Eine Frage der Technik

Vor der Wahl und dem Einsatz einer Plattform für Intelligent Automation sollte eine sorgfältige Analyse der aktuellen Situation stehen. «Besonders wichtig ist, dass Unternehmen nicht irgendwelche Prozesse automatisieren, sondern sich zuvor Gedanken dazu machen», betont Per Stritich von Automation Anywhere. «Hier kann ein externer Partner bei der Identifizierung und Planung unterstützen.»

Welche Prozesse im Unternehmen lassen sich prinzipiell automatisieren? Welche davon bieten den schnellsten und/ oder den grössten Gewinn an Effizienz? Welche Systeme müssen integriert werden und wie sehen die Schnittstellen dafür aus? Wie umfangreich und komplex soll die Prozess­automatisierung sein und wer ist dafür zuständig? Wie sieht die langfristige Automatisierungsstrategie aus und welche Entwicklungsmöglichkeiten bieten die Plattformen, um diese langfristigen Ziele zu erreichen?

Das sind nur einige der Fragen, die man sich im Vorfeld stellen sollte. Jörg Richter von Pegasystems rät, möglichst früh die einzelnen Fachbereiche in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen: «Eine reine IT-getriebene ‹Tool-orientierte› Einführung scheitert oft am fachlichen Nutzen oder an der Akzeptanz der Anwender.»

Der Experte empfiehlt, ein- bis zweiwöchige «Innovation Sprints» nach der Design-Thinking-Methode durchzuführen. «Dieser Ansatz führt nicht nur zu schönen Bildern, Folien und Dokumenten, sondern zu Prototypen, also zu real ausführ­barer Software.»

Nach Ansicht von Devin Gharibian-Saki, Chief Solution Officer bei Redwood Software, einem weiteren Anbieter von Automatisierungs-Tools, sollte man aber auch die Total Cost of Ownership (TCO) nicht aus dem Blick verlieren: «Es gibt sehr viele Technologien, die eingesetzt werden können, entsprechend muss man darauf achten, dass die Kosten der Nutzung und das Ausrollen all dieser Technologien nicht den messbaren Mehrwert komplett aufbrauchen.»

Wenn die Strategie klar ist, dann sollte die Einführung der Automatisierungslösung laut Pegasystems-Experte Jörg Richter schrittweise erfolgen: «Wir plädieren für eine pragmatische agile Methodik, die dem Fachbereich möglichst schnell einen konkreten Nutzen aufzeigt und keine langen Analyse-Vorlaufzeiten benötigt.»

Kofax-Manager Schmidt empfiehlt, eine Digitalisierungs-Taskforce zu gründen oder ein Center of Excellence für die Automatisierung einzurichten. «Mit einem solchen Kompetenzteam verläuft die Einführung meist effizienter.» Dieser Empfehlung folgen die meisten Unternehmen. Laut der Forbes-Studie haben bereits 51 Prozent der Befragten ein solches Center of Excellence für die Prozessautomatisierung eingerichtet, weitere 41 Prozent planen dies.

Intelligent-Automation-Plattformen erweitern die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung deutlich über die Einsatzgebiete von Robotic Process Automation hinaus. Während RPA vor allem einfache, standardisierte und sich häufig wiederholende Aufgaben adressiert, sind die Einsatzmöglichkeiten von Intelligent Automation wesentlich weiter gefasst. Sie reichen von der durchgehenden Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse bis zur Entscheidungsvorbereitung.

Vor der Einführung von Intelligent Automation sind allerdings einige Hürden zu überwinden. Die meisten Projekte befinden sich noch in der Pilotphase, wie die Studie von KPMG und HFS Research ergab. Laut KPMG-Manager Dominik Loerts sind noch viele Anwender unsicher, wie sich Künstliche Intelligenz in Automatisierungsprojekten sinnvoll einsetzen lässt.

Hinzu kommt: Es fehlen Fachkräfte und Kompetenzen und auch die Skalierung bereitet Schwierigkeiten. Dennoch sollten sich Unternehmen davon nicht entmutigen lassen, denn intelligente Automatisierung wird mehr und mehr zu einem Schlüsselfaktor, ohne den eine durchgängige Transformation von Prozessen nicht denkbar ist. «Intelligent Automation sollte Teil jeder Digitalisierungs-Initiative sein», rät daher Redwood-CSO Gharibian-Saki.