Sichere und effiziente E-Mail-Archivierung

Manuel Hüttl ist Vorstandsmitglied der European Expert Group for IT-Security (EICAR).

Im Kontext der E-Mail-Archivierung kommt man nicht umhin, sich mit den Gesetzesvorschriften auseinander zu setzen. Unternehmer sind nämlich nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle steuerrechtlich und betriebswirtschaftlich relevanten E-Mails samt Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können. Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation muss archiviert werden.

Neben der reinen Aufbewahrung von E-Mail-Daten kommt E-Mail-Inhalten eine zunehmende Bedeutung im Zusammenhang mit der Protokollierung von Prozessen oder als Nachweisfunktion zu. So sind beispielsweise die Audit-Prozesse nach dem Sarbanes Oxley Act (SOX oder SOA)in den Fokus gerückt. In der Schweiz gelten unter anderem die neu-en Bestimmungen des Obligationenrechts über die kaufmännische Buch--führung sowie die -Verordnung über die Führung und Aufbe-wahrung von Geschäftsbüchern aus dem Schweizer Handelsrecht. Im Steuerrecht regelt seit 1.März 2002 die EIDI-V (Verordnung des Eidgenössischen Finanz-Departements EFD über elektronisch übermittelte Daten und Informationen) die Anforderungen an die Beweiskraft und Kontrolle elektronisch übermittelter und aufgewahrter Daten.

Auch bei rechtlichen Auseinandersetzungen spielt die E-Mail-Kommunikation eine immer wichtigere Rolle. Die eigenen Mitarbeiter, Anwälte, Rechtsabteilungen und Be-triebsräte müssen in solchen Fällen schnell und umfassend im E-Mail-Bestand recherchieren können, um optimal vorbereitet zu sein und zur Lösung der Konflikte beizutragen. Überdies können Teile des -E-Mail-Bestands an Behörden übergeben werden, was bei Standard-Exchange-Systemen umfangreiche Arbeiten und sogar Betriebsunterbrechungen zur Folge haben kann.

«Man neigt tendenziell dazu, viele Prob-leme der IT entweder ausschliesslich aus Sicht der Compliance-Anforderungen oder aber rein technologisch zu betrachten», kommentiert Ralph Kreter, Regional Director beim E-Mail-Archivierungsanbieter Mimosa Systems. «Freilich muss man diesen Themen einen hohen Stellenwert beimessen. Aber wir sollten nicht den täglichen Umgang mit den IT-Systemen vernachlässigen. Ein performantes E-Mail-Archivierungssystem steigert die Zufriedenheit beim Anwender und bei den IT-Verantwortlichen im Unternehmen.»

Das stetig wachsende Aufkommen an E-Mails zieht auch eine erhöhte Komplexität nach sich. Man denke nur an die zahllosen Spam- oder Phishing-Mails, die viele In-boxen überfluten. Addiert man die Compliance-Thematik dazu, neigen IT-Experten schnell dazu, im Thema E-Mail einen Gefahrenherd zu sehen, den es durch Einschränkung zu managen gilt. Einschränkungen in der Funktionalität bedeuten aber mehr Sorgen für den Anwender. Und der simple Wunsch, E-Mails nicht löschen zu müssen, sondern archivieren zu können und jederzeit mit einem einfachen Index wiederzufinden, wird oftmals als nicht machbar oder der Policy nicht entsprechend abgetan. E-Mails technisch sauber und elegant aufbereitet können jedoch Geschäftsabläufe dokumentieren und Arbeitsprozesse vereinfachen. Hier wird anwendungs--be-zogen gedacht - und ganz nebenbei den gesetzlichen Regularien entsprochen. Manchmal sind es die simplen Ideen und Ansätze im Leben, die eine grosse Wirkung nach sich ziehen.

IT-Manager, Endanwender, Rechts- und Compliance-Spezialisten sowie CXOs müssen den Umgang mit der digitalen Post systematisieren. E-Mail Archivierung wird als Teil des Information Lifecycle Managements interpretiert. Ein wichtiger Aspekt des Infor-mation Lifecycle Managements ist es, Richtlinien für ein effektives Management von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus in einem Unternehmen hinweg zu implementieren. Traditionell gelten die Leistung, die zuverlässige Verfügbarkeit von Informationen und möglichst günstige Kostenstrukturen als entscheidende Kriterien bei der Bewertung von Informationsmana-gement- und E-Mail-Lösungen. Seitdem Zahl und Grösse der elektronischen Nachrichten explodieren, setzen die Kosten des stetig wachsenden Speicherbedarfs die IT-Abteilungen unter Druck. Sie reagieren häufig damit, die Grösse der Postfächer für die Anwender durch Einführung von Quotas strikt zu begrenzen. Für die Mitarbeiter -bedeutet dies eine enorme Einschränkung, gegen die sie sich zu Recht wehren - denn viele elektronische Nachrichten enthalten geschäftskritische Informationen, die schon rein rechtlich nicht so einfach gelöscht -werden dürfen. Unlimitierte Mailboxen mit freiem Zugriff selbst auf älteste Mails -bedeuten mitunter einen unschätzbaren -Informationsvorsprung für wichtige Entscheidungen.

Je schneller und problemloser Unternehmensmitarbeiter einer Organisation auf neueste Nachrichten und zurückliegende Kommunikationsdaten zurückgreifen können, desto präziser können Entscheidungen getroffen und desto schneller kann auf Anfragen von Kunden, Mitarbeitern und Partnern reagiert werden. Wer ältere E-Mails nicht löschen oder ersatzweise in unzu-verlässig und schwerfällig zu hand-habenden Personal-Storage-Dateien speichern muss, sichert sich einen unschätzbaren Wissens-vorsprung.

Leistungsstarke Suchfunktionen erleichtern es, über Schlüsselwörter in E-Mails, Betreffzeilen, Anhängen und Kalender-ein-trägen zu suchen. Adresszeilen und Absenderangaben oder Zeiträume lassen sich heranziehen, um die Suche weiter einzugrenzen und somit die Effizienz zu erhöhen und sich ein Bild von der Kommunikation zwischen E-Mail-Nutzern zu einem bestimmten Thema oder Zeitpunkt machen zu können.

Neben den Gesetzesvorschriften gibt es bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Archivierungslösung noch weitere Überlegungen, die unbedingt angestellt werden sollten. Ein wichtiges Entscheidungskriterium stellen die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz der Arbeitsabläufe dar. Gerade die beiden letztgenannten Punkte rücken leider oftmals in den Hintergrund, weil sich viele Entscheider blindlings auf das Thema Compliance stürzen. Freilich brennt es jedem Manager unter den Nägeln, den Gesetzesvorschriften zu entsprechen. Doch diese müssen ja nicht im Widerspruch mit den Anwenderwünschen stehen. Gerade die Anwender sind es, die von der E-Mail-Archivierung direkt profitieren. In der Möglichkeit, im täglichen Umgang mit E-Mails und im Transferprozess aus unstrukturierten Daten eine bestimmte Ordnung herzustellen, zeigt sich nämlich erst der wahre Wert von elektronischer Post.