Schluss mit der Verschwendung

Jürgen Hill und Manfred Bremmer arbeiten für unsere Schwesterzeitung Computerwoche.

Vor rund zehn Jahren, nach der Öffnung des Schweizer Telekommarkts, schienen die Kommunikationskosten für Unternehmen nur eine einzige Richtung zu kennen: nach unten. Hatten vor der Liberalisierung in der Regel nur Konzerne dank Corporate-Network-Verträgen von günstigen Angeboten profitiert, so versprachen nun neue Anbieter auch für KMU niedrigere Gebühren. Doch die erzielten Einsparungen wurden schnell von anderen Kostentreibern aufgefressen, zum Beispiel von der steigenden Mobilität der Mitarbeiter. Damit diese auch unterwegs erreichbar sind, hat heute jeder ein Handy.

In Sachen Mobilfunk lauern auf die mittelständischen Unternehmen gleich mehrere Kostenfallen: So gehört etwa die weit verbreitete Methode, dass Mitarbeiter mit ihren Privat-Handys telefonieren und dann die geschäftlich geführten Gespräche abrechnen, zu den eher teuren Varianten. Denn die internen Prozesskosten für die Abrechnung stehen meist in keinem Verhältnis zur eingesparten Grundgebühr.
Häufig zahlen