Markante Zeitersparnis dank neuem ERP

Innovation ist direkt mit Wachstum und Erfolg eines Unternehmens verbunden. Als Dienstleister für Innovationsprojekte berät und unterstützt Zühlke Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen und begleitet sie von der ersten Idee bis zu fertigen Businessmodellen, Produkten und Services. Seit seiner Gründung 1968 hat das Unternehmen über 10'000 Software- und Produktentwicklungs-Projekte realisiert. Gerade in Zeiten von digitaler Transformation sind innovative Ideen und deren effiziente Umsetzung besonders gefragt. Kein Wunder, ist Zühlke in den letzten Jahren stark gewachsen – «so stark, dass die Administration und interne Prozesse kaum mehr mithalten konnten», sagt Marco Pizzorusso, CFO der Zühlke Group.

Eine effiziente Verarbeitung von Geschäftsprozessen ist für die Zühlke Group ebenso wichtig wie für ihre Kunden. Zum Wachstum hinzu kommt, dass die Erschliessung neuer Märkte im Ausland sowie Themen wie Standardisierung, Skalierung und Compliance im Finanz- und Personalbereich in der vergangenen Zeit immer wichtiger wurden – also Faktoren, welche die internen Prozesse und die Zusammenarbeit stets komplexer machen.

Die Zühlke Group sorgt nicht nur bei ihren Kunden für Innovation, sondern auch bei sich selbst: In Folge von gesteigerten Anforderungen an die Business-Software, mit der eine effiziente Bearbeitung umfassend und zeitnah erfolgen muss, ist das Unternehmen mittlerweile aus der bisherigen KMU-Lösung herausgewachsen. Es wurde Zeit, eine neue ERP-Lösung zu evaluieren. «Wir mussten uns im ERP-Umfeld nach einem Partner umschauen, der diese Aspekte im internationalen Kontext abdecken kann», sagt Pizzorusso. Das heisst: Die Zühlke Group benötigt eine Softwarelösung, die international betrieben wird. Sie sollte HR- und Finanzprozesse standardisieren, eine Skalierung für weiteres Wachstum ermöglichen und die steigenden Compliance-Anforderungen einhalten können – und zwar in allen Ländern, in denen Zühlke tätig ist. Wichtig war zudem eine schnelle Einführung, denn das neue System sollte auf den Start eines neuen Kalenderjahres eingesetzt werden. Die Wahl fiel auf SAP: Neu nutzt Zühlke SAP S/4HANA Cloud. Das neue ERP-System unterstützt bei Zühlke vorerst die Zusammenarbeit in den Finanz- und HR-Abteilungen in den zehn verschiedenen Gesellschaften der Zühlke Group.

Das neue ERP ermöglicht beispielsweise standardisierte Monatsabschlüsse und ein zeitnahes Controlling. Die finanzielle Unternehmenssteuerung wurde damit effizienter. Konkret ist die Zeiteinsparung in der Abteilung Finance beeindruckend: Gemäss Marco Pizzorusso konnte die Zeit fürs Monatsreporting halbiert werden, sodass der Aufwand von ehemals zwölf Arbeitstagen auf gerade mal sechs Arbeitstage reduziert werden konnte. Neben den standardisierten Monatsabschlüssen gibt es nun auch einen Konzernkontenplan, eine Konsolidierungsbasis sowie einfachere Planungsintegration und Reports. Dank der weltweit anerkannten Lösung gestalten sich zudem die Revisionen von Finanzzahlen an den ausländischen Standorten wesentlich einfacher.

Der Implementationspartner Process Partner AG fand die ideale Lösung für Zühlke. Process Partner hat den SAP-Partnerstatus «Platinum» und berät seit über 20 Jahren KMU im Finanz- und Personalwesen, Logistik sowie BW und BI. «Dank der guten Zusammenarbeit mit der Process Partner AG sind wir unseren Zielen bereits einen grossen Schritt näher gekommen», sagt Marco Pizzorusso. Denn: «SAP war für uns eine naheliegende Softwarelösung, weil sie in Sachen Internationalität und Prozessstandardisierung besonders für Finance und HR sehr etabliert ist.» Das Beratungsunternehmen begleitete die Zühlke Group bei der gesamten Transformation auf SAP S/4HANA.

Konkret war es die Version SAP S/4HANA Cloud EX, für die sich Zühlke entschieden hatte. Diese deckt sämtliche geschäftskritischen Prozesse im Unternehmen ab. Sie ist als Single-Tenant-Version so umfangreich wie die On-Premises-Version, unterscheidet sich als Software-as-a-Service (SaaS) jedoch in entscheidenden Punkten: Mit ihrer Lizenzierung, Bereitstellung und mit Unterschieden in den Service Levels bietet sie eine schnellere Amortisierung sowie tiefere Betriebskosten. SAP S/4HANA Cloud EX bietet für die Zühlke Group die gewünschte Flexibilität und Erweiterbarkeit, bringt aber gleichzeitig die notwendige Standarisierung mit sich.

Neben diversen Prozessoptimierungen konnten dank der neuen Lösungen etwa auch bei den Lohnauszahlungen Verbesserungen erzielt werden: So speichert das Unternehmen nun sensitive Mitarbeiter-Stammdaten zentral, was für den Weg für künftige Digitalisierungsmassnahmen ebnet. Für Marco Pizzorusso hat SAP S/4HANA noch weitere entscheidende Vorteile für kommende Veränderungen: «In Zukunft sollen alle Abteilungen individuelle Informationen aus dem System abrufen können. Insbesondere im HR-Bereich sehen wir viel Potenzial, wie beispielsweise einen Employee-Self-Service oder umfassende Informationsmöglichkeiten für Vorgesetzte.»