Eine teure Krankheit grassiert in Schweizer Unternehmen: die SAP-Überlizenzierung. Denn schaut man sich SAP-Anwenderlandschaften genauer an, dümpeln viele Lizenzen unausgeschöpft vor sich hin und belasten dabei gleich doppelt das Budget. Unternehmen zahlen für Developer-, Professional- und Limited-Professional-Nutzer erst einmal die üblichen Lizenzgebühren. Zusätzlich fallen Wartungskosten an, die SAP im Verlauf der nächsten vier Jahre von derzeit 17 auf 22 Prozent anheben will. In Unternehmen mit mehreren tausend SAP-Lizenzen kommt dabei ein hübsches Sümmchen zusammen. Es lohnt sich also, die Lizenzvergabe im eigenen Unternehmen zu überdenken.
«Durch Lizenzoptimierung lassen sich bis zu 35 Prozent der Kosten einsparen», stellt Kai Janssen von Honico Software Zürich in Aussicht.

Sein Analysewerkzeug DynamicLicenceControl (DLC) optimiert die SAP-Systemvermessung und vermeidet dadurch teure Nachlizenzierungen. Der Industriegaslieferant Linde Gas hat mit Hilfe von DLC seine Kosten um 25 Prozent reduziert, und die Migros ist dabei, damit ihren SAP-Lizenzdschungel zu durchforsten, so Janssen. DLC macht in SAP-Systemen inaktive Nutzer ausfindig und deckt Inkonsistenzen bei der User-Klassifikation in Developer, Professional und Limited Professional auf. Als Parameter dienen unter anderem die pro User verbrauchte CPU-Zeit, die benutzten SAP-Module und die Anzahl der getätigten Transaktionen. Die Analyse liefert Eckdaten, anhand derer Unternehmen eine passgenauer an der Praxis orientierte Reklassifikation ihrer SAP-Benutzer vornehmen und so Kosten reduzieren können. Eine Trendanalyse ermöglicht es zudem, ein wenig in die Zukunft zu schauen und den Verlauf von SAP-Nutzungsvolumina abzuschätzen.

Denn die Klassifikation ihrer Anwender in unterschiedlich teure User-Lizenztypen nehmen SAP-Kunden selbst vor, und greifen dabei anscheinend oft genug daneben. Hilfe von SAP ist dabei nicht zu erwarten. «Mit der Systemvermessung kontrollieren wir die User-Anzahl, nicht die User-Lizenztypen», sagt Andreas Stuker, Mitglied der Geschäftsleitung von SAP Schweiz. Von DLC erhobene Parameter wie verbrauchte CPU-Zeit oder Transaktionsvolumina seien allerdings nur für unternehmensinterne Verrechnungsmodelle interessant, so Stuker. Denn SAP erhebt, von wenigen Ausnahmen abgesehen, Lizenzgebühren pro User. Die Anzahl transferierter Datensätze spielt lediglich bei Lohnabrechnungen oder beispielsweise beim Zusatzmodul GTS, das zum Management grenzüberschreitender Handelsbeziehungen eingesetzt wird, eine Rolle.
Oft erleben Firmen nach der SAP-Systemvermessung jedoch eine böse Überraschung und werden zu deftigen Nachzahlungen verdonnert. «Kriterien wie CPU-Zeit und Transaktionen können SAP-Kunden Indizien liefern, die auf eine Fehllizenzierung hindeuten», meint Andreas Oczko, Vorstandsmitglied der deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe. Aber was dann? Häufig genug schreiben Regelverträge Lizenzen auf Jahre hinaus fest. Bei SAP beliebt ist beispielsweise die 15-Prozent-Regelung, welche das Verhältnis der Limited-Professional- zu den Professional-Anwendern definiert. Stellt ein Unternehmen später fest, dass es mehr preiswertere Limited-Professional-Lizenzen benötigt und macht diese gegenüber SAP geltend, steigen damit auch automatisch die kostenintensiven Professionals. Die Prozentregelung wirkt wie eine eingebaute Kostenschraube, die sich immer schneller dreht.

Von entscheidender Bedeutung ist es daher so Oczko, schon bei den Vertragsverhandlungen Verträge über einen möglichst langen Zeitraum konfigurierbar zu halten. Nur mit flexiblen Verträgen lassen sich Überlizenzierungen im Nachhinein korrigieren und Kosten senken. «Auch die 15-Prozent-Regelung ist kein Naturgesetz, sondern verhandelbar», betont Oczko und empfiehlt SAP-Kunden ausserdem, eine vernünftige Benutzer- und Lizenzverwaltung zu betreiben.

