Weniger Spesenbetrug dank KI         

Im Wirtschaftsprozess rund um den ehemaligen Raiffeisen-Chef Pierin Vincenz geht es unter anderem um Spesenbetrug. Genauer um die nicht gerechtfertigte Abrechnung von diversen privaten Ausgaben. Spesenbetrug ist keine Seltenheit: Es ist noch nicht lange her, da geriet ein Schweizer Rechtsprofessor wegen Spesenbetrug in Erklärungsnot. Auch er hatte Luxushotels und teure Restaurantbesuche fälschlicherweise seinem Arbeitgeber in Rechnung gestellt. Was bleibt, ist die Frage: Wie können solche Fälle in Zukunft früher aufgedeckt werden? Digitale, KI-basierte Abrechnungsprozesse können Spesenbetrug minimieren, Schummler schneller überführen, aber auch versehentliche Fehler schneller aufdecken. Die Automatisierung im Ausgabenmanagement ist ein essenzieller Schritt, um zukünftigem Spesenbetrug vorzubeugen.

Aufgerundete Kilometerabrechnungen, private Taxifahrten oder Hotelübernachtungen: Ob im grossen oder kleinen Stil, Ungereimtheiten in der Spesenabrechnung sind kein Kavaliersdelikt und können im Ernstfall sogar zur fristlosen Kündigung führen. Dennoch zeigen aktuelle Zahlen einer SAP-Concur-Studie, dass kleine Schummeleien von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals auf die leichte Schulter genommen werden. Vor allem in der Schweiz. Über die Hälfte (54 %) der Schweizer Befragten geben an, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung vertretbar ist – für 12 % sogar in einer Höhe von bis zu 100 CHF. Auch im Nachbarland Deutschland hat über die Hälfte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (53 %) nichts gegen Spesenbetrug einzuwenden. Damit liegen beide Länder über dem europäischen Durchschnitt von 48 %.

Hier sollten Unternehmen genauer hinsehen, denn auch durch Spesenbetrug im Kleinen können Schweizer Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund 14.162 CHF verlieren. Kein Unternehmen kann es sich längerfristig leisten, ineffizient zu haushalten oder verschwenderisch zu sein – erst recht nicht in einem angespannten und volatilen Wirtschaftsumfeld. Hinzu kommt der anhaltende Druck von Regulierungsbehörden und Investoren, die präventive Schutzmassnahmen zunehmend erwarten.

Wie der aktuelle Fall zeigt, bleibt Spesenbetrug oft über Jahre hinweg unentdeckt. Kein Wunder, denn eine ausgiebige Prüfung aller Spesenabrechnungen und ein Abgleich mit dem eigenen Spesenreglement ist von Menschenhand kaum leistbar. Die grosse Bandbreite betrügerischen Verhaltens macht es zudem besonders aufwendig, falsche Spesenabrechnungen zu identifizieren. Vor allem, wenn Unternehmen bei der Bearbeitung nach wie vor auf Stift und Papier setzen. Kein Einzelfall bei Schweizer Unternehmen: 31 % sagen, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und 25 % geben ab, dass ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken. Durch die fehlende Digitalisierung fällt zusätzlich ein hoher personeller Aufwand an: Travel Manager und Finanzteams müssen bis zu zwei Arbeitstage pro Woche aufwenden, um Betrugsfälle aufzudecken und auf Compliance-Fälle zu reagieren.

Obwohl Travel Manager und Finanzentscheider das grosse Potenzial von künstlicher Intelligenz erkennen, setzen bisher nur 17 % der Schweizer Unternehmen KI-Tools zur internen Betrugserkennung ein. Der Kern des Problems hat aber noch eine zweite Komponente: Nicht mal ein Viertel der Verantwortlichen weiss im Zweifelsfall, was genau als Spesenbetrug zu bewerten ist. Abhilfe schafft die Aus- und Weiterbildung rund um Spesenreglements – für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie für zuständige Travel Manager und Finanzentscheider.

