Die elektronische Kommunikation via E-Mails macht den Informationsaustausch mit Kunden und Kollegen sehr viel einfacher und auch effizienter. Doch dieser Vorteil hat auch eine Kehrseite: Dokumente lassen sich per Mausklick an viele Empfänger verteilen, die diese Dokumente - jeder für sich - ablegen. Die redundante Dateiablage und der immer dichter werdende E-Mail-Verkehr belasten die Mailserver in zunehmendem Masse. Anfänglich lässt sich das Performance-Problem noch mit dem Speicherausbau lösen, irgendwann nimmt die Datenflut aber Überhand.

In dieser Situation befanden sich die IT-Verantwortlichen von Leica Geosystems, einem auf Vermessungsinstrumente spezialisierten Unternehmen in Heerbrugg. «Dem wachsenden Datenvolumen im E-Mail- und Fileserver-Umfeld mit dem Ausbau der Diskkapazität zu begegnen war für uns nicht mehr die richtige Lösung», erklärt System-Engineer Adalbert Krobath. Für die rund 1000 Office- und Lotus-Notes-Anwender musste eine neue Lösung her.

Krobath und seine Kollegen bei Leica Geosystems stellten eine Liste von Kriterien auf, welche die neue Software erfüllen musste. Die Wichtigsten waren:

Single Instance Archiving zur Vermeidung redundanter Datenspeicherung

Lauffähigkeit unter Windows

Komprimierung der archivierten Daten

Umfangreiche Reporting- und Suchfunktionen

lokale, kompetente Ansprechpartner

akzeptables Preis-Leistungs-Verhältnis

Sechs Anbieter gelangten in die Auswahl der IT-Manager von Leica Geosystems. Beim Abgleich mit der Kriterienliste reduzierte sich das Feld auf zwei Hersteller. Entweder fehlte das Single Instance Archiving, es gab keine lokalen Ansprechpartner oder das Produkt war schlichtweg zu teuer. Komprimierung der archivierten Daten

«Beide Lösungen lagen lange gleichauf, bis Symantec zusammen mit dem Partner Ontrex ihre Lösung Enterprise Vault vorstellte», erinnert sich Krobath. Die Archivierungsplattform sichert Unternehmensdaten in einer Messaging-Umgebung mit Lotus Domino. Sie unterstützt die Mitarbeiter ausserdem beim Verwalten und Finden der Inhalte. Da nicht alle Daten von gleichem Wert sind, lassen sich die Inhalte mithilfe von Kriterien während dem Erfassen, Indizieren und Speichern klassifizieren. «Uns beeindruckte auch die Möglichkeit, vor der Archivierung einen Report erstellen zu können, der zeigt, was tatsächlich archiviert wird», betont Krobath. Aufgrund des geforderten Funktionsumfangs sowie den positiven Erfahrungen in der längeren Zusammenarbeit mit Symantec und Ontrex fiel schliesslich die Entscheidung.

Die IT-Spezialisten von Leica Geosystems testeten die Lösung zunächst in einer virtuellen Umgebung. Installation, Inbetriebnahme und das Beseitigen kleiner Kinderkrankheiten gelangen problemlos. Krobath kennt den Grund: «Wir haben schon im Vorfeld über das Projekt E-Mail-Archivierung sorgfältig nachgedacht.»
Nach dem Anpassen des Produktes an die Unternehmensanforderungen wurden zunächst ausgewählte Mailboxen migriert. Auch im Fileserver-Umfeld nahm das IT-Team einen Server in die neue Archivierung auf, um Erfahrungen im Normalbetrieb zu gewinnen. Seit Januar 2008 ist das System im produktiven Betrieb und funktioniert, wie Krobath sagt, «sehr zufriedenstellend». Seit der Umstellung sind knapp 170 Mailboxen in die neue Archivierungsumgebung migriert worden. So konnten die Mailserver spürbar entlastet werden.

Auch die Fileserver müssen jetzt weniger Datenverkehr verkraften. Zwei Maschinen sind bereits in die Archivierung eingebunden, sie haben bislang 140 GByte Altdaten gesichert. Die verwendeten Festplatten
sorgen für kurze Zugriffszeiten auf die archivierten Daten.

Für die Mitarbeiter änderte sich durch die Umstellung nichts, eine Schulung war nicht notwendig. Laut Krobath lässt sich das aktuelle Archiv bei Bedarf im laufenden Betrieb erweitern. Die bisher für die Archivierung eingesetzten Jukeboxen seien nach Abschluss der Migration überflüssig. Zudem, so der IT-Verantwortliche, konnte insbesondere durch die Single-Instance-Archivierung und das Komprimieren der Archivdaten der Speicherbedarf deutlich reduziert werden. Die Benutzer schätzten besonders die neuen Such- und Reporting-Funktionen.

Dank dem Indizieren archivierter E-Mails und Anhänge sowie der Integration in Notes, Domino Web Access und Domino können die Leica-Geosystems-Mitarbeiter heute schneller recherchieren und Daten wiederherstellen. Verknüpfungen und webbasierte Suchfunktionen geben den Anwendern direkten Zugriff auf sämtliche archivierten E-Mail-Inhalte auf der Mailbox- und der Unternehmensebene. Dies gilt sowohl für Recherchen nach grossen Mengen von E-Mails als auch nach einem einzelnen Dateianhang.

Vor wenigen Wochen hat das IT-Team von Leica Geosystems die restlichen fünf Fileserver in die Symantec-Lösung eingebunden. Neue E-Mail-Benutzer werden schon heute standardmässig in das neue Archiv aufgenommen. Die noch nicht migrierten Postfächer übernehmen Adalbert Krobath und Kollegen bis Jahresende in die neue Umgebung.

Firmensteckbrief

Leica Geosystems

Leica Geosystems ist ein global tätiges Unternehmen mit Sitz in Heerbrugg im Kanton St. Gallen. Es verfügt über eine fast 200-jährige Erfahrung in der Entwicklung und Herstellung von Vermessungsinstrumenten. Das Unternehmen liefert heute Produkte und Lösungen zur exakten Erfassung, Analyse, Visualisierung und Präsentation räumlicher Informationen. Leica Geosystems gehört zur schwedischen Hexagon-Gruppe.