Kanton Zürich forciert elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen haben im Kanton Zürich eigentlich schon eine lange Tradition: Die Finanzdirektion hat es externen Unternehmen bereits seit 2007 über Service Provider und ab Dezember 2012 über ZHServices ermöglicht, ihre Rechnungen elektronisch an das Buchungszentrum in der Finanzverwaltung zu übermitteln.

Die Dienste werden allerdings nur spärlich genutzt. Von den rund 314‘000 externen und internen Rechnungen wurden 2017 gleichwohl rund 93 Prozent in Papierform abgewickelt, das heisst, das Buchungszentrum musste die entsprechenden Belege zur Verarbeitung einscannen. Dies ist auch darauf zurückzuführen, dass die kantonalen Verwaltungseinheiten bisher selber entscheiden konnten, ob und welche Rechnungen sie elektronisch versenden und empfangen wollten.

Künftig sollen nun gemäss dem Beschluss des Regierungsrates alle Verwaltungseinheiten den elektronischen Rechnungseingang akzeptieren und ihre Rechnungen standardmässig beziehungsweise so weit wie möglich elektronisch abwickeln. Die für eine medienbruchfreie elektronische Verarbeitung notwendigen Vorkehrungen sind bis Anfang 2020 zu treffen.

Papierlos werden schon ab April 2019 die verwaltungsinternen Verrechnungen erfolgen. Der Regierungsrat verspricht sich davon einen umweltfreundlicheren und günstigeren Rechnungsverkehr, da die Papierbeschaffung, der Druck, die Verpackung und das Porto bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen.

Gemäss Berechnungen sinkt dadurch zudem der interne Verarbeitungsaufwand um bis zu drei Franken pro Beleg, was einer Reduktion von über 50 Prozent entspricht. Ebenso führt dies zu Vereinfachungen und Einsparungen für die externen Rechnungsteller und Rechnungsempfänger.

Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs ist eines von total 28 Projekten, die der Regierungsrat in seiner Strategie Digitale Verwaltung (2018–2023) im April 2018 aufgeführt hat.