Denn Unternehmen, die etwa mit Hilfe der von SAP kostenlos angebotenen Licence Administration Workbench (LAW) gewissenhaft ihre Hausaufgaben erledigen, benötigen keine Lizenzoptimierung. Firmen, die das unterlassen, schliddern auf lange Sicht ins blanke Chaos. «Für solche Firmen können Werkzeuge wie Honicos DynamicLicenceControl durchaus nützlich sein», schätzt Oczko. Sein Lizenzmanagement hat jeder Kunde letztlich selbst in der Hand.

Ein SAP-Application-Developer-Nutzer ist berechtigt, die mit SAP NetWeaver zur Verfügung gestellten Entwicklungswerkzeuge zu verwenden, um erworbene SAP-Anwendungen zu bearbeiten. Die Nutzungsrechte des SAP-Application-Developer-Nutzers beinhalten die einem SAP-NetWeaver-Developer-Nutzer eingeräumten Rechte. Darüber hinaus nicht jedoch die einem SAP-Application-Professional-Nutzer oder einem SAP-Application-Limited-Professional-Nutzer eingeräumten Rechte, sondern nur die einem SAP Application-Employee-Nutzer eingeräumten Rechte.

Ein SAP-Application-Professional-Nutzer ist berechtigt, von der erworbenen Software unterstützte operative Rollen auszuführen. Die Nutzungsrechte des SAP-Application-Professional-Nutzers beinhalten die einem SAP-NetWeaver-Professional-Nutzer eingeräumten Rechte sowie die einem SAP-Application-Limited-Professional-Nutzer eingeräumten Rechte.

Ein SAP-Application-Limited-Professional-Nutzer (auch Sondernutzer genannt) ist berechtigt, in eingeschränktem Umfang und gelegentlich operative Rollen im Zusammenhang mit den von der erworbenen Software unterstützten Geschäftsprozessen des Kunden auszuführen. Für Nutzer, die auf die Software ausschliesslich über Handhelds zugreifen, können die Nutzungsrechte eines SAP-Application-Limited-Professional-Nutzers erworben werden.
In der entsprechenden Vereinbarung müssen die eingeschränkten Nutzungsrechte für diese SAP-Application-Limited-Professional-Nutzer detailliert beschrieben werden. Dies können Mitarbeiter eines Drittunternehmens sein, wie z.B. Kunden und Lieferanten des Kunden. Für Nutzer, die Funktionen oder Rollen wahrnehmen, die normalerweise von Mitarbeitern des Kunden wahrgenommen werden, wie z.B. selbständige Unternehmer, Berater oder Mitarbeiter mit Zeitverträgen, sind Nutzungsrechte als SAP-Application-Professional-Nutzer zu erwerben.
Die Nutzungsrechte des SAP-Application-Limited-Professional-Nutzers beinhalten die eines SAP-Application-Employee-nutzer eingeräumten Rechte. Der Anteil der SAP-Application-Limited-Professional-Nutzer an den nutzungsberechtigten SAP-Application-Professional-Nutzern darf nicht mehr als fünfzehn Prozent betragen.

Ein SAP-Application-Employee-Nutzer darf auf SAP-Anwendungen nur für die Ausführung der folgenden Transaktionen zugreifen:
- Desktop Procurement Self-Services
- Reiseplanung und Spesenabrechnung,
- Talent-Management-Self-Services einschliesslich Mitarbeiterbeurteilung, Mitarbeiter-Entwicklungspläne, Mitarbeiter-Schulungserfassung, interne Stellenausschreibungen,
- Read-only Analytics. Jeder SAP-Application-Employee-Nutzer darf die Software nur für seine eigenen Zwecke und Daten und nicht für Daten anderer oder im Namen anderer nutzen. Die Nutzungsrechte des SAP Application-Employee-Nutzers beinhalten die einem SAP Application Employee-Self Service-Nutzer eingeräumten Rechte.

Ein SAP Application-Employee Self Service-Nutzer (ESS) darf auf SAP Anwendungen nur für die Ausführung der folgenden HR Self-Services Transaktionen zugreifen:

- Pflege von Mitarbeiterstammdaten,
- Zeit- und Anwesenheitserfassung,
- Mitarbeiterverzeichnis,
- Anmeldung bei Arbeitgeberleistungsplänen (Benefits).

Jeder SAP-Application-Employee Self-Service-Nutzer darf die Software nur für seine eigenen Zwecke und nicht für oder im Namen anderer nutzen.