Neues Geschäftsverwaltungssystem für den Bund

Nach einer umfassenden WTO-Ausschreibung erfolgte im September 2016 der Startschuss für eines der grössten IT-Projekte der letzten Jahre in der Schweiz - der Erneuerung des zentralen Dossiers- und Geschäftsverwaltungssystems GEVER. Der Zuschlag erhielten der international bekannte Integrator Atos und das österreichische Softwareunternehmen RUBICON IT GmbH, das bereits auf fast 20 Jahre Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung der Schweizer Kantone, Städte und Gemeinden zurückblicken kann. Das Standard-Produkt Acta Nova zur Dossier-Verwaltung mit Dokumenten- und Workflow-Management stellt das Rückgrat der neuen GEVER-Anwendung des Bundes dar.

Das Berner IT-Unternehmen Ironforge Consulting AG hat in diesem Jahr mit RUBICON eine Partnerschaft für Acta Nova abgeschlossen. Ironforge übernimmt auf dem heimischen Markt Dienstleistungen wie Beratung oder Einführung der Software. «Wir sind stolz, dieses Produkt auf dem Schweizer Markt betreuen zu dürfen», sagt Geschäftsführer Gianni Lepore. Das Unternehmen hat bereits einige Projekte im Bundesumfeld umgesetzt und setzt auch in Zukunft unter anderem auf dieses Standbein. Ironforge beschäftigt einige Mitarbeitende, die sich seit Jahren mit dem Thema elektronische Geschäftsverwaltung auseinandersetzen und spezialisiert haben. Erfahrungen wurden in der Konzeption, in der Analyse und Spezifikation, in der Organisationsbeschreibung, in der Umsetzung von Ablauf- und Aufbauorganisation, dem Benutzersupport, sowie in GEVER Migrationsprojekten gesammelt. Gianni Lepore legt Wert darauf, dass es sich hierbei um Organisationsprojekte handelt: «Der Anwender spielt eine absolut zentrale Rolle, ob die Einführung einer solchen Lösung seine Wirkung zeigt oder nicht. Der Nutzen wird für den Einzelnen in seinem Tagesgeschäft nicht sofort spürbar. Dieser liegt primär in der Durchgängigkeit der Prozesse. Daher sind das Verständnis und die Akzeptanz für den Prozess eine sehr wichtige Voraussetzung. Anwender müssen frühzeitig ins Vorhaben miteinbezogen werden. GEVER ist im Dienstleistungsportfolio von Ironforge, nebst den bestehenden ICT Dienstleistungen, ein sehr wichtiges Standbein. So wichtig, dass es mit einer eigenen Business Unit vorangetrieben wird.»

Ziel des vom Bund gegründeten Programms GENOVA ist es, die tägliche Dossier- und Geschäftsarbeit bundesweit in allen sieben Departementen, der Bundeskanzlei, sowie den nahezu 90 Ämtern mit einem Standardwerkzeug für rund 30’000 Beschäftigte zu ermöglichen. Die Schweizer Bundesverwaltung setzt dabei auf Acta Nova als strategisches Werkzeug für ihr ehrgeiziges Vorhaben der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. «Wir möchten den Bund aktiv bei seiner Digitalisierungsstrategie unterstützen und ein starker Service-Partner sein», erklärt Gianni Lepore die neue Partnerschaft mit RUBICON. Mithilfe von Acta Nova werden die Geschäftsabläufe der Bundesverwaltung end-to-end und medienbruchfrei digitalisiert und so die effiziente, vorgabentreue Abwicklung der Geschäfte ermöglicht. Die Erfüllung höchster Qualitätsstandards für alle Komponenten der Softwarearchitektur steht für RUBICON an erster Stelle. Das geht einher mit den Werten von Ironforge Consulting AG: «Für uns steht die Dienstleistung im Mittelpunkt. Wir möchten dem Kunden einen langfristigen Nutzen und die für ihn beste Lösung garantieren.»

Ab April 2018 durften bereits die ersten Bundesämter schrittweise das neue GEVER-System einführen, um es im Arbeitsalltag auf Herz und Nieren zu prüfen. Dabei haben insbesondere die mit Acta Nova zur Verfügung stehenden flexiblen Möglichkeiten im Bereich des Workflows und der Abbildung von fach- bzw. themenspezifischen Metadaten im Ordnungssystem überzeugt. «Mit Acta Nova als GEVER-System haben wir ein zukunftsweisendes und äusserst flexibles Produkt zum Einsatz gebracht, welches nicht nur für die klassischen Geschäfte des Bundes, sondern auch als Projekt- und Fachverfahrensplattform zum Einsatz kommt», sagt Markus Meewes, Projektleiter des Bundes.

Im September 2019 konnte das BAFU (Bundesamt für Umwelt), erfolgreich den Betrieb von GEVER aufnehmen. Dabei wurden knapp 40 Mio. Geschäftsobjekte im Rahmen der Migration überführt, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahtlos im neuen GEVER-Bund-System weiterarbeiten können. Bis Ende 2019 wurde GEVER in allen Bundesämtern des UVEK (Eidgenössisches Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation) eingeführt. Diese Migration umfasste über 4’000 User.

Dadurch wird die Verwaltungsarbeit deutlich vereinfacht und die Möglichkeiten der Digitalisierung werden optimal genutzt.

Mit Acta Nova lassen sich eine Vielzahl an einzelnen Fachverfahren abbilden. Von Eingangsmanagement, über Bürgeranfrageservices, der Integration der E-Zustellung bis hin zum reibungslosen Sitzungsdienst unterstützt die Software natürlich auch die Digitalisierung von Kantonen, Städten und Gemeinden. So profitiert die öffentliche Verwaltung von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten durch den Einsatz serviceorientierter IT-Lösungen.

Bis Ende des Jahres 2020 können zudem Städte, Gemeinden und Hilfsorganisationen die auf Acta Nova basierenden Online-Services Anfragenmanagement (https:///www.anfragenservice.ch) und Sitzungsdienst (https://www.sitzungsdienst.ch) kostenfrei in Anspruch nehmen. Einfach und schnell kann damit das bewährte System eingeführt werden, um die Anfragen besorgter Bürger oder die Abwicklung rasch einberufener Gremien auch in der aktuellen COVID-19-Situation ortsungebunden und mit grösstmöglicher Effizienz zu erledigen.