Beim ERP-Wechsel ist Partnerschaft entscheidend

Seit neun Jahren steht zwar eine ERP-Software bei Pestalozzi im Einsatz, doch wurde dieses Programm ab 2004 nicht mehr weiterentwickelt und die Wartung war nur noch über die Softwareverkäuferin zu haben. Für Pestalozzis Informatikchef Rafael Gomez Grund genug, ein neues ERP-System zu suchen, das zudem die aktuellen ERP-Möglichkeiten mitbringen sollte. Angefragt wurden rund 100 Anbieter, von denen 74 Angebote einreichten. 26 davon wurden intern gesichtet und sechs wurden von einem Team von 20 «Keyusern», wie Gomez sagt, «auf Herz und Nieren getestet». Die im Pflichtenheft vorgelegten Anforderungen seien allerdings auch hochgesteckt gewesen, fügt er an. Sämtliche Geschäftsprozesse vom Einkauf über die Offertenstellung bis zur Fakturierung sollten vollständig abgebildet und fürs Archiv automatisch erfasst werden. Ausbaufähig sollte das neue System sein, die bestehende Lösung ersetzen und Funktionen von diversen Insellösungen übernehmen können. Pestalozzi verlangte eine integrierte Lösung, die wegen einer geplanten Umstellung des Betriebssystems von Unix auf Windows in die Microsoft-Plattform migrierbar sein musste. Zudem wollte Gomez eine Standardlösung von nur einer Herstellerin.
Ausgeschrieben wurde das Projekt international, wobei am Schluss SAP und Lobos auf der Shortlist standen. Zum Zuge kam schliesslich das Programm SQL-Business von Lobos. Obwohl beide Anbieter die Anforderungen erfüllt haben, hätten Benutzerführung und Oberfläche von SQL-Business die Keyuser überzeugt, erklärt der Pestalozzi-Mann, der grossen Wert auf die Mitarbeiterbeteiligung bei der Evaluation legte.
Ausschlaggebend sei dabei gewesen, dass sich der Kontakt zu den Verantwortlichen bei Lobos von Anfang an partnerschaftlich und gut gestaltete: «Je besser die Partnerschaft, desto mehr Einfluss hat man erfahrungsgemäss auch auf die Lösung», hält Gomez fest.
Der Entscheid für SQL-Business fiel im Juni 2005, im Januar 2006 ging die Lösung live. Es steht zur Zeit auf 170 Arbeitsplätzen allen 263 Mitarbeitern zur Verfügung. Für sie war die Umstellung nicht immer einfach, erläutert Gomez, denn in der Anfangsphase brachte die Migration einiges an Mehrarbeit für die Kollegen mit sich, resümiert er.