Eine Software für das Enterprise Ressource Planning erfordert bei vielen Anforderungen noch die menschliche Zuarbeit. Die Geschäftsprozesse sind in den ERP-Systemen zwar oftmals bestmöglich abgebildet. Für die letztendliche Datenerfassung sind aber häufig noch manuelle Tätigkeiten erforderlich. Der St. Galler ERP-Spezialist Abacus entwickelt seine Lösungen weiter in Richtung Automatisierung und Self-Service, sagt Geschäftsleitungsmitglied Martin Riedener im Interview.

Martin Riedener: Mit Themen wie Zeitwirtschaft, Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte im Bereich Human Resources und neuen Funktionen für das maschinelle Lernen bei der Belegerfassung – auch via Smartphones, was eine Automation des gesamten buchhalterischen Ablaufs erlauben wird.

Riedener: Im Bereich der Zeitwirtschaft bieten wir neben der Smartphone-App «AbaClik» für die Zeit-/Leistungs- und Spesenerfassung verschiedene weitere Komponenten an wie ein iPad mit der App «AbaClock», die traditionelle Stempeluhren ablösen kann, um damit Kommen-/Gehen-Zeit zu erfassen.
Mit «AbaPoint» steht neu eine App für Smartphones zur Verfügung, die mit Bluetooth-Sendern oder NFC-Beacons kommuniziert und so ebenfalls auf eine bequeme Art Kommen-/Gehen-Zeiten registriert. Sobald sich eine Person mit einem Smartphone, auf dem AbaPoint installiert ist, im definierten Radius eines Bluetooth-Senders befindet, wird dies von der App registriert und verschiedene Aktionen können erfolgen. Der Smartphone-Benutzer wird per Push-Mitteilung informiert. Innerhalb eines Gebäudes lassen sich mehrere Sender platzieren und so verschiedene Erfassungszonen definieren.

Riedener: Mit dem Portal MyAbacus werden Mitarbeitende befähigt, ihre Stammdaten selbst zu pflegen und so die HR-Abteilung administrativ sowie zeitlich zu entlasten. Auch Prozesse wie Adressänderungen, Kindergeldanträge und Zivilstandesänderungen können die Angestellten selbst erledigen. Persönliche Dokumente wie zum Beispiel Lohnabrechnungen sind im Mitarbeiterportal direkt einsehbar. Relevante Informationen wie beispielsweise geleistete Arbeitsstunden oder beantragte Ferien sind ebenfalls in MyAbacus ersichtlich.

Mit dem Manager Self-Service haben Vorgesetzte die Möglichkeiten, sich über MyAbacus Mitarbeiterdaten anzeigen zu lassen. Um das Management bei seiner Führungsarbeit zu unterstützen, lassen sich auch Freigabeprozesse für Arbeitszeiten, Leistungen oder Spesen genauso im Portal integrieren wie Geburtstage und Jubiläen von Mitarbeitenden. Und auch der Rekrutierungsprozess wird damit unterstützt.

Riedener: Ja. Das Werkzeug für die selbstlernende Erfassungs-Software ist die neue Lösung «deepO». Sie funktioniert im Zusammenspiel mit einem Smartphone und der Abacus-App AbaClik 2.0, die der Erfassung und Verwaltung von Leistungen, Spesen und Reisekosten, Arbeitszeiten und Absenzen dient. Analog der OCR-Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) erfolgt bei diesem Prozess eine Optical Data Recognition für die automatische Datenumwandlung. DeepO arbeitet dabei unter anderem mit neuronalen Netzen, mit deren Hilfe fehlende Informationen via Internet aus Datenbanken so herausgefiltert werden, dass unstrukturierte in strukturierte Daten umgewandelt werden. Die Funktionen mit künstlicher Intelligenz braucht es, um die diversen Informationen eines Belegs bei Bedarf zu ergänzen, um ihn anschliessend vollständig selbständig in der Finanzbuchhaltung zu verbuchen.

Riedener: Eine Vielzahl von «Movies» erlauben ein automatisiertes Testing von neuen Programmfunktionen. Dabei simulieren diese Testprogramme die Eingaben von Benutzern. Mit den Movies kann sichergestellt werden, dass bestehende Prozesse auch nach künftigen Programm-Änderungen weiterhin funktionieren.

Ausserdem arbeiten die Teams so zusammen, dass wichtige Features immer von mehreren Entwicklern im Code und bezüglich Funktionsweise genau überprüft werden. Dafür werden auch «Junit»-Tests geschrieben, welche die einzelnen Programmmethoden mittels Code testen. Selbstverständlich ist am Schluss auch noch ein manueller Test unerlässlich, um die Funktionsweise und die Qualität zu prüfen. Für diese Test ist es wichtig, zuerst in einer Checkliste den Ablauf und die zu erwartenden Resultate zu dokumentieren.

Riedener: Das Wichtigste bei der Umsetzung einer ERP-Lösung sind die Projektziele. Was will der Kunde mit dem Projekt konkret in den verschiedenen Bereichen erreichen? Sei es kommerziell, hinsichtlich der Mitarbeiter- oder der Kundenzufriedenheit usw.

Dafür ist zweitens eine Beschreibung der Kernprozesse des Unternehmens unabdingbar. Hilfreich ist eine Beschränkung auf die wesentlichen Punkte, denn ein Fragenkatalog mit 1000 Standardfragen bringt nichts. Es sollten schon früh im Prozess Workshops durchgeführt werden, um kleine Prototypen zu bauen, damit man sich schon früh die Prozesse wirklich vorstellen und sie auf die Praxistauglichkeit hin austesten kann.

Schliesslich ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt, wenn die Geschäftsleitung das Vorhaben nicht voll unterstützt.

Riedener: Der Trend zur weiteren Automatisierung der Datenerfassung wird weitergehen, so dass in Zukunft ein grosser Prozentsatz der Belege ohne menschliches Zutun im ERP-Programm automatisch richtig weiterverarbeitet werden. Der Bedarf an Personen, die Kreditorenrechnungen oder Spesenbelege erfassen, wird stark zurückgehen.