Attended und Unattended RPA

Bei Attended RPA arbeiten die Software-Bots einem Menschen unmittelbar zu. So lasse sich die Arbeitsbelastung in Echtzeit teilen, erläutert UiPath-Manager Nott. «Menschen, die mit Robotern zusammenarbeiten, erledigen mehr in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern.» Die Bots könnten dabei vor allem die lästigen und öden Aufgaben übernehmen, «während sich die Menschen auf die Tätigkeiten konzentrieren, die sie lieben».

Gerade monotone und sich laufend wiederholende Aufgaben wie Einnahmen und Ausgaben manuell in Tabellen einzutragen, lassen sich nach Aussage von Nott gut automatisieren. Ein begleitender Bot kann auf Tastendruck oder einen Mausklick reagieren, aber auch automatisch in Aktion treten.

Attended Bots übernehmen dabei auch teilweise Tastatur und Maus an einem Computer und erledigen damit die ihnen gestellten Aufgaben, so Nott. In der frei werdenden Zeit könne sich der Mitarbeiter stattdessen mit wichtigeren Arbeiten beschäftigen.

Ein anderes Beispiel für einen Attended Bot, das Nott nennt, stammt aus einem Callcenter. Die dortigen Mitarbeiter müssen Anrufer immer wieder warten lassen, wenn sie etwa Daten zu einem Fall sammeln. Meist müssen die Mitarbeiter die benötigten Informationen aus verschiedenen Systemen zusammentragen und mühsam aggregieren. Auch hier sind laut Nott die Voraussetzungen für den Einsatz eines Software-Bots erfüllt: Die Mitarbeiter haben einerseits eine kommunikative Aufgabe zu erfüllen, indem sie mit dem Kunden sprechen und auf ihn eingehen. Andererseits müssen sie wiederholt dieselben Tätigkeiten durchführen, um die benötigten Daten zusammenzutragen. Ein Bot kann sie dabei sinnvoll unterstützen.

Während der Software-Roboter im Hintergrund seine Aufgabe erfüllt, kann sich der Mitarbeiter weiter ohne Ablenkung mit dem Kunden befassen. So wird nicht nur die Bearbeitung beschleunigt. Es steigt auch die Zufriedenheit des Anrufers, der sich nicht vernachlässigt fühlt und keine längeren Wartezeiten in Kauf nehmen muss.

Dazu sollte der Bot in der Lage sein, mit verschiedenen Datenbanken Kontakt aufzunehmen und Informationen aus ihnen zu extrahieren. Das bedeutet, er muss sich dort authentifizieren oder über eine API (Application Programming Interface) Daten abrufen können.

Attended RPA sorgt also dafür, dass ein einzelner Mitarbeiter weit mehr Aufgaben auf einmal erledigen kann als es bisher möglich war. Dadurch soll sich auch die Multitasking-Fähigkeit steigern lassen. Der Mitarbeiter konzentriert sich auf den (menschlichen) Kunden oder kümmert sich um komplexere Aufgaben, während der Software-Bot automatisch Daten abruft oder Änderungen in verschiedenen Anwendungen vornimmt. Solche Attended Bots lassen sich in der Regel relativ schnell entwickeln und implementieren, da die Arbeitsabläufe dadurch nur wenig oder gar nicht verändert werden. Stattdessen werden nur die Prozesse optimiert.

Bereits nach kurzer Zeit können damit erste Kosteneinsparungen erreicht werden. Attended Bots finden sich häufig direkt auf den Workstations der Mitarbeiter, wo sie teilweise automatisch durch festgelegte Ereignisse oder auch auf Anforderung des Nutzers gestartet werden. Bei ihrer Entwicklung und Implementierung sollte deswegen auch auf das Thema Benutzerfreundlichkeit geachtet werden.

Bei Unattended RPA werden Prozesse automatisiert, die weitgehend ohne menschliche Eingriffe auskommen. Handlungen des Bots werden dabei oft von ihm selbst ausgelöst. Ein unbeaufsichtigter Bot kann im Prinzip
24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und 365 Tage im Jahr ohne Unterbrechung aktiv sein und seine Aufgaben erfüllen. Das unterscheidet ihn von den Attended Bots, die einen Menschen bei dessen Aufgaben begleiten.

Zur Steuerung von Unattended Bots dient meist eine zentrale Plattform, von der aus die Bots verwaltet und neue Software-Roboter gestartet werden können. Da in der Regel mehrere Mitarbeiter im Unternehmen auf diese Plattformen zugreifen können, ergeben sich daraus auch neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Bots, die ohne menschlichen Partner ganz für sich allein arbeiten, werden häufig im Back-Office eingesetzt, wenn zum Beispiel grössere Datenmengen analysiert, zusammengetragen und an die zuständigen Personen im Unternehmen verteilt werden sollen.

Unattended Bots haben das Potenzial, Mitarbeiter, die bislang für diese Aufgaben eingesetzt wurden, komplett zu ersetzen, bei Attended Bots, die einzelne Mitarbeiter unterstützen, ist das nicht ohne Weiteres der Fall. Aber auch in solchen Fällen muss man sich darüber im Klaren sein, dass durch die möglichen Einsparungen über kurz oder lang ebenfalls einige Mitarbeiter nicht mehr benötigt werden.