Die passende Groupware-Lösung für KMUs finden

Arndt Stubbe ist Senior Channel Manager bei Kerio Technologies.

Von der Einführung einer Groupware-Lösung erwarten sich Unternehmen in erster Linie eine Optimierung ihrer Kommunikationsprozesse - und zwar sowohl zwischen den Mitarbeitern selbst als auch zwischen dem Unternehmen und externen Partnern. Dieses reicht von so einfachen Dingen wie dem Versand von E-Mails an eine bestimmte Verteilergruppe und führt über Push-Mail auf Mobiltelefone mobiler Mitarbeiter bis hin zur Vereinbarung von Terminen zwischen weltweit verteilten Teilnehmern, die mit den unterschiedlichsten Endgeräten und diversen Betriebssystemen arbeiten. Zu den geläufigen Groupware-Funktionen gehören heute die Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Notizen und Aufgaben, die Koordination von Terminen und Ressourcen sowie der Zugriff auf öffentliche oder freigegebene Ordner - und zwar von überall aus.

Als vorderstes Kriterium bei der Auswahl einer Groupware-Lösung sollte die Frage nach dem geeigneten Client stehen. Denn nur wenn alle Beteiligten ihren jeweiligen Groupware-Client akzeptieren, bedienen können und wollen, und so in letzter Konsequenz auch aktiv benutzen, lassen sich die positiven Effekte eines Groupware-Servers zur Optimierung der Geschäftsprozesse auch tatsächlich realisieren. In den meisten Fällen wird der Groupware-Client auf der Windows-Plattform wohl Outlook oder Vista-Mail und -Kalender heissen, während Apple-Nutzer Entourage oder die Mail- und Kalenderanwendung von Mac OS vorziehen werden. Linux-Anwender hingegen stehen wahrscheinlich wiederum eher Thunderbird mit Lightning oder Sunbird aufgeschlossener gegenüber. Die Erfahrung hat dabei gezeigt, dass Unternehmen - wenn möglich - ihren Mitarbeitern den Groupware-Client lassen sollten, mit dem sie vertraut sind.

Kommt in einem Unternehmen ausschliesslich ein Betriebssystem auf allen Arbeitsplatzrechnern zum Einsatz, reicht es aus, wenn auch der Groupware-Server nur Clients auf dieser Plattform unterstützt. Wer hingegen mehr als ein Client-Betriebssystem im Einsatz hat, sollte auch auf eine entsprechende Client-Unterstützung durch den Groupware-Server achten. Hier kommt es zudem darauf an, dass der jeweilige Groupware-Client auch alle Funktionen des Groupware-Servers ansprechen kann. Wer beispielsweise sein Outlook per POP3 oder IMAP an einen Linux-basierten Groupware-Server anbindet, kann so zwar E-Mails senden und empfangen. Die Koordination von Terminen oder die Nutzung öffentlicher Ordner ist mit Bordmitteln jedoch nicht möglich. Für diesen Fall müsste der Hersteller des Groupware-Servers beispielsweise einen Client-seitigen Outlook-Konnektor zur Verfügung stellen.

Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass der Groupware-Server auch über einen Webclient verfügt, der einerseits alle gängigen Webbrowser vollständig unterstützt und andererseits intuitiven Zugriff auf alle Groupware-Funktionen des Servers ermöglicht. Denn nur so lassen sich auch mobile Nutzer effektiv einbinden, wenn sie von ungesicherten Clients, aus dem Homeoffice oder beispielsweise von einem Internet-Café aus an der Unternehmenskommunikation teilhaben wollen.

Schliesslich sollten auch mobile Endgeräte wie das Apple iPhone, Blackberrys sowie PDAs mit Windows Mobile, PalmOS oder Symbian nicht aussen vor bleiben müssen. Besonders beliebt ist hier bei den Benutzern eine Push-Mail-Funktion, die neue E-Mails vom Server direkt auf das Smartphone "schiebt". In den meisten Fällen ist dabei server- und clientseitig die Unterstützung des Exchange-ActiveSync-Protokolls von Microsoft oder Drittsoftware wie beispielsweise von Notify Technology Voraussetzung. Da mobile Geräte öfters mal verloren gehen oder gestohlen werden, ist es zudem praktisch, wenn der Groupware-Server remote alle Daten auf solchen Geräten löschen kann. Auch hier sollte man bei der Auswahl wieder auf die entsprechende Plattformunterstützung achten.

Die Frage nach dem Betriebssystem stellt sich grundsätzlich auch auf der Server-Seite. Zwar beschränken sich die Kriterien Know-how und Akzeptanz auf die Gruppe der Administratoren. Doch auch hier kann es von Vorteil sein, wenn ein Groupware-Server verschiedene Plattformen unterstützt - beispielsweise wenn in näherer Zukunft die Migration auf eine stabile einheitliche Server-Plattform geplant ist. In Zeiten zunehmender Virtualisierung von Server-Ressourcen ist es zudem komfortabel, wenn der Groupware-Hersteller seinen Server auch als virtuelle Appliance für eine der verbreiteten Virtualisierungsplattformen anbietet.

Gerade kleinere Unternehmen werden es zudem zu schätzen wissen, wenn die Groupware nicht nur auf einem Server-Betriebssystem läuft, sondern ihren Dienst auch auf einer Client-Variante verrichtet. Dies ist zwar im Windows-Umfeld aus Stabilitätsgründen zumindest vor XP nicht immer zu empfehlen. Aus Kostensicht ist es allerdings durchaus attraktiv. Unter MacOS und Linux spricht auch vonseiten des Betriebssystems nur wenig gegen den Einsatz eines Client-Betriebssystems als Basis für einen Groupware-Server.

Ebenfalls von Interesse für Administratoren ist eine einfache Installation und Wartung des Groupware-Servers. Eine Web-basierte Verwaltung sollte dabei ebenso zum Funktionsumfang gehören wie eine dedizierte Administrationskonsole - und zwar für alle relevanten Client-Plattformen. Zudem muss sich der Groupware-Server nahtlos in vorhandene Verzeichnisdienste wie das Active Directory, Apple Open Directory oder LDAP-Verzeichnisse integrieren, um eine doppelte Nutzerverwaltung zu vermeiden, oder selbst eine eigene Benutzerdatenbank mitbringen. Unterstützt die Groupware sowohl das Active Directory als auch eine interne Datenbank simultan, können Unternehmen beispielsweise temporäre Benutzerkonten einrichten, ohne dafür eine Active-Directory-Lizenz nutzen zu müssen.

Zwar handelt es sich bei dem Schutz der Benutzer vor Viren und Spam um keine eigentliche Groupware-Funktion. Trotzdem sollte sie bei der Auswahl der Serversoftware eine wichtige Rolle spielen. Denn mit E-Mail als Kommunikationsmittel ist der Groupware-Server gleichzeitig Einfallstor für bösartigen Code und unerwünschten Datenmüll. Wer seine Nutzer optimal vor Viren schützen will, sollte auf die direkte Integration unterschiedlicher Antiviren-Engines in den Groupware-Server achten. So erhöht sich die Chance einen neuen Virus zu erkennen, selbst wenn ein Antiviren-Hersteller seine Signaturen noch nicht aktualisiert hat. Auch hier ist wichtig, dass der Virenschutz für alle Server-Plattformen gleichermassen zur Verfügung steht.

Die Qualität des Schutzes vor Spam hängt hingegen von den zu diesem Zweck eingesetzten Technologien ab. Diese einzeln zu diskutieren, würde den Rahmen des Beitrags sprengen. Doch je mehr dieser Techniken koordiniert zum Einsatz kommen, desto höher ist die Erfolgsquote auch bei findigen Spam-Versendern. Als besonders effektiv hat sich beispielsweise die Anti-Spam-Engine von SpamAssassin erwiesen, die auch in Groupware-Server verschiedener Hersteller integriert ist. Ergänzt man diese um beispielsweise eine Verzögerung der SMTP-Begrüßung, SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework), Microsofts Caller-ID, Domain-Verfizierung sowie Black- und Whitelists, lässt sich schon ein Großteil des eingehenden Spams erfolgreich abwehren.

Ebenfalls keine Groupware-Funktion, aber in der Praxis trotzdem unerlässlich, ist die Sicherung und Wiederherstellung von Benutzerdaten. Kommen Compliance-Anforderungen hinzu, müssen sich auch ein- und ausgehende E-Mails (revisions-)sicher archivieren lassen. Insbesondere bei der Datensicherung und -wiederherstellung sollte man im Vorfeld genau hinsehen. Denn bei einigen Produkten ist sie gar nicht vorhanden oder muss teuer hinzugekauft werden. Lästig ist es zudem, wenn der Administrator den Groupware-Server für ein Backup anhalten muss, oder wenn die Wiederherstellung einer einzelnen gesicherten E-Mail statt ein paar Minuten einige Stunden dauert.

Zu guter Letzt sollte man neben den Funktionen des Groupware-Servers auch die Gesamtkosten betrachten. Hierzu gehören die Anschaffungskosten für Hardware, Serverbetriebssystem, Groupware-Software, Antispam-, Antivirus- und Backup-Funktion ebenso wie die Kosten für Installation, Schulung der Administratoren und Mitarbeiter, laufende Wartung sowie Updates und Upgrades. Auch wenn einige Kostenstellen im Vorfeld schwierig zu beurteilen sind, sollte man sie dennoch nicht außer Acht lassen. So können beispielsweise Referenzinstallationen gute Anhaltspunkte für den Installations- und Wartungsaufwand geben.