Wie Standard Software endlich zum Standard wird

Gerade kürzlich war es wieder einmal soweit: Unser Vertriebsteam hatte eine Offertanfrage für die Planung und Realisierung eines ERP Einführungsprojekts erhalten. Mitsamt grundsätzlichen Organisations-Prozessbeschreibungen, Screen-Shots der heute verwendeten IT Lösungen sowie einem Anforderungskatalog mit mehr als 800 durch die Anbieter fachlich zu beantwortenden Fragen, bestehend aus:

Die Idee des Verfassers war, basierend auf der Beantwortung dieses Fragenkatalogs eine engere Anbieterauswahl zu treffen und danach ein Selektionsverfahren durchzuführen. Ein fi xes, mit weiteren Vergangenheitsbetrachtungen gefülltes Drehbuch sollte die Anbieterpräsentationen strukturieren und danach müssten Verhandlungsrunden für Lizenzen und Dienstleistungen erfolgen. Der schlussendlich erkorene Anbieter würde daraufhin im Rahmen eines Vorprojekts ein Business Blueprint Dokument erstellen, welches als Detailbeschreibung der einzuführenden Lösung dienen sollte.

In der Vergangenheit haben wir uns regelmässig an solchen Evaluationsverfahren beteiligt. Als zentrale Herausforderung machten wir fast überall aus, dass sich die so durch den Kunden formulierten Anforderungen auf den Status Quo bezogen, ja beziehen mussten, denn schliesslich hatte der Kunde analysiert, wie seine Organisation bis dato funktionierte und wie der Betrieb durch die alten IT Lösungen unterstützt wurde. Unser Berater Team erhob es zur Kunst, die Kunden möglichst beharrlich für verfügbare Standardfunktionen und Templates in der neu einzuführenden Software zu begeistern. Und dennoch: Da und dort entstanden unnötig kompromissbehaftete, bisweilen sogar heterogene Lösungen. Die Gründe dafür waren mannigfaltig.

Das Aufkommen rein Cloud-basierter ERP Lösungen hat aufgezeigt, dass für deren Implementierung ganz neue Ansätze gefordert sind. Cloud Lösungen, die ihrer Bezeichnung gerecht werden, basieren fast bedingungslos auf verfügbaren Standardfunktionen. Kundenspezifische Abweichungen im funktionalen Kern können nur sehr selektiv unterstützt werden. Konsequenterweise müssen sich Kunde und Implementierungspartner beim Einsatz von Cloud Lösungen noch strikter an bestehende Standardprozesse halten und davon profitieren im SAP-Umfeld zwischenzeitlich alle Betriebsformen: Von der klassischen Variante, die bei einem nationalen Hosting Partner oder sogar direkt beim Kunden vor Ort betrieben wird, bis hin zu den unterschiedlichen Cloud Angeboten des Softwareherstellers. Die Antwort lautet: «SAP Activate».

SAP Activate ist eine neue Projekt Methodologie, die unter anderem speziell für SAP S/4HANA Enterprise Management entwickelt worden ist. SAP stellt mit dieser Methodologie von sich aus sehr umfangreiche technische und methodische Hilfsmittel zur Verfügung. Ein gekonnter Einsatz dieser Hilfsmittel ist der Garant dafür, dass bereits in der Analysephase einer ERP Einführung so weit wie irgendwie möglich fertig verfügbare, branchen- und landesspezifische SAP Best Practices Standardfunktionen und umfangreiche System-Voreinstellungen mit einbezogen werden. Überall da, wo SAP Best Practices Standardfunktionen die Anforderungen eines Kunden erfüllen können, werden die von SAP gleich mit der Software ausgelieferten Prozess Dokumentationen weitgehend 1:1 in das Realisierungskonzept übernommen. Anstatt wie früher offensichtliche Grundanforderungen notieren zu müssen, kann das Projekt Team dadurch seine Ressourcen voll und ganz auf eine dafür umso detailliertere Beschreibung funktionaler Ergänzungen konzentrieren. So lässt sich mit der notwendigen Sicherheit bestimmen, wo Ergänzungen zum Standard unabdingbar sind und welchen Einfluss diese Ergänzungen auf den Implementierungsaufwand haben. Ebenso gilt diese Information als Entscheidungsgrundlage für das künftige Betriebsmodell.

Bestehen funktionale, rechtliche, organisatorische oder strategisch bedingte Anforderungen, die einen Einsatz von Cloud ERP Lösungen auf absehbare Zeit hinaus nicht ermöglichen, so ist die On-Premise Lösung die sichere Antwort. Jedoch gilt auch für On-Premise Lösungen: Anstatt Zeit, Geld und intellektuelle Kapazität in die Ausarbeitung eines vergangenheitsbezogenen, theoretischen Blueprint Dokuments zu investieren, werden mit SAP Activate alle notwendigen Fakten geschaffen um im Voraus zu bestätigen, welche Geschäftsprozesse einwandfrei mit verfügbaren Standardfunktionen abgebildet werden können und wo sich kundenspezifische, erfolgsentscheidende Ergänzungen zum Standard bezahlt machen.

Diese Methode kann unabhängig davon zur Anwendung gelangen, ob ein SAP S/4HANA Projekt als vollständige Neueinführung oder als Migrationsprojekt eines klassischen SAP ERP 6.0 Systems erfolgt. Als Grundgedanke gilt, dass die alten Systeme eine Organisation dabei unterstützt haben, an den Ort zu gelangen, an dem sie heute steht. Das neue System hingegen muss alte Lösungen nicht nur 1:1 ersetzen, sondern es muss zur Grundlage für die organisatorische Entwicklung der kommenden Jahre werden. SAP S/4HANA wird somit zum intelligenten Kern für das Zusammenführen von Informationen, Prozessen und Personen, für Prozessautomatisierung, sowie für sämtliche Formen der Digitalisierung, die in einen betriebswirtschaftlichen Kontext gesetzt werden müssen.

Damit ein SAP S/4HANA System seine volle Wirkung entfalten kann, darf es nicht primär auf Anforderungen ausgelegt werden, die in der Vergangenheit relevant waren. SAP Activate mit den von SAP dazu ausgelieferten Hilfsmitteln schafft die zielsichere Entscheidungsgrundlage für die kundenindividuell möglichen Betriebsmodelle, garantiert, dass das neue System wo immer möglich auf bewährten Standardprozessen aufgebaut wird und ermöglicht detaillierte, niet-und-nagelfeste Konzepte für Funktionen, die effektiv ausserhalb existierender SAP Best Practices Standards zu realisieren sind.

Ob für Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise Lösungen: Mit dieser Methodologie sind unsere Kunden sicher, dass Standard Software effektiv zum Standard wird, SAP S/4HANA zielsicher und zuverlässig eingeführt wird und unerwünschte Überraschungen ausbleiben!