«Update muss Vorteile haben»

Wer in einen Porsche, VW oder Mercedes steigt und sich anschnallt, schaltet damit am Armaturenbrett ein Lämpchen aus. Die dazu ins Gurtschloss integrierten Mikroschalter werden in Chur entwickelt, konstruiert und gefertigt. 120 Mitarbeiter beschäftigt der in den 60er Jahren gegründete Autozulieferer Polycontact. Produziert wird nach den strengen Qualitätsanforderungen der ISO-TS-16949, die alle Forderungen der Automobilindustrie an ein Qualitätsmanagementsystem in sich vereinigt und in Chur die gesamte Auftragsabwicklung vom Wareneingang bis zur Auslieferung betrifft.

1999, getrieben von der anstehenden Jahr-2000-Umstellung, hat Polycontact ihr bisheriges PPS-System (Produktionsplanung und -steuerung) durch die erheblich mehr Funktionen umfassende ERP-Software (Enterprise Ressource Planning) Psipenta in der Version 3 von der Glattbrugger PSI ersetzt. Allerdings waren die Erfahrungen in den ersten Jahren keineswegs zufriedenstellend. Als Daniel Manser 2001 als Finanzchef bei Polycontact einstieg, lief das Programm noch keineswegs stabil und ausserdem war die Integration des Finanzmoduls «Simultan» ins Psipenta nicht optimal gelöst, wie Manser rückblickend feststellt.

Trotzdem, so Manser weiter, stand ein Wechsel der Software nicht zur Diskussion. Vielmehr habe man ein Update auf die kommende Version 6 favorisiert. Ausschlaggebend sei gewesen, dass die Unterstützung reibungslos funktioniert habe und vom hiesigen PSI-Chef Beat Stark deutliche Verbesserungen angekündigt worden sind.

Zu dieser Zeit sei ausserdem der bestehende Server durch ein neues, leistungsfähigeres Modell ersetzt worden. Im Prozess der Softwareauswahl waren neben Manser die Geschäftsleitung von Polycontact integriert, was der ohnehin gepflegten Transparenz der Churer entspricht.

«Der PSI-Berater Andreas Meyer kennt seit Jahren unseren Betrieb und erarbeitete sich aufgrund der guten Zusammenarbeit seine jetzige Schlüsselrolle», sagt Manser heute. Zudem sei man damals auch vom PSI-Chef allgemein auf dem neusten Stand in Sachen ERP gehalten worden. Dass es Stark nicht darum gegangen sei, möglichst rasch seine jeweils jüngsten Software-Versionen zu implementieren, sei bei Polycontact ebenfalls positiv registriert worden.

Bei der ersten Auswahl des ERP-Anbieters ist Polycontact laut Manser allerdings auch extrem vorsichtig vorgegangen. Es wurden Referenzen eingeholt und diese auch überprüft. Die «Chemie» im Umgang mit PSI und die Kontinuität der Berater-Präsenz haben Spezialisten für Mikroschalter dabei nicht aus den Auge verloren. Ausserdem sind die Verantwortlichen von Polycontact bei PSI vorbeigegangen und haben sich konkrete Testumgebungen angeschaut. Als für das Update Verantwortlicher konnte Manser dann auf dieser Basis aufbauen, zumal inzwischen positiv aufgefallen sei, dass «nicht bei jedem Problem ein anderer PSI-Berater bei uns auftauchte», wie Manser sagt.

Sein Resümee zeigt aber klar den Fokus auf die Interessen des eigenen Unternehmens: «Trotz allem ist das Update aufgrund der Probleme und nicht wegen irgendwelcher potenzieller Erweiterungen fällig geworden». Typisch für ein KMU ist auch bei den Churern, dass die IT zu keiner Zeit Selbstzweck ist, wie der Finanzchef betont.

Dazu gehört auch, dass die Leistungen der ERP-Anbieterin immer wieder einmal einer Kosten-Nutzen-Analyse unterzogen wird. Zudem habe man sich selbst sehr genau geprüft, um zu wissen, welche Tools zwar «nice to have», aber trotzdem in der Produktion entbehrlich seien.

Dabei war die Unterstützung der PSI-Berater wesentlich. Sie hat allerdings auch dafür gesorgt, dass die Abhängigkeiten von PSI ebenfalls gewachsen sind: «Heute sind wir an PSI gebunden, wie Office-Anwender an Bill Gates», hält Manser denn auch realistisch fest.

Nachdem im Frühling die Entscheidung für das Update gefallen war, ging es bei Polycontact zügig voran. Im Sommer wurde eine Testinstallation der Psipenta-Version 6.0 aufgesetzt. Sie wurde von den involvierten Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Produktion und Finanzen eingehend ausprobiert.

Schon anhand der Testvariante wurde mit der Schulung der Mitarbeiter begonnen. Rund vier Wochen später konnte man -risikolos, wie Manser festhält, mit der frischen Version produktiv gehen. PSI stellte am Ende für ihren Einsatz drei Mannwochen in Rechnung.

Die von Anfang an transparent gestaltete Abwicklung des Updates wäre ohne die externe Beratung und Unterstützung nicht so kostengünstig und schnell realisierbar gewesen, glaubt der Polycontact-Mann heute. Zumal das ERP-System einem ständigen Wandel unterworfen ist. Prozesse werden laufend optimiert und im Psipenta abgebildet. Auch auf diesem Wege lässt sich Geld sparen und damit letztlich ein Mehrwert für die Firma erwirtschaften.

Nicht zuletzt weil die Integration der diversen Weiterentwicklungen und Zusatz-Tools problemlos ablief, hat sich der Rückgriff auf die Berater bezahlt gemacht. Profitiert hat Polycontact von der Unterstützung auch in anderen IT-Bereichen.