Digitales Dossier ersetzt den Aktenschrank

Urs Leimgruber ist Geschäftsführer der Inel-Data AG in Sirnach

Wenn ein Mitarbeitender eine Frage zu seinen Personalunterlagen hat, kann Isabel Götz, Sachbearbeiterin Abteilung Personal und Ausbildung bei KPT, rasch Auskunft geben. Ist mein Beurteilungsbogen unterschrieben? Wie lautet meine Versicherungsnummer? Könnte ich eine Kopie meiner AHV-Karte bekommen? Ein paar Mausklicks, ein paar Eingaben und Götz hat die nötigen Dokumente auf ihrem Bildschirm. Den Gang zum Aktenschrank und die aufwendige Suche in Hängeregistern sind überflüssig. Denn Personaldossiers hält die KPT mittlerweile elektronisch vor.

KPT bietet seinen Kunden seit Jahren eine papierlose Online-Versicherung an. Seit kurzem profitiert auch die Personalabteilung von elektronischen Unterlagen. Die KPT hat rund 350 Mitarbeitende, der Grossteil davon ist am Hauptsitz in Bern beschäftigt. Einige Angestellte arbeiten aber auch am Computer daheim. Sie sind über die ganze Schweiz verteilt. Das gesamte Personal wird von der Abteilung Personal und Ausbildung von Bern aus betreut.

«Platzmangel war eines der Hauptmotive dafür, unser physisches Archiv abzulösen», erläutert Götz. «Ausserdem wollten wir eine saubere Ablage, die unseren Bedürfnissen entsprechend strukturiert wird.»
Zusammen mit Inel-Data aus Sirnach und der Altendorfer adeon führte die KPT deshalb ein elektronisches Archivsystem ein. Inel-Data ist Herstellerin der HR-Software, welche die Versicherung schon seit Jahren einsetzt. Deren Partner adeon ist auf die Integration von Dokumenten-Management-Systemen spezialisiert. Bei KPT wurde die Archivlösung Infostore DMS für iSeries implementiert und mit dem Personal-Management-System Inel-Pers verknüpft.