Markus Moog, IT-Chef der Berner Gemeinde Ittigen, sollte leuchtendes Vorbild für seine Kollegen aus anderen Schweizer Gemeinden sein.

Denn während die IT-Ausgaben von Schweizer Gemeinden mit mehr als 10000 Einwohnern im Durchschnitt 18 Prozent über den Budgets liegen, hat Markus Moog die Kosten der Ittiger IT-Abteilungen fest im Griff. So fest, dass Ittigen von der St.Galler Beratungsfirma FDM&M zur punkto IT effizientesten Gemeinde der Schweiz gekürt wurde.

Basis für die Auszeichnung ist eine von den St. Galler Beratern vergangenes Jahr durchgeführte und unlängst veröffentlichte Studie zur Frage, wie effizient Schweizer Gemeinden das Internet-Zeitalter meistern. Zur Ermittlung des Effizienzindikators wurde in den Gemeinden neben dem IT-Budget auch die Zahl der Mitarbeiter und PC-Arbeitsplätze, die Einwohnerzahl, die Höhe der ungeplanten Kosten, die Effizienz der Ausgaben für Software sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhoben. Resultat: Das IT-Budget der Gemeinden fliesst zu 14 Prozent in die Netzwerk-Infrastruktur, zu 22 Prozent in die Hardware, zu 17 Prozent ins Personal und zu gut 47 Prozent in die Software. Und nur ein Drittel der Gemeinden haushaltet dabei wirklich effizient mit den Ressourcen.

Dass in dieser Untersuchung Ittigen von allen Gemeinden mit mehr als 10000 Einwohnern am besten abschneidet, hat einen guten Grund: Standardisierte Produkte.

Markus Moog: «Durch den Einsatz von Standardsoftware laufen uns die Kosten nicht aus dem Ruder, die Leistungen lassen sich im vornherein genau kalkulieren.»

So baute Moog beispielsweise die Portallösung seiner Gemeinde mit der Standardsoftware Intrexx Xtreme von United Planet auf. «Die Kosten für dieses Portal waren vergleichsweise gering und durch zahlreiche fertige Vorlagen war es nicht notwendig, das Rad neu zu erfinden», erklärt Moog. Für genau diese Standardsoftware entschied er sich, «weil die Software schnell einzusetzen und rasch zu installieren war und verhältnismässig einfach an die Gegebenheiten angepasst werden konnte», wie er ausführt.

Mittlerweile führt die Gemeinde über das Portal Raumreservierungen, Protokollverwaltung, Abwesenheitskalender, die Buchung und Verwaltung von Dienstfahrzeugen, das Dokumentenmanagement und vieles mehr aus. 80 registrierte Benutzer arbeiten aktuell mit dem Portal, 60 von ihnen arbeiten im gleichen Gebäude, die restlichen 20 (Externe und Gemeinderäte) haben über ein Extranet Zugriff auf die Daten.

Markus Moog ist von der Lösung überzeugt: «Vor 10 Jahren hätten wir uns noch nicht vorstellen können, dass die Gemeinderäte von aussen zu jeder Zeit Informationen, Protokolle der Kommissionen und News abrufen können. Heute ist ein Benutzermanagement installiert, so dass jedem User nur jene Informationen zur Verfügung stehen, für deren Einsicht er auch berechtigt ist.»

Mittels Zugriff auf die Verwaltungs-Datenbank werden stets die aktuellen Kennzahlen in das Portal übermittelt, was den Verwaltungsaufwand massiv reduziert hat.

Doch der IT-Abteilung von Ittigen gingen diese Anwendungen noch nicht weit genug. Sie erstellten mit der vorhandenen Software eine Anwendung zur Verwaltung des EDV-Inventars. Darin werden alle Komponenten, welche im Dienstleistungszentrum der Gemeinde eingesetzt werden, erfasst - inklusive all ihren technischen Merkmalen sowie Angaben zu Seriennummern, Anschaffungsdatum und Arbeitsplatz. Mit dieser Lösung können Anfragen an die IT-Abteilung deutlich schneller und effizienter bearbeitet werden als zuvor.

«Mit der Lösung über das Portal haben wir eine deutlich einfachere Handhabung. Es handelt sich hier eben nicht nur um eine reine Auflistung der EDV-Komponenten, sondern auch um eine Sammlung von Vorfällen», sagt Moog.

Neu auf das Portal gestellt habe man vor kurzem eine Vertragsverwaltung, über die sich Wartungs- und Mietverträge managen lassen. Ausgebaut wurde auch das Benutzermanagement. «Hatte früher nur eine Person von ihrem Arbeitsplatz Zugriff auf die Daten, so sind diese heute für einen definierten Benutzerkreis von überall frei zugänglich», erklärt Moog. Mit einem Zusatzmodul werden die Passwörter verwaltet.

Und längst bildet das Portal weit mehr als nur IT-relevante Themen ab. So werden etwa auch Umweltrichtlinien bei der Gemeinde Ittigen in Form eines Managementsystems verwaltet: «Früher hatten wir Ordner für jeden Mitarbeiter angelegt, in denen Handbücher abgelegt wurden. Bei Neuerungen mussten diese Ordner manuell mit weiteren Ausdrucken aktualisiert werden. Heute pflegen wir die Handbücher übers Portal.»

Wie oft bei Neuerungen standen Moogs Mitarbeiter dem Portal bei dessen Einführung, für die Moog das IT-Personal in kleinen Gruppen über die Vorzüge des neuen Systems aufklärte, reserviert gegenüber. Die Skepsis wich aber bald positiver Überzeugung. «Heute ist es so, dass bei neuen Applikationen wie der Vertragsverwaltung andere Abteilungen fragen, ob sie auch so etwas haben könnten», schmunzelt Moog, der als nächsten Schritt die Abwesenheitserfassung mit dem Personalsystem und Outlook kombinieren will. Dieser Fremddatenzugriff soll den ganzen Ablauf noch mehr vereinfachen. Da dies in der Einwohnerkontrolle bereits funktioniert, sieht Moog keine Probleme. «Doch Potenzial, um gewisse Abläufe neu zu organisieren, gibt es natürlich auch weiterhin», weiss Moog.

Informationen zur Gemeinde

In der Gemeinde Ittigen leben rund 11000 Einwohner konzentriert auf nur vier Quadratkilometer Fläche. Die steuer-günstige Gemeinde im Kanton Bern belegte in der Studie «Kosten der IT in den Gemeinden der Schweiz» Platz 1 unter den Gemeinden mit mehr als 10000 Einwohnern. Das IT-Zentrum Ittigen bietet heute auch Dienste für Externe an. Die Applikationen laufen auf eigenen Servern, welche im IT-Zentrum gehostet werden.