präsentation eingeladen. Als es schon absehbar war, dass sich die Arbeitswelt gravierend ändern würde, traf Popp den Einführungsentscheid. Unmittelbar nach der Registrierung stand Agenda4 schon im ersten Einsatz. Der CEO ist überzeugt, dass Agenda4 ihm und seinen Kunden hilft, die Produktivität mittels professioneller Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbearbeitung zu verbessern und die Ressourcen zu optimieren.

Für Progress 7 kam die Software aus der «All Cloud» von UMB in einem Schweizer Rechenzentrum. So musste keine IT-Infrastruktur neu aufgebaut oder integriert werden. «Auch eine On-Premises-Installation wäre möglich gewesen», erklärt Roman Huber, Senior Consultant und Projektleiter seitens All Consulting. Er war im März aber dennoch vor Ort für Individualisierungen. «Offeriert war ein Tag. Aufgrund von lediglich geringen Anpassungen des Standards resultierte effektiv ein halber Tag. Der genügte, um zum Beispiel die Feedback-Fragen an die Kundenbedürfnisse anzupassen und für die Power User Schulung», sagt Huber. Anschliessend konnte schon das erste Meeting mit dem neuen Programm organisiert werden.

Der Progress-7-Chef fügte in Agenda4 eine Tagesordnung beziehungsweise Traktandenliste für die anstehende Geschäftsleitungssitzung ein. So war er in der Lage, schon vor dem Meeting die Erwartungshaltung an die Teilnehmer zu kommunizieren. Während des Treffens wurden die Punkte dann systematisch abgearbeitet und Aufgaben gezielt an die Mitarbeiter verteilt. Die integrierte Aufgabenverwaltung erlaubt es, die vereinbarten Pendenzen abzuarbeiten und den jeweiligen Status zu überwachen. Dank professioneller Dashboards ist das Abfragen von Kunden- und Mitarbeiter-Feedback jederzeit möglich. «Mit in den Meetings gesammelten Informationen sind wir in der Lage, Schwächen in unserer Organisation rasch aufzudecken und konsequent anzugehen», sagt Popp.

Der Einsatz von Agenda4 endet allerdings nicht mit dem Abschluss eines Meetings. Die Lösung erlaubt eine Mustererkennung in der Sitzungstätigkeit mit interner und externer Sicht: zum Beispiel die Anzahl der Meetings im Monatsvergleich, regelmässige Feedback-Schleifen über die Zusammenarbeit oder automatisierte Reports anhand der prozessgestützten Planung. Die strukturierten Abläufe durch automatisierten E-Mail-Versand oder Vorlagen für Traktandenlisten erlauben laut Popp eine effizientere Gestaltung der Sitzungen – und sie prägen eine neue Meeting-Kultur.

Während des Lockdowns und im Home Office konnte Progress 7 schon einige Erfahrung mit der neuen Meeting-Anwendung sammeln. «Durch die Einführung von Agenda4 haben wir an Effizienz gewonnen, haben die Sitzungszeiten deutlich reduziert und sind heute in der Lage, Feedback sowie Protokolle auf Knopfdruck abzurufen», resümiert Popp. Die Einsparung beziffert er auf circa 30 Prozent der Meeting-Zeit. Bei Abo-Kosten von rund fünf Franken pro User und Monat. Allerdings räumt er auch ein, dass bis anhin nicht alles glatt gelaufen sei. «Kurz vor dem Lockdown hätten wir mehr Zeit in die Erarbeitung von Meeting-Vorlagen und der Feedback-Fragen investieren sollen.» Beim Abstimmen der Elemente auf die Firma und die jeweiligen Teams wären so noch zusätzliche Arbeiten angefallen, gesteht er.

Dennoch will Progress 7 in Zukunft noch stärker auf Agenda4 setzen: Popp bereitet die Umsetzung der neuartigen Meeting-Spur vor, mit der Meetings oder Themen übersichtlich auf einer Zeitachse abgebildet werden können. Und auch die Entwickler von All Consulting werden zusätzliche Funktionen implementieren. Etwa soll das Aufgabenmanagement in Microsoft Office integriert werden. «Unsere Mitarbeiter können die Aufgaben dann direkt über Outlook oder Microsoft Teams verwalten», meint der CEO.