Vorbereitet auf die zweite Welle

Castillo: Wir haben im Frühjahr sehr rasch die Teams aufgeteilt und die Kollegen ins Home Office geschickt. Bei den Mitarbeitenden in den Rechenzentren – die gar nicht oder nur sehr wenig zu Hause arbeiten können – haben wir die Aufgaben priorisiert. Wichtige Patches und Updates mussten natürlich eingespielt, neue Funktionen allerdings nicht zwingend ausgerollt werden.

Obwohl sich mittlerweile bei den Angestellten eine gewisse «Corona-Müdigkeit» einstellt, arbeiten rund 80 Prozent der Kollegen noch immer im Home Office. Wir von der IT stellen dafür eine Citrix-Umgebung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung bereit, sodass die Angestellten auf jedem beliebigen Computer dieser Welt arbeiten können. Die meisten haben den privaten PC genutzt, die Kollegen in den Reisebüros ihre Thin Clients. Denn nur rund 20 Prozent unserer Mitarbeiter besitzen einen Geschäfts-Laptop.

Castillo: Wir hatten viel zu besprechen, sodass ich während zehn Stunden ununterbrochen an Videokonferenzen teilgenommen habe. Die verschiedenen Geschäftseinheiten hatten neue Anforderungen an die IT, die ich koordiniert und weitergegeben habe. Diese Konferenzen waren für uns alle noch neu, sie haben aber während des Lockdowns und danach noch sehr gut funktioniert. Das gilt auch für die IT-internen Meetings, die wir ebenfalls von einem Tag auf den anderen virtuell abgehalten haben. Ich bin froh, hat auch das gut geklappt.

Mittlerweile habe ich eine gewisse Routine entwickelt für die Videokonferenzen und das virtuelle Führen des Teams. Als im Herbst ein möglicher zweiter Lockdown diskutiert wurde, haben wir frühzeitig einen Krisenstab gebildet und die notwendigen Massnahmen abgestimmt. Dabei konnten wir aus den Erfahrungen des Frühjahrs einiges lernen – und diesmal besser machen.

Castillo: Eine Herausforderung damals war zum Beispiel die Telefonie. Wir betreiben Callcenter, in denen ebenfalls Kurzarbeit eingeführt wurde. Entsprechend sind nicht mehr alle Mitarbeitenden immer anwesend, sodass wir uns um Stellvertreterregelungen kümmern mussten. Die Kollegen dort benötigten neu die Rechte, auf die Mailboxen der abwesenden Mitarbeitenden zugreifen zu können. Während im Frühling vieles spontan koordiniert wurde, haben wir diesmal planen können. So funktionieren die Stellvertretungen nun reibungslos.
Für mich persönlich sind die Arbeitstage mittlerweile weniger hektisch als noch vor Corona. Ein Hauptgrund ist, dass ich kaum noch reisen muss. Wenn ich früher an einen unserer Standorte geflogen bin, um dort an einem Meeting teilzunehmen, kann ich heute die Mitarbeitenden virtuell treffen. Ausserdem sind die Meetings meiner Meinung nach kürzer sowie effektiver.

Castillo: Wir setzen auf Skype for Business für die Tele­fonie, Videokonferenzen und Zusammenarbeit. Gemeinsam mit dem Mutterkonzern Migros arbeiten wir daran, Microsoft 365 aufzusetzen. Ich rechne damit, dass wir in den nächsten Jahren umstellen werden.

Castillo: Ja, auch dort ist Skype for Business im Einsatz. Wir arbeiten mit dem deutschen Anbieter Voxtron zusammen, denn wir waren früh dran mit dem Callcenter – und das Setup ist schon etwas ungewöhnlich.