E-Mail-Archiv spart Kosten, Zeit und Nerven

«Beide Lösungen lagen lange gleichauf, bis Symantec zusammen mit dem Partner Ontrex ihre Lösung Enterprise Vault vorstellte», erinnert sich Krobath. Die Archivierungsplattform sichert Unternehmensdaten in einer Messaging-Umgebung mit Lotus Domino. Sie unterstützt die Mitarbeiter ausserdem beim Verwalten und Finden der Inhalte. Da nicht alle Daten von gleichem Wert sind, lassen sich die Inhalte mithilfe von Kriterien während dem Erfassen, Indizieren und Speichern klassifizieren. «Uns beeindruckte auch die Möglichkeit, vor der Archivierung einen Report erstellen zu können, der zeigt, was tatsächlich archiviert wird», betont Krobath. Aufgrund des geforderten Funktionsumfangs sowie den positiven Erfahrungen in der längeren Zusammenarbeit mit Symantec und Ontrex fiel schliesslich die Entscheidung.

Die IT-Spezialisten von Leica Geosystems testeten die Lösung zunächst in einer virtuellen Umgebung. Installation, Inbetriebnahme und das Beseitigen kleiner Kinderkrankheiten gelangen problemlos. Krobath kennt den Grund: «Wir haben schon im Vorfeld über das Projekt E-Mail-Archivierung sorgfältig nachgedacht.»
Nach dem Anpassen des Produktes an die Unternehmensanforderungen wurden zunächst ausgewählte Mailboxen migriert. Auch im Fileserver-Umfeld nahm das IT-Team einen Server in die neue Archivierung auf, um Erfahrungen im Normalbetrieb zu gewinnen. Seit Januar 2008 ist das System im produktiven Betrieb und funktioniert, wie Krobath sagt, «sehr zufriedenstellend». Seit der Umstellung sind knapp 170 Mailboxen in die neue Archivierungsumgebung migriert worden. So konnten die Mailserver spürbar entlastet werden.