Weniger Druck beim Druck

Moritz Zimmermann ist Geschäftsführer von Hybris

Die Herstellung eines gedruckten Kataloges ist in vielen Unternehmen eine langwierige Angelegenheit. Hunderte, wenn nicht tausende Produkte müssen mitsamt den richtigen Bildern, Preisen und Beschreibungen an der korrekten Stelle stehen. Wenn das Zusammenfügen der Informationen manuell erfolgt - also etwa aus Excel-Preislisten, Word-Dokumenten und mit Bildern von einer CD-Rom - sind Probleme fast schon vorprogrammiert. Das Dilemma: Wer Fehler rechtzeitig bemerkt, verliert wertvolle Zeit, um mühsam Korrekturen vorzunehmen. Fallen sie erst später auf, bleibt ausser dem Schredder keine grosse Wahl: Gedruckt ist gedruckt. Eine intelligente Automatisierung des Layouts mit optimierten Korrekturläufen ist der Schlüssel zu einer effizienten Katalogproduktion. Experten schätzen, dass sich dadurch der für die Katalogerstellung benötigte Aufwand um rund 40 Prozent verringern lässt, und mit jeder weiteren Version oder Sprache steigt das Einsparpotenzial noch einmal deutlich. Betrachtet man die verschiedenen Phasen der Katalogproduktion nacheinander, so zeigt sich, in welchen Bereichen eine Prozessautomatisierung die grössten Verbesserungen bringt.

In der Vorbereitungsphase sitzen Designer und Produktexperten noch an einem Tisch, um den Redaktionsplan zu erstellen, Budget-Absprachen zu treffen und alle Beteiligten zu koordinieren. Die Schwierigkeiten beginnen in der Regel erst dann, wenn jeder wieder an seinem Schreibtisch sitzt und Abstimmungsbedarf im Hinblick auf Kapitelinhalte, Layouts und Korrekturläufe entsteht. Um den Inhalt der geplanten Publikation bearbeiten zu können, müssen zunächst Daten gesammelt werden. Inkonsistenzen, uneinheitliche Terminologie und Unterschiede bei technischen Informationen halten Korrekturläufe später endlos auf - weil sie nicht leicht zu entdecken sind. Daher ist ein System für Produktinformationsmanagement (PIM) der erste sinnvolle Schritt zu einer effizienteren Katalogproduktion: Darin werden sämtliche Daten, die in einem Unternehmen über Produkte vorliegen, zentral gespeichert und verwaltet. Aus dieser «einzigen Quelle der Wahrheit» wird nicht nur der Printkatalog befüllt, sondern auch die Website oder ein Onlinekatalog, so dass unternehmensweit mit konsistenten Daten gearbeitet wird. Im Zeitalter von elektronischem Desktop Publishing gehören dann auch die Medienbrüche der Vergangenheit an.

Das erste Layout erinnert an einen ägyptischen Entwurf: Die hieroglyphenartige Handschrift des Layouters hilft dem Produktmanager nicht weiter, das Groblayout rasch freizugeben. Schlimmer ist allerdings, dass für die neusten Produkte weder Daten noch Bilder vorliegen - soweit ist man beim Hersteller einfach noch nicht. Doch ohne diese Informationen gerät der ganze Produktionsprozess ins Stocken - Platzhalter müssen her. Eine Automatisierungslösung, die mit einem PIM-System zusammenarbeitet, bietet hier Abhilfe: Das Layout wird typisiert - das heisst, es werden Platzierungsvorlagen erstellt und Befüllungsregeln definiert, nach denen Inhalte aus dem PIM-System in das Layout fliessen dürfen. Wichtig: Eine Automatisierungslösung sollte das Rad nicht neu erfinden, wenn es ums Layout geht. Vielmehr sollte es Verknüpfungen zu den gängigen DTP-Anwendungen bieten. Auf diese Weise können Layouter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, statt erst aufwändig neu geschult werden zu müssen. Jedes Kapitel kann aus beliebig vielen Publikationselementen - individuell erstellten oder dynamisch erzeugten Seiten - bestehen. Eine Automatisierungslösung bietet die Option, über festlegbare Layout-Templates zu bestimmen, was auf welcher Seite in gewünschter Form erscheinen wird. Klassische Gestaltungstechniken wie Raster Layout, generatives und freies Layout sowie Vakatseiten lassen sich automatisiert anwenden, während die gestalterische Freiheit bei der Katalogerstellung erhalten bleibt. Die mit Platzhaltern versehenen Seiten werden über ein Plug-in eins zu eins in ein DTP-Programm übertragen, wo sie wie gewohnt weiter bearbeitet werden können. Dabei ist eine eindeutige Zuordnung von Seite und Template möglich, die sonst nur implizit vom Designer mit dem DTP-Programm vorgenommen wird und sich der Kontrolle des Produktmanagers entzieht.