DEX als Gemeinschaftswerk

«Wichtig war uns, dass wir bei der Einführung von DEX nicht aus einem Elfenbeinturm heraus agieren, sondern die Mitarbeiter aus allen Fachabteilungen in einem partizipativen Prozess miteinbeziehen. Als Nutzer wissen sie genau, was sie brauchen», sagt Susanne Krause-Hennemann. «Zudem gingen wir vernetzt vor und bildeten abteilungsübergreifende Projektteams mit Mitgliedern etwa aus der IT-, HR- oder Marketing-Abteilung. Die Einführung von Tools für Digital Employee Experience funktioniert am besten als Gemeinschaftswerk, das Perspektiven aus verschiedenen Abteilungen einbezieht.» 

Martin Kraus, Senior Manager Solution Consulting Employee Experience bei ServiceNow, bestätigt diese Einschätzung: «Firmen dürfen DEX nicht isoliert als Silo betrachten, sondern sollten alle Abteilungen bei der Umsetzung ins Boot holen, von HR und IT über Finance bis hin zur Rechtsabteilung. Im Idealfall treibt der Chief Digital Officer als übergreifende Stelle die digitale Mitarbeitererfahrung voran.»

Seiner Meinung nach geht es auch darum, vertrauliche digitale Feedback-Kanäle einzurichten, damit Mitarbeiter regelmässig ihre Wünsche und Ideen für Veränderungen einbringen können, etwa zum Ablauf alltäglicher Prozesse.

«Diese Umfragen sollten einfach und intuitiv zu bedienen und schnell zu beantworten sein. Firmen erhalten so aktuelle Einblicke in die Stimmung der Belegschaft und können Lösungen sehr schnell basierend auf dem Feedback anpassen. Werden Massnahmen nur top-down von oben angestossen, besteht die Gefahr, dass
Unternehmen diese am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter vorbei umsetzen», so Martin Kraus.

Zum Start rät er Firmen zu DEX-Projekten, die sich relativ einfach verwirk­lichen lassen und schnell Erfolge zeigen. Zu diesen Quick-Wins zählt er beispielsweise Onboarding-Prozesse, über die sich neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Tag über ein Portal ihr Notebook aussuchen können, dort einfach Steuernummer oder Kontoverbindung eintragen können und dann in den ersten Tagen mit Trainings und ersten Aufgaben begleitet werden.

«DEX-Lösungen bieten auch virtuelle Agenten beziehungsweise intelligente Bots, die rund 60 Prozent der Fragen von neuen Mitarbeitern beantworten können, sofern sie Hilfe benötigen», so Martin Kraus weiter.

Laut Anna Kopp von Microsoft sollten Unternehmen auch den Betriebsrat miteinbeziehen, um Klarheit beim sehr wichtigen Thema Datenschutz zu schaffen: «Die digitale Employee Experience soll die Produktivität von Individuen steigern. Persönliche Einblicke gestützt auf datenbasierte Erkenntnisse können Mitarbeitenden helfen, regelmässige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und die Beziehung zu Kolleginnen zu stärken. Das soll aber auf keinen Fall als Leistungsbeurteilung für die Mitarbeitenden geltend gemacht werden können», so Kopp.