Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance

Dass der erste Eindruck zählt, besagt schon ein Sprichwort. Und personalisierte Ansprache wird heute vorausgesetzt. Vorbei ist also die Zeit handschriftlicher Anmeldungen in einer an der Rezeption platzierten Besucherliste. Der Trend heisst: Weg vom Papier, hin zum digitalen Besuchermanagement. Es sorgt für einen professionellen Empfang von Kunden, Partnern, Lieferanten oder Bewerbern bei deren Eintreffen im Unternehmen oder auf einer Veranstaltung. Denn es macht einen Unterschied, ob ein Besucher einen unpersönlichen «Guest»-Badge ausgehändigt bekommt oder einen auf den eigenen Namen lautenden Besucherausweis im jeweiligen Corporate Design. Individualität kommt an.

Der ECM-Hersteller ELO Digital Office offeriert mit seiner Business Solution «ELO Visitor» eine solche Lösung. Sie ermöglicht es, den gesamten Besuchsprozess – von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung – vollständig digital zu begleiten und zu überwachen. Angemeldete Gäste werden am Empfang mit einer persönlichen Botschaft auf einem Willkommensbildschirm begrüsst. Ist jemand nicht angemeldet, erfassen die Mitarbeitenden am Empfang die wichtigsten Daten rasch elektronisch und erstellen vorlagengestützt den Ausweis. Der Gast wird im Anschluss eingecheckt. Zudem nimmt eine Webcam ein Foto von ihm auf, das zusammen mit seinem Namen und der Firmierung auf den Ausweis gedruckt wird, den er dann ausgehändigt bekommt.

Ein im Hintergrund laufender Workflow unterrichtet parallel dazu die internen Gesprächspartner über die Ankunft ihres Gastes, sodass sie ihn direkt an der Rezeption abholen können. Das Auschecken übernimmt der Besucher selbst beim Verlassen des Gebäudes. Hierzu liest er den Barcode seines Besucherausweises bei der Ausgangskontrolle ein. So ist immer eindeutig nachvollziehbar, wer um welche Uhrzeit das Gebäude betreten und wieder verlassen hat. Sicherheitsanweisungen sowie Verschwiegenheitsvereinbarungen können die Gäste bequem digital unterzeichnen.

Das im Tool integrierte Cockpit gewährt einen schnellen Überblick über alle Besucher im Haus und stellt statistische Auswertungen bereit. Angezeigt werden alle Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst sowie zum aktuellen Status. Dabei kann nach erwarteten, anwesenden und abgereisten Besuchern gefiltert werden.

Auch in Zeiten der Pandemie erlaubt die Lösung einen sicheren Empfang von Besuchern. Massnahmen zum Infektionsschutz lassen sich beispielsweise mit Hilfe eines integrierten Gesundheitsfragebogens sowie erweiterter Reporting-Funktionen einfach und zuverlässig einhalten. So können Unternehmen im Ernstfall noch schneller nachvollziehen, wer sich wann im Gebäude aufgehalten hat und wer mit wem im Kontakt war – und anhand dieser Daten eine Kontaktnachverfolgung gewährleisten.

Des Weiteren sorgt die Lösung für eine datenschutzkonforme Archivierung inklusive eines rechtebasierten Zugriffs auf die Daten. Diese können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Zudem wird jeweils der aktuelle Status angezeigt. Vorbereitung und Ablauf des Besuchs werden inklusive Controlling vereinfacht und alle dazu gehörigen Daten sowie Dokumente digital zentral gesammelt. So ­stehen sie allen Berechtigten bei Bedarf zur Verfügung.

Das Besuchermanagement-Tool ist Teil einer Reihe standardisierter Lösungen aus dem Hause ELO. Sie lassen sich rasch implementieren und mit Hilfe vorkonfigurierter Bausteine und Oberflächen mit wenigen Klicks bedarfsgerecht anpassen. Das Angebotsspektrum umfasst zusätzlich das Rechnungs-, Sitzungs-, Vertrags-, Weiterbildungs- und Wissensmanagement sowie die sogenannte E-Akte. Die Best-Practice-basierten Ansätze zeigen auf, wie die jeweiligen Prozesse im Unternehmen modelliert werden können. Im Kern profitieren damit die Anwender von den Erfahrungen aus erfolgreichen Projekten, zudem fliessen aktuellste Forschungsergebnisse ein.

Für jede Business Solution hat der ECM-Anbieter speziell zugeschnittene Dashboards und Auswertungs-Sichten entwickelt. Ihnen liegen jeweils die neuesten Web-Technologien und Usability-Erkenntnisse zugrunde. Das Resultat: Schnell einsatzfähige Lösungen und mehr Effizienz bei der Erledigung der anstehenden Aufgaben. Die Lösungen bauen auf den Kernkomponenten des ECM-Herstellers auf und integrieren sich nahtlos in dessen ECM-Suite. Des Weiteren basieren sie auf der bewährten Multi-Client-Strategie und lassen sich daher auch über mobile Endgeräte nutzen.

Ziel ist es, jeweils neue Standards in Bezug auf User-Experience, Flexibilität und das Zusammenspiel mit Fachapplikationen zu setzen. Die Lösungen rücken das Benutzererlebnis in den Fokus und werden den unterschiedlichsten Kundenanforderungen gerecht. Im Falle des Besuchermanagement profitieren Unternehmen von durchgängigen digitalen Abläufen, einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Besuche sowie schlanken, ressourcenschonenden Prozessen. Eine wichtige Voraussetzung für einen bleibenden guten Eindruck bei den Gästen.