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Reisekostenabrechnung falsche Angaben machen, legen sie grosse Kreativität an den Tag – und genau das macht es Unternehmen besonders schwer, Betrugsmuster aufzudecken und schwarze Schafe zu identifizieren. Mit Blick auf die Studienergebnisse zeichnen sich fünf Spesenarten ab, bei denen besonders oft geschummelt wird: Viele Schweizer haben schon einmal Kilometerkosten (38 %) oder berufliche Telefonrechnungen (31 %) aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg, um die Rückerstattungssumme vom Arbeitgeber aufzubessern, ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (33 %) oder Kosten für privat genutzte Büroausstattung (29 %). Nicht minder beliebt ist etwa der Griff in die Minibar: So rechnen ganze 32 % der Befragten alkoholische Getränke ab, die nicht durch das Spesenreglement ihres Unternehmens abgedeckt sind.

Die KI-gestützte SAP-Concur-Lösung (Concur Detect by Oversight) ist in der Lage, für Auditoren kaum ersichtliche Fehler und Betrugsfälle zu erfassen, indem sie Muster und Anomalien erkennt. KI-Technologie nutzt Daten aus früheren Belegen und Ausgaben, um die Rechtmässigkeit von Spesenabrechnungen zu prüfen und ist in der Lage, verdächtiges Verhalten von Wiederholungstätern zu erkennen. Die KI-Technologie erkennt die besonders kreativen Täuschungsversuche und Betrugsmuster, deren Prüfung anderweitig kaum leistbar ist. Mit KI-gestützten Lösungen werden Beträge, Lieferantendaten und das Datum auf dem Beleg abgeglichen. Gewiefte Spesenschummler versuchen beispielsweise pro Beleg unter der Betragsgrenze zu bleiben, die eine Auditierung nach sich zieht. Ein Beispiel: In einem Unternehmen liegt die Betragsgrenze für eine zusätzliche Auditierung bei 50 CHF. Werden regelmässig Spesen eingereicht, die diesen Betrag nur knapp unterschreiten, werden Auffälligkeiten festgehalten und eine zusätzliche Prüfung anberaumt. Auch wenn Abrechnungen wiederholt denselben Betrag ausweisen, eine Taxiquittung beispielsweise mehrmals eingereicht wird, kann eine Zusatzprüfung in die Wege geleitet werden.

Die Umstellung auf künstliche Intelligenz geht vielerorts schleppend voran, da die neuen Tools noch Fragen aufwerfen. Fast die Hälfte der zuständigen Entscheider macht sich Sorgen über die Auswirkungen auf Datensicherheit und Datenschutz. 44 % befürchten, dass KI-Tools zu Fehlschlüssen führen könnten. Weitere 43 % sorgen sich, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Einsatz von KI-Tools im Rahmen des Compliance-Prozesses ablehnen könnten und 37 %, dass KI ihre Arbeit überflüssig machen wird. Hier besteht noch ein hoher Aufklärungsbedarf.

Fehler passieren und nicht jede falsch eingereichte Spesenabrechnung ist ein bewusster Täuschungsversuch. Durch die KI-gestützte Erkennung von Mustern und durch den Abgleich mit bereits eingereichten Spesenabrechnungen können z. B. entgegen der Befürchtung unwissende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von wissentlich handelnden Wiederholungstätern klar unterschieden werden.

Wird ein klares Spesenreglement um Schulungen sowie automatisierte, intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement ergänzt, können Betrugsmuster schneller erkannt werden. Dabei geht es nicht darum, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Generalverdacht zu stellen. Vielmehr sollen schwarze Schafe rechtzeitig entdeckt werden, damit nicht die ganze Belegschaft unter dem Fehlverhalten Einzelner leidet. Bei der Bekämpfung betrügerischen Verhaltens gilt es, eine positive Unternehmenskultur auf Basis von Vertrauen und Gleichbehandlung zu schaffen. Bedenken sollten gehört werden, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein positives und vertrauensvolles Arbeitsklima zu bieten. Ein wichtiger Schritt hierfür ist der Einsatz von KI-basierten Lösungen für das Ausgaben- und Risikomanagement wie Concur Detect. Dieser Schritt muss jedoch von entsprechenden Schulungs- und Informationsmassnahmen begleitet werden. Nur so können Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen und gleichzeitig Vorurteilen und Ängsten gegenüber neuen Technologien entgegenwirken.