Weniger Druck beim Druck

Wenn das Layout steht, müssen die Inhalte gesetzt werden. Ohne ein PIM-System hält hier die Mischung aus digitalen Daten und manuellem Satz - sprich zusätzlicher Texterfassung - erneut den Verkehr auf. Wenn PIM- und DTP-System miteinander verknüpft sind, lassen sich ganze Seitenstrecken mit wenigen Mausklicks erstellen und das Feinlayout dann manuell anpassen. Die zuvor erstellten Befüllungsregeln und Templates zahlen sich jetzt aus: Sie verweisen als eindeutige Referenz auf die sich verändernden Produkt- oder Bildinformationen, die jederzeit aus dem PIM-System in den Printkatalog übernommen werden können. Damit ist sichergestellt, dass sich Produkt-, Bild- und Textinformationen noch kurz vor dem Druck auf den neuesten Stand bringen lassen. Auf diese Weise bewahrt sich ein Unternehmen Flexibilität bis zur letzten Minute und erspart sich wertvolle Zeit, die ansonsten für eine manuelle Aktualisierung aufgebracht werden müsste. Ein Produkt wird also bei der Publikationserstellung nicht in den Printkatalog kopiert, sondern unter Beibehaltung der Referenz entsprechend eines Layout-Templates platziert. Eine Platzierung ist damit genau die Zwischenstufe zwischen der elektronischen Produktinformation im PIM-System und der gedruckten Produktinformation im Katalog. Platzierungen ermöglichen somit den Spagat zwischen verschiedenen Sichten auf die Produktwelt: Einmal aus der Sicht des Produktmanagers, der die Produktdaten verwaltet und einmal aus der Sicht des Layouters, der den Printkatalog erstellt. Die gemeinsame Schnittmenge bilden die Platzierungen, auf deren Basis sich beide verständigen und einigen können.

Schnell gleich korrekturbedürftig: Diese Gleichung gilt bei der Katalogerstellung häufig, wenn Preise in letzter Minute ergänzt werden müssen oder Produkte mehrfach platziert wurden, aber keine Zeit für Konsistenzprüfungen bleibt. Das Dilemma: Die Zeit, die durch eine langsame, manuelle Produktionsphase verloren gegangen ist, lässt sich in der Korrektur- und Freigabephase nicht mehr aufholen, ohne neue Fehler einzubauen. Hier helfen wiederum die entsprechenden elektronischen Hilfen eines Automatisierungsprogramms weiter: Layout und Inhalt lassen sich noch einmal getrennt betrachten und erarbeiten. Gleichzeitig ist aber durch eine entsprechende Verknüpfung sichergestellt, dass sich die Teile später wieder sinnvoll zusammenfügen. Ein Web-basierter Zugriff dient der verbesserten Abstimmung, die gerade während der Korrekturphase wichtig ist. Layouter und Produktmanager können die Layout-Ansicht, die der des gedruckten Katalogs entspricht, gemeinsam durchgehen. Mit einem zusätzlichen Workflow-Modul für Freigabeprozesse können Korrekturen gekennzeichnet werden, so dass stets klar ist, wie weit der Korrekturlauf durchgeführt wurde. Sobald die Freigabe erteilt ist, ist der Weg zur Druckerei frei. Unter dem Strich reduziert sich das Einsparpotenzial bei der automatisierten Katalogerstellung aber nicht auf Layout und Satz: Weil sich Templates wieder verwenden lassen und gleichzeitig die Konsistenz von Inhalten gewährleistet ist, lässt sich gerade bei weiteren Katalogen sparen. Nach einer Untersuchung von LNC Consulting lässt sich das Zeitbudget für die Zweitversion auf ein Drittel der üblichen Arbeitsstunden kürzen. Zudem ermöglicht ein Schwarzfilmtausch für mehrere Sprachen, dass bereits parallel an einer solchen Version gearbeitet werden kann, sobald das Layout steht.

PIM
Unter Product Information Management - auch PIM oder in der deutschen Übersetzung Produktinformationsmanagement genannt - versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal ohne grossen Ressourcenaufwand mit konsistenten akkuraten Informationen beliefern zu können.