Spareffekt ohne Einbussen

Die IT-Abteilung der Immobilienfirma PSP Swiss Property weiss was es heisst, unter Zeitdruck zu stehen: In nur knapp drei Monaten musste die kleine Mannschaft IP-Telefonie evaluieren und einführen. Der Grund: Infolge einer betrieblichen Reorganisation stand kurzfristig der Bezug neuer Räumlichkeiten an. Dabei die bestehende, mehr als zehn Jahre alte Telefonanlage mitzunehmen, hätte keinen Sinn gemacht. Erich Schwab, IT-Leiter der PSP Swiss Poperty: «Die alte Anlage hatte ihr erreicht. Ersatzteile waren, wenn überhaupt, nur noch schwer zu bekommen. Daher war klar, dass mit dem Umzug die Zeit gekommen war, auf VoIP umzustellen.»

Der enorme Zeitdruck für das VoIP-Projekt kam allerdings von anderer Seite. Mitte Juli 2007 hatte PSP Swiss Poperty ihren Geschäftsbereich «Immobilienbewirtschaftung für Drittkunden» an die deutsche Bilfinger-Berger-Gruppe verkauft. Als Folge mussten die Daten dieser Geschäftseinheit so rasch als möglich aus dem Firmennetz gelöst werden. Dieses Projekt genoss Vorrang vor der VoIP-Migration - die daher erst später begonnen und dafür überaus rasch abgewickelt werden musste. Für Schwab stand entsprechend schnell fest, dass er das Projekt nur mit externen Partnern würde abwickeln können. Dabei vertraute er auf Swisscom. Sie betreut bereits den Mobil-Bereich von PSP und hatte sich in den vergangenen Jahren schon bei anderen Projekten als bewährte Partnerin erwiesen. Die Datentrennung legte Schwab in die Hände von Swisscom IT-Services, die VoIP-Umstellung vertraute er Swisscom Solutions an.

Bei der VoIP-Evaluierung fokussierte Schwab Nortel- und Siemens-Systeme. Softphones waren für ihn kein Thema, denn er wollte in der Telefonie keineswegs vollständig von der EDV abhängig sein. Den Entscheid, welche Apparate künftig die Schreibtische zieren, überliess Schwab den Anwendern. Sie nahmen die zur Wahl stehenden Endgeräte genau unter die Lupe. Mehr als drei Viertel von ihnen sprachen sich für die Siemens-Geräte aus. Basierend auf diesem Entscheid wurde ein Siemens Hipath 4000 gekauft, als Endgeräte wurden Optipoint 420 Economy und 420 Standard plus Zusatzmodule angeschafft.

Bei der Implementierung der VoIP-Anlage erwiesen sich zwei Dinge als vorteilhaft. Die Einsatzfreude und die Erfahrung des Projektleiters, den Swisscom Schwab zur Seite stellte, und die Grösse von Swisscom. Wann immer es Probleme gab, waren die benötigten Spezialisten sehr schnell zur Stelle. «Swisscom ist bei weitem nicht so schwerfällig, wie Kritiker immer anführen», schmunzelt Schwab.

Allerdings vertraute er selbst im Vorfeld auch nicht ausschliesslich auf das Swisscom-Urteil. Weil er weiss, dass es immer gut ist, wenn man bei Problemen den Rat eines unabhängigen Dritten einholen kann, engagierte er parallel einen neutralen Projektbegleiter der Aarauer ITcomPro. Dieser lieferte zahlreiche Inputs und Tipps, die halfen, das Projekt zügig abzuwickeln.

Die Implementierung des VoIP-Systems in den sechs Firmenstandorten verlief, wie von Schwab erwartet, gesamthaft reibungslos. Dennoch gab es, wie er unumwunden zugibt, natürlich auch das eine oder andere unerwartete Problem zu lösen. So klagten seine Mitarbeiter, unmittelbar nachdem das VoIP-System live gegangen war, über sehr langsamen Datenverkehr. Für den IT-Leiter ein zunächst unerklärliches Phänomen. Denn die vor der Liveschaltung durchexerzierten Netzwerktests waren erfolgreich verlaufen. Schliesslich kristallisierte sich der Grund für den stockenden Traffic heraus: Weil man die IP-Telefonie für viel Bandbreiten-hungriger gehalten hatte, als sie es tatsächlich ist, hatte man ihr mehr Bandbreite eingeräumt, als notwendig. Schwab gibt daher anderen VoIP-Interessenten folgenden Tipp: «Das A und O bei der VoIP-Einführung sind die Grundkonfigurationen. Es lohnt sich sehr, dafür etwas mehr Zeit aufzuwenden.»

