Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Prozesse

Der Umstieg auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, auch als AP (Accounts Payable) Automation bezeichnet, bietet eine Vielzahl von Vorteilen und kann für Unternehmen unterschiedlicher Grösse und Branche äusserst nützlich sein. Routineaufgaben wie Dateneingabe, Klassifizierung und Abgleich von Rechnungsinformationen können automatisiert und der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden. Menschliche Fehler werden minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit und Konsistenz der Verarbeitung sowie einer verbesserten Prozesseffizienz führt. Automatisierte Systeme bieten oft eine bessere Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und Transaktionen. Dies erhöht die Transparenz in den Finanzprozessen und erleichtert Audits. Die AP Automation erlaubt eine gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen und trägt durch den reduzierten Papierverbrauch schlussendlich auch zur Nachhaltigkeit bei.

Die Dunkelverarbeitung – auch als Dark Processing oder Dark Data Processing bezeichnet – bezieht sich auf den Prozess der Automatisierung von Aufgaben oder Arbeitsabläufen ohne direkte menschliche Interaktion. Aufgaben oder Daten werden vollautomatisch verarbeitet, ohne dass sie von Mitarbeitenden aktiv überwacht oder kontrolliert werden. In der Finanzabteilung können automatisierte Lösungen Rechnungsinformationen extrahieren, prüfen, genehmigen und für die Zahlung vorbereiten. Dabei kommen bei der Datenextraktion optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Algorithmen zum Einsatz, um relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferantendaten aus den Rechnungen auszulesen. Diese Daten werden im Anschluss in das Finanzsystem des Unternehmens übertragen. Um die Richtigkeit und Konsistenz sicherstellen zu können, erfolgt ein Abgleich der extrahierten Rechnungsdaten mit Stammdaten. Auch Workflows zur Genehmigung und Zahlung, die Identifikation von Ausnahmen sowie Berichte und Analysen über den Rechnungsstatus werden ohne menschliches Zutun automatisch generiert.

Insgesamt ist es möglich, eine erhebliche Automatisierung und Effizienzsteigerung in der Rechnungsverarbeitung zu erreichen. Die genaue Rate der Automatisierung hängt jedoch von folgenden Faktoren ab:

Mit einer Omni-Channel-Lösung bei der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen flexibler auf die Präferenzen ihrer Kunden und Lieferanten eingehen, Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz steigern – während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöht wird. Dabei werden die eingehenden Rechnungen über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg empfangen, verarbeitet und verwaltet. Kunden können den Kanal wählen, der für sie am bequemsten ist. So bevorzugen einige möglicherweise die Einreichung von Rechnungen immer noch in Papierform, während andere lieber per E-Mail kommunizieren und nochmal andere E-Rechnungen einreichen. Die verschiedenen Kanäle werden in ein zentrales System integriert, das die Informationen automatisch erfasst, extrahiert und verarbeitet. Dies minimiert manuellen Aufwand und Fehler. Dabei kommen Automatisierungstechnologien wie OCR und künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Omni-Channel-Lösung gewährleistet eine konsistente Verarbeitung und Kommunikation über alle Kanäle und Rechnungsformen hinweg, was zu einer positiven Kundenerfahrung beiträgt.

Die Arcplace AG, spezialisierter IT-Dienstleister in den Bereichen Dokumenten- und Daten-Management, bietet für Papierrechnungen Lösungen für das effiziente Scannen und Erfassen von Rechnungsdaten an. PDF-Rechnungen können mit der gleichen OCR-Erfassungstechnologie oder mit einem Service verarbeitet werden, der es erlaubt, Daten vollautomatisch aus PDF-Dateien zu extrahieren. Für E-Rechnungen bietet Arcplace Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen von nationalen und internationalen Zahlungsanbietern an. Die Lösung ist Multi-ERP-fähig und lässt sich an jedes ERP/Finanz-System anbinden, was eine Integration in die bestehende Systemlandschaft vereinfacht.

Die grösste Alpenbahn der Schweiz, die Rhätische Bahn AG (RhB), setzt bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auf eine innovative Lösung von Arcplace. Über den voll automatisierten Kreditorenprozess werden heute Papier- und PDF-Rechnungen effizient erfasst, validiert, freigegeben, zur Bezahlung weitergeleitet und abschliessend rechtskonform archiviert. Die von Arcplace implementierte Lösung, welche vollständig in die bestehende Systemlandschaft der RhB eingebunden wurde, ermöglicht eine hocheffiziente, elektronische Rechnungsverarbeitung für Papier- sowie PDF-Rechnungen. Durch den Einsatz der führenden Technologie von Basware wird der gesamte Workflow von der Erfassung der Kreditorenrechnungen, über die Validierung und Freigabe bis hin zur Übermittlung ins Archiv ermöglicht. Einer zukünftigen Einführung eines unternehmensweiten einheitlichen Prozesses für die Bestell-, Kreditoren- und Belegspesenverarbeitung (Purchase-to-Pay) steht mit dieser Lösung nichts im Wege.

Dieser Beitrag wurde von der Arcplace AG zur Verfügung gestellt und stellt die Sicht des Unternehmens dar. Computerworld übernimmt für dessen Inhalt keine Verantwortung.