Digitale Meetings härten ab

Gesundheit geht vor. Darum haben viele Arbeitgeber ihre Angestellten ins Home Office geschickt. Die überwiegend guten Erfahrungen mit der verteilten Arbeit sollten in die Nach-Pandemiezeit mitgenommen werden, die Prozesse eines Unternehmens untersucht und mit verteilter Arbeit angereichert werden. Die fünf wichtigsten Fragen und Antworten.

Lassen Sie sich von der Funktionsvielfalt nicht blenden, auch nicht von der Menge zuschaltbarer Videostreams. In der Regel sind Massenmeetings sowieso nicht sinnvoll.

Als Regel gilt: Sicherheit geht vor. So muss bereits in der Entwicklung der Software darauf Rücksicht genommen werden. Neue Funktionen dürfen erst verfügbar gemacht werden, wenn sie die Sicherheit nicht einschränken. Konferenzen müssen verschlüsselt sein und es sollen auch keine Benutzerdaten an Dritte weitergegeben werden. Nur registrierte Teilnehmer haben Zugriff. Kurz: Unternehmen sollten eine Lösung einsetzen, die der Schutzwürdigkeit der ausgetauschten Informationen und Daten angemessen ist. Das schliesst die meisten der privat genutzten Tools im geschäftlichen Umfeld aus.

Bereiten Sie sich auf ein solches Meeting vor wie auf jedes andere. Ein besonderes Augenmerk gilt aber der Einladungsliste und dem erwarteten Resultat – nur so verläuft die Diskussion zielgerichtet. Im Unterschied zu physischen Meetings können Sie zudem Funktionen nutzen, die Ihnen die administrativen Arbeiten abnehmen, das Einladungsmanagement etwa oder das Erstellen von Protokollen und Sitzungsaufnahmen. Ausserdem können während der Sitzung Entscheidungsgrundlagen mit wenigen Klicks auf den Bildschirm geholt und Daten visualisiert werden. Moderne Lösungen enthalten hierzu künstliche Intelligenz, die quasi nebenbei auch die Qualität der Meetings verbessert.

Generell ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, wen man einladen will und mit alten Ritualen zu brechen. Nicht die Teilnahme ist wichtig, sondern der Beitrag an den Erfolg des Projekts.

Digitale Meetings eröffnen die Chance zur Bildung agiler Teams über die physischen Grenzen einer Unternehmung hinweg. Sie sind nicht nach Hierarchien oder Standorten organisiert, sondern nach ihren Kompetenzen. Entscheidungen werden gemeinsam in Videokonferenzen gefällt – gerade deshalb ist die gute Vorbereitung einer Sitzung notwendig. Auf diese Weise werden sie transparenter als in abgeschlossenen Sitzungszimmern.

Sinnvoll ist auch die Erstellung einer Collaboration-Strategie. Diese enthält klare Vereinbarungen für die digitale Zusammenarbeit und regelt, welche Aufgaben trotz allem physisch vor Ort ausgeführt werden müssen. Unter dem Strich wird ein Unternehmen so – in Kombination mit einer besseren IT-Sicherheit über den üblichen Firmenperimeter hinaus – resistenter gegen Erschütterungen der Märkte. Die Geschäftsprozesse bleiben auch in Krisenzeiten stabil.

Die Erfahrung zeigt, dass sich Mitarbeitende mit wenig Erfahrung im Home Office schnell isoliert und unsicher fühlen. Umso wichtiger ist nebst klaren Zielvorgaben deshalb das regelmässige Nachfragen in kurzen Videocalls nach dem Befinden und soziale Events im digitalen Meetingraum.

Über agile Führungsmethoden ist viel geschrieben worden. Es braucht ein neues Mindset, das Loslassen vom klassischen Hierarchie- und Präsenzdenken sowie das Ausrichten von Menschen und Prozessen auf den Kunden.

Bei Arbeit 4.0 müssen Mitarbeitende ein besonderes Sicherheitsbewusstsein entwickeln und dafür sensibilisiert werden, dass der Schutz von Firmengeheimnissen auch im Home Office eine hohe Priorität hat – ebenso wie die Cybersecurity. Für den erweiterten Firmenperimeter genügt eine Firewall nicht mehr. Vielmehr braucht es in einer verteilten Kommunikationsinfrastruktur ein ganzheitliches Konzept. In der digitalen neuen Arbeitswelt muss alles rund um die Uhr geschützt werden, an jedem Ort, wo gearbeitet wird. Multi-Faktor-Authentifizierung, DNS- und Websicherheit sowie VPN gehören zur Standardausrüstung. Und zwar für alle Anwendungen – auch die Videokonferenzlösung.