Der härter werdende Wettbewerb zwingt Unternehmen zunehmend, ihre Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Hier liegen noch stille Reserven, um die eigene Effizienz und damit die Position gegenüber der Konkurrenz zu verbessern. Denn: Im globalisierten Wettbewerb sind es oft nur geringste Vorsprünge in der Effizienz eines Unternehmens, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Effektivste Methode, diese Ziele zu erreichen, ist Business Process Management: Ein IT-gestütztes Managementsystem, das die Prozesse im Unternehmen optimiert und vollständig verzahnt. Kosten werden gesenkt, die Wertschöpfung gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht.
Sei es eine Bestellabwicklung im Vertrieb, die Abläufe in der Produktion oder die Zusammenarbeit mit den Zulieferern: Prozesse sind die Nervenbahnen eines Unternehmens. Die Art und Weise, wie sie organisiert sind, entscheidet über die Konkurrenzfähigkeit. Nur diejenigen Unternehmen werden im Wettbewerb bestehen, die ihre Prozesse und damit ihre Prozesskosten im Griff haben. Zentrales Erfolgskriterium ist dabei das unternehmensweite Zusammenspiel der einzelnen Prozesse miteinander. Denn: Was nützen die reibungslosesten Abläufe im Vertrieb, wenn die Abstimmung mit der Produktion nicht funktioniert? Was bringen hochmoderne Informationstechnologien, wenn einige Systeme nicht mitei-nander «sprechen» können und Prozessdaten mühsam und kostenintensiv per Hand übertragen werden müssen?

Eine Lösung bietet das moderne Prozessmanagement, neudeutsch: Business Process Management (BPM). Mit BPM lassen sich die Abläufe im Unternehmen quer durch alle Unternehmensbereiche optimieren und miteinander verzahnen. Gleichgültig, ob ein Vorgang in der Akquisition oder der Fertigung, der Logistik oder dem Marketing stattfindet: BPM sorgt dafür, dass sämtliche Geschäftsprozesse bestmöglich zusammenwirken. Denn ein Unternehmen kann nur dann wettbewerbsfähige Konditionen am Markt anbieten, wenn die eigenen Prozesse so effektiv wie nur irgend möglich organisiert sind.

Die Symptome für schlechte Prozesse sind meist die gleichen: Medienbrüche und Mehrfacheingaben, manuelle Abstimmung statt technischer Übergabe sowie fehlende Transparenz. Modernes Prozessmanagement beruht deshalb auf einem modernen IT-Managementsystem, das die Prozesse eines jeden Unternehmensbereichs einheitlich definiert und festlegt. Durch die Einführung eines durchgängigen BPM-Systems lassen sich die vorhandenen Kostentreiber erheblich reduzieren. Zusätzlich registriert es die BPM-Software sofort, wenn ein Prozessschritt erledigt ist. Mitarbeiter und Management haben damit eine Gesamtsicht über alle Tätigkeiten im Unternehmen und jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Status eines Prozesses einzusehen.

Hinzu kommt: BPM-Systeme erlauben das aktive Eingreifen in die laufenden Prozesse. Ein Beispiel: Die Fertigung erzeugt ein fehlerhaftes Produkt. In diesem Fall sendet die BPM-Software automatisch eine Rückmeldung an den Vertrieb; dort können sofort die notwendigen Schritte eingeleitet werden. Das BPM-System beschreibt also nicht nur den bloßen Ablauf der Wertschöpfungskette, sondern reagiert direkt und selbständig auf tatsächlich erfolgte Prozesse. So erreichen Unternehmen erheblich schnellere Reaktionszeiten, ein weitaus geringeres Risiko von Fehlentscheidungen sowie eine wesentlich bessere Prozessanalyse.

Die Einführung eines BPM-Systems erfolgt in mehreren Schritten. Am Anfang steht eine detaillierte Prozessdokumentation. Dabei wird dokumentiert und analysiert, wie die bestehenden Prozesse funktionieren und wo Verbesserungspotenzial besteht. Die Prozesse werden dafür nach Erfolgsfaktoren und Kostentreibern untersucht und per Kosten-Nutzen-Analyse und Prioritätenliste bewertet.

Der nächste Schritt umfasst die Prozess-Optimierung und Implementierung: Ineffektive Prozesse werden ausgetauscht oder modifiziert, neue Prozesse geschaffen. Basis für eine langfristige und kontinuierliche Optimierung ist die anschließende Prozess-steuerung, mit der die Prozesse ständig überwacht und ausgewertet werden. Dafür bestimmt das Unternehmen Mess- und Kontrollkriterien für Frühindikatoren und Erfolgsfaktoren. Geeignete Kriterien sind zum Beispiel Durchlaufzeiten, Termintreue, Fehlertoleranzen oder Produktionskosten. Damit ist die Früherkennung und stetige Anpassung und Verbesserung der kritischen Prozesse gewährleistet.

Die einzuführende BPM-Software muss zwei Voraussetzungen erfüllen: Sie muss erstens die komplexen betrieblichen Abläufe abbilden und zweitens Werkzeuge einbinden, mit deren Hilfe die Durchführung dieser einzelnen Arbeitsschritte unterstützt wird. Moderne Softwarelösungen für BPM erfassen dafür alle Unternehmensdaten, um sie in grafischen Strukturen darzustellen, in logischen Abhängigkeiten zu verwalten oder zur Simulation von Prozessen einzusetzen. Die Funktionalitäten reichen von der Dokumentation lokaler Informationen bis hin zum Design kompletter Prozesse.

Der Autor: Peter Endress ist CEO des IT-Beratungshauses Cromwell Business Resultancy mit Hauptsitz in Zürich.