Konzentrierte Extrakte – konzentrierte Geschäftsprozesse

Das kontinuierliche Wachstum der Botanica GmbH sowie die Notwendigkeit, Richtlinien und Vorschriften umzusetzen, erforderten eine nutzenstiftende ERP-Anwendung. Mit Business One von SAP fand der Pflanzenextrakt-Hersteller genau die Lösung, die er für automatisierte Best-Practice-Prozesse braucht. Das erprobte IT-System eröffnete dem mittelgrossen KMU neue effiziente Arbeitsprozesse, die insgesamt 15 Arbeitsstunden pro Woche einsparen und Zeit für das wirklich Wichtige schaffen: das Kerngeschäft.

1’000 Kilogramm Pflanzenextrakte stellt die Botanica GmbH pro Tag her. Das ergibt je nach Endprodukt 200 bis 1’000 Tonnen Destillate oder Konzentrate aus allen Pflanzenarten, die weltweit in der Kosmetikbranche zugelassen sind. Die Kundenliste von Botanica ist lang: Internationale Unternehmen wie Bayersdorf, L’Oréal oder L’Occitane, aber auch nationale Handelsketten wie die Landi verarbeiten die Extrakte von Botanica zu Cremes, Duschgels oder Seifen.

Das Unternehmen spricht internationale Konzerne genauso an wie regionale Anbieter. Diese breite Geschäftsstruktur stellt hohe Ansprüche an das IT-System der Firma. «Wir wollen unseren Kunden, Lieferanten und Partnern vereinfachte Schnittstellen ermöglichen, damit wir effizient und skalierbar arbeiten können. Mit Excel und Word war dies beschränkt möglich, da man stets den doppelten Aufwand betreibt und anfällig auf Fehler ist», sagt Andreas Waelti, CEO der Botanica GmbH. Es musste eine Lösung her, die wichtige digitale Geschäftsprozesse miteinander verknüpft und einen Datenpool schafft, der für alle Stakeholder zugänglich ist.

Bei der Suche nach einer geeigneten Business Software war SAP zuerst kein Thema. «Wir waren der Überzeugung, SAP sei nur für Grossunternehmen geeignet. Das konnte für uns als KMU nicht das Richtige sein», so Andreas Waelti. Doch dann konnte ihn die DATA UNIT AG, einer der erfolgreichsten SAP-Partner, mit einer personalisierten Lösung überzeugen.

Botanica filtriert das Beste aus der Pflanzenwelt und verarbeitet es zu kundenspezifischen Extrakten. Dies stets unter der Berücksichtigung strenger Qualitässtandards und nachhaltiger Gesichtspunkte. Die genau gleichen Kriterien sollten für die ERP-Lösung gelten, die Botanica 2006 einführen wollte.

Im Zentrum stand die einfache und schnelle Implementierung einer Software, die bestehende Geschäftsprozesse vereinfachen und automatisieren sollte. Dokumente wie allgemeine Pflanzeninformationen, detaillierte Spezifikationen, Analysenzertifikate sowie Sicherheitsdatenblätter ohne einheitliche Datenbasis konnten zuvor nur sehr aufwendig erstellt werden. Veränderte Daten sollten sich automatisch in sämtliche relevante Bereiche übertragen lassen.

Dass sich Botanica für SAP entschied, lag hauptsächlich an der DATA UNIT AG, die als SAP-Partner eng mit Kunden zusammenarbeitet. «DATA UNIT hat innerhalb einer Woche einige Forderungen, die ich skizziert hatte, in das IT-System implementiert und mir live vorgeführt. Ich war begeistert vom Ergebnis und wie einfach sich SAP Business One mit unseren spezifischen Prozessen vereinbaren liess», erinnert sich Botanica-CEO Andreas Waelti.

Die Botanica GmbH hat sich für die SAP-Lösung Business One entschieden und arbeitet mittlerweile seit 2006 mit der ERP-Software. CEO Andreas Waelti zieht Bilanz: «Business One ist ein Package von Best-Practice-Prozessen, die robust und erprobt sind. Das System ist einfach implementierbar und flexibel, regelmässige Releases sind problemlos möglich.»

Im Geschäftsalltag sehe man einen markanten Vorteil gegenüber anderen Playern, die längst nicht alle so weit sind und noch immer viele analoge Schritte in ihren Geschäftsstrukturen haben. «In der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten merken wir, wie fit wir unterwegs sind. Das schafft Vorteile in der Zusammenarbeit mit multinationalen Kunden, da Business One vereinfachte Schnittstellen zu Geschäftspartnern schafft», so Waelti.

Speditive, korrekte und vereinfachte Einkaufs- und Verkaufsprozesse bestimmen heute den Geschäftsalltag. So liessen sich beispielsweise rund 20’000 gespeicherte Artikelbeschreibungen in einem einzigen Arbeitsschritt gruppenweise zusammenfassen, um die Bezeichnungen bestimmter kosmetischer Inhaltsstoffe gemäss einer neuen EU-Richtlinie umzustellen.

Den Zeitgewinn durch den Einsatz des neuen IT-Systems beziffert Andreas Waelti auf rund 15 Stunden pro Woche. Ob Offerten, Rechnungen, Lieferscheine oder Analysezertifikate: Alle damit verbundenen Arbeitsabläufe lassen sich nun mit einer Zeitersparnis zischen einer halben und zwei Stunden abwickeln. Auch in der Lagerbewirtschaftung haben sich die Prozesse des Bestandsmanagements, der Lieferantenhistorie und der Chargenverwaltung deutlich verbessert. Die Korrekturleistungen verringerten sich markant.

Dank der Erleichterung im Verwaltungsalltag kann sich die Botanica GmbH ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren: die Suche nach bislang unbekannten Pflanzen und deren heilende Wirkung auf den Menschen.