Zurück zur Normalität: Vom Homeoffice ins Büro

So gross die Umstellung in Zeiten des Corona-Lockdowns für viele Unternehmen war – so gross sind nun die Herausforderungen, einen Weg zurück zur Normalität zu finden. Zwar hat sich für viele Betriebe die Situation wieder mehr oder weniger normalisiert. Doch diktiert das Coronavirus noch immer diverse Einschränkungen, welche die Arbeitswelt beeinflussen.

Bürokapazitäten und Arbeitszeiten müssen so geplant werden können, dass nicht alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit anwesend sind, dass nicht zu viele gleichzeitig an Ein- und Ausgängen vorbeimüssen oder dass die Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplätzen genügend Abstand einhalten können. Physical Distancing zwischen Mitarbeitenden ist kaum möglich, wenn in der Firma nach dem Lockdown von einem Tag auf den anderen wieder zu früheren Arbeitssituationen und Anwesenheitsgewohnheiten übergegangen wird. Vielmehr müssen die Kapazitäten flexibel geplant und nach einem übersichtlichen Plan gestaltet werden können. Oberste Priorität haben dabei die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden.

Genau an diesem Punkt setzte SAP an. SAP-Entwickler haben nach Lösungen gesucht, wie Unternehmen ihre Niederlassungen kontrolliert wiedereröffnen und die Anwesenheit der Mitarbeitenden sicher einplanen können. In Rekordzeit wurde ein Tool entwickelt, mit dem die Rückkehr an die Arbeitsplätze geregelt werden kann. Entstanden ist die cloudbasierte Applikation Workspace Booking for SAP Cloud for Real Estate, mit der die Kapazitäten der Büroräumlichkeiten verwaltet werden können – egal, ob global an verschiedenen Standorten, im lokalen Betrieb oder bezogen auf einzelne Arbeitsplätze.

Das Tool erlaubt es den Benutzern, auf einfache Weise einen Platz im Büro zu reservieren, damit die lokalen Restriktionen jederzeit eingehalten werden. Für Facility-Verantwortliche stehen eine übersichtliche Verwaltung von Kapazitäten und anonymisierte Auslastungsanalysen zur Verfügung. Anhand von KPIs können datenbasierte Entscheidungen getroffen werden, die für die Anwesenheit der Mitarbeitenden, für Reinigungsarbeiten oder zur Raumluftkontrolle beigezogen werden können. Zudem hilft die Anwendung, unternehmenseigene oder behördliche Guidelines transparent zu vermitteln. Weiter können Verantwortliche das Buchungsverhalten von Mitarbeitenden analysieren, um so Kapazitäten und Geschäftsprozesse besser planen zu können.

SAP hat für die Wiedereröffnung seiner eigenen Standorte intensiv genutzt. Als datengetriebenes Unternehmen verwaltet SAP detaillierte Standortdaten zu allen globalen Niederlassungen, Gebäuden und Kapazitäten. Der interne Rollout – vor allem für die Länder wie Deutschland oder USA, wo SAP viele Gebäude und Mitarbeiter hat – lieferte viele wertvolle Informationen, die nun für die Kunden genutzt werden können. «Wir haben gesehen, wie schnell sich eine Lösung auf Basis der SAP Cloud Plattform entwickeln, pilotieren und dann innert weniger Tage auch global skalieren lässt», sagt Louis Anselm von SAP Schweiz, der verantwortlich ist für die laufende globale Implementierung von Workspace Booking in den SAP Market Units.

«Workspace Booking for SAP Cloud for Real Estate schafft uns die nötige Datengrundlage, um Risiken gemeinsam abschätzen und Entscheide fällen zu können», sagt Louis Anselm. Plötzlich habe man eine gute Übersicht, wie viele Kollegen an welchen Tagen in welche Bereiche des Büros wollen. «Daraus lassen sich gezielte Massnahmen ableiten und Kapazitäten anpassen, sodass die Abstandsregeln gut eingehalten werden können.» Das Tool habe sich als flexibel einsetzbar bewiesen. So sind beispielsweise Kapazitätsbeschränkungen für Stockwerke möglich, aber auch viele einzelne Kleinbüros buchbar. Entsprechend könne das Tool lokale Wünsche gut abdecken. «Dass Workspace Booking den höchstmöglichen Schutz von Personendaten bietet und out-of-the-box DSGVO-konform ist, hat die bisherigen globalen Rollouts deutlich beschleunigt, erwähnt Anselm zudem.

Workspace Booking ist global und somit auch für Schweizer Kunden verfügbar. Ausserdem wird die Lösung zurzeit stark rabattiert angeboten, um den Kunden in der aktuell schwierigen Situation bei der Wiedereröffnung ihrer Betriebe unter die Arme zu greifen. Dabei ist die Einführung dieses Tools keineswegs komplex. «Das Tool besticht vor allem durch seine Einfachheit. Workspace Booking bedarf einer minimalen Konfiguration, und durch die intuitive Nutzeroberfläche ist die Benutzung für alle Mitarbeitenden selbsterklärend», erklärt Louis Anselm. Die Lösung ist ein Software-as-a-Service-Produkt und wird direkt im Browser aufgerufen. Sie passt sich somit an alle möglichen Endgeräte an.

Eine Niederlassung mit 500 Mitarbeitern kann das Tool innerhalb weniger Stunden nach Beantragung in Betrieb nehmen. Für kleinere Standorte reicht bereits eine einzelne bezahlte User-Lizenz, um Workspace Booking für alle Mitarbeitenden und Gebäude zu ermöglichen.

Louis Anselm fasst die Neuentwicklung positiv zusammen: «Die Applikation wurde auf der SAP Cloud Plattform entwickelt und ist ein gutes Beispiel dafür, wie man durch die Plattform in kürzester Zeit Lösungen bauen und agil auf Anforderungen reagieren kann.» Workspace Booking wird zusammen mit SAP Cloud for Real Estate verwendet, der Anwendung für die optimierte Auslastung von Gebäuden und Büroräumlichkeiten. Neben dem Workspace-Booking-Tool hat SAP auch weitere Lösungen für Herausforderungen bereitgestellt, die durch die Corona-Pandemie hervorgerufen wurden. Dazu zählt etwa die Corona Warning App, die zusammen mit der Deutschen Telekom entwickelt wurde. Weiter helfen etwa das Covid-19-Monitoring beim Gesundheits- und Sicherheitsmanagement oder bei der Überwachung der Luftqualität in den Räumlichkeiten von Unternehmen.