Stadtbibliothek Basel erneuerte IT-Systeme

Die Stadtbibliothek Basel ist eine der grossen öffentlichen Bibliotheken in der Schweiz. Vor zwei Jahren musste sie eine massive Budgetkürzung hinnehmen. Die Verantwortlichen beschlossen, diesen Kürzungen mit einem radikalen Umbau der Medienbeschaffung zu begegnen. Dies brachte – neben weitreichender Umverteilung von Personal im Betrieb – die komplette Neugestaltung von Backoffice-Prozessen und IT-Systemen mit sich.

Das neue Medienbeschaffungskonzept der Bibliothek sah standardisierte Prozesse bei dem Bibliotheks-Dienstleister und der Buchhandlung vor. Für diese Prozesse war intern eine IT-Architektur vonnöten, welche die Informatik-System aller Beteiligten so integrierte, damit die Katalog- und Administrativdaten ungehindert zwischen den Partnern fliessen konnten. 

Unter Leitung der Unternehmensberatung Pallasch Business Engineering haben Verantwortliche der Stadtbibliothek neue Prozesse sowie die neue IT-Architektur konzipiert. Im engen Austausch mit den Software-Lieferanten der Partner konnten die bestehenden Systeme um die benötigte Funktionalität erweitert werden. Anschliessend wurden die Partner-Anwendungen für den systemübergreifenden Datenaustausch über Webservices geöffnet. 

Dank vertiefter Business-Engineering-Workshops gelang die technische Umstellung gut. Wie Hermann Pallasch von Pallasch Business Engineering sagt, gab es bei der Koordination des Projekts aber einige Herausforderungen: Angesichts der Aufgabe, gleichzeitig die Prozesse und die IT-Lösung auf eine komplett neue Zusammenarbeitssituation anzupassen, wurde die Kommunikation mit allen Beteiligten sehr komplex. Hier wäre mehr Face-to-Face-Kommunikation sinnvoll gewesen, die von den Partnern aber als zu zeitraubend eingeschätzt wurde. Auch der verpflichtende Einsatz einer Kollaborations-Plattform wäre eine Möglichkeit gewesen.