E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache
RECHT: E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache
Die Beweiskraft
Wenn die Voraussetzungen der GeBüV eingehalten werden, dann haben die elektronisch geführten und aufbewahrten Geschäftsdokumente die selbe Beweiskraft wie Papierdokumente.
Bei der elektronischen Archivierung sind neben den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Die GeBüV ist technologieneut-ral formuliert und verweist auf die Vorgaben der allgemein anerkannten Regelwerke und Fachempfehlungen. Die Umstellung vom Papierarchiv auf das elekt-ronische Archiv bedingt somit die Berücksichtigung der Komplexität der Informationstechnologie.
Bei der elektronischen Archivierung sind neben den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Die GeBüV ist technologieneut-ral formuliert und verweist auf die Vorgaben der allgemein anerkannten Regelwerke und Fachempfehlungen. Die Umstellung vom Papierarchiv auf das elekt-ronische Archiv bedingt somit die Berücksichtigung der Komplexität der Informationstechnologie.
Integrität sicherstellen
Die Integrität der elektronisch archivierten Dokumente muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer - in der Regel 10 Jahre - sichergestellt werden. Der Gesetzgeber stellt an die Integrität der elektronisch archivierten Dokumente keine höheren Anforderungen als an Papierdokumente. Er verlangt nicht, dass diese absolut unver-änderbar sind, sondern, dass sie nach dem Zeitpunkt der Archivierung nicht verändert werden können, ohne dass dies feststell-bar ist.
Werden die elektronischen Dokumente auf veränderbaren Informationsträgern gespeichert, dann muss deren Integrität durch den Einsatz zusätzlicher technischer Massnahmen gewährleistet werden und der Zeitpunkt der Speicherung muss nachweisbar sein. Die GeBüV überlässt es dem verantwortlichen Unternehmen, die entsprechenden technischen Verfahren selbst auszuwählen, es nennt jedoch als Beispiele die digitale Signatur und Zeitstempeldienste. Der Einsatz der digitalen Signatur ist somit nicht zwingend gefordert, es können auch andere technische Massnahmen verwendet werden, welche im Resultat den selben Schutz herbeiführen.
Werden die elektronischen Dokumente auf veränderbaren Informationsträgern gespeichert, dann muss deren Integrität durch den Einsatz zusätzlicher technischer Massnahmen gewährleistet werden und der Zeitpunkt der Speicherung muss nachweisbar sein. Die GeBüV überlässt es dem verantwortlichen Unternehmen, die entsprechenden technischen Verfahren selbst auszuwählen, es nennt jedoch als Beispiele die digitale Signatur und Zeitstempeldienste. Der Einsatz der digitalen Signatur ist somit nicht zwingend gefordert, es können auch andere technische Massnahmen verwendet werden, welche im Resultat den selben Schutz herbeiführen.