Fast schon kuriose Probleme gab es bei der VoIP-Umstellung in der Oltener Filiale. Dort konnte das System ohne erkennbaren Grund einfach nicht zum Laufen gebracht werden. Nach längerer Fehlersuche stellte sich heraus: Durch einen administrativen Fehler waren die falschen Telefonnummern mitgeteilt worden. Allerdings waren zu diesem Zeitpunkt der neue Geschäftsbericht, das neue Briefpapier und die Visitenkarten bereits gedruckt und die Mieter via Kun-denbrief über die neuen, also falschen Telefonnummern informiert. Den dadurch enstandenen Schaden, der sich auf einige -Tausend Franken beläuft, soll nun Swisscom übernehmen, verlangt Schwab.

Trotzdem ist er überzeugt, dass er bei der Partnerwahl eine glückliche Hand hatte. Denn letztlich wurden alle auftretenden Probleme gelöst und sowohl der ehrgeizige Zeitplan als auch das auf rund 250000 Franken angesetzte Budget eingehalten.

Heute telefonieren 85 PSP-Mitarbeiter an sechs Standorten (siehe Box) mit VoIP - und zwar problemlos. «Die Gesprächsqualität ist ausgezeichnet - meine anfänglichen Bedenken erwiesen sich als unbegründet», freut sich Schwab, für den die IP-Telefonie die Realisierung von Spareffekten ohne Qualitätseinbussen bedeutet. Allein im Unterhalt und bei den Service-Verträgen spart er fast 25000 Franken jährlich. Bei den Telefonkosten, die bisher mit rund 65000 Franken pro Jahr zu Buche schlugen, erwartet er Einsparungen von 30 Prozent. Insbesondere die nun kostenlosen internen Gespräche zwischen den Filialen fallen ins Gewicht. Zudem habe man die administrativen Aufwände senken und gleichzeitig die Flexibilität erhöhen können, so Schwab.

2008 will Schwab die Verschmelzung von IT und Telefonie weiter vorantreiben. Geplant sind die Mobilfunk-Integration sowie die Einführung von CTI (Computer Telephony Integration), mit der die Anwender aus jeder Hauptapplikation heraus telefonieren können. Für diese Projekte hat Schwab ein Budget von nur 50000 Franken veranschlagt. Dies, weil die nötigen Vorkehrung bereits bei der VoIP-Implementierung getroffen wurden. Alle Projekte gleichzeitig zu realisieren, stand für Schwab nie zur Diskussion. Damit bleibt er seinem Grundsatz treu: «Man sollte nicht an zu vielen Baustellen gleichzeitig arbeiten. Tritt irgendwo ein Fehler auf, gestaltet sich die Suche enorm schwierig.»

Zur Firma

PSP Swiss Property besitzt Büro- und Geschäfts-räume im Wert von 4,8 Milliarden Franken. Der Börsenwert des Unternehmens liegt bei etwa 3,1 Milliarden Franken. Rund 85 Mitarbeiter verteilen sich auf die Standorte Zürich, Wallisellen, Olten, Genf, Lausanne und Zug. Zu den bekanntesten Immobilien von PSP gehören unter anderem das Löwenbräu-Areal sowie das Hürlimann-Areal, das grösstenteils an Google vermietet ist. www.psp.info

Zur Person

Erich Schwab ist seit 18 Jahren in der Informatikbranche tätig und damit als IT-Urgestein zu bezeichnen. Vor zehn Jahren hat Schwab als IT-Leiter bei Turegum, einer Tochterfirma der Zürich Versicherung, angeheuert. 2000 ging der Immobilienteil von Turegum als PSP Swiss Property an die Börse. Privat engagiert sich Schwab leidenschaftlich im Hundesport. Mit seiner Labrador-Hündin Nera hat er kürzlich an der Schweizer Agility-Meisterschaft teilgenommen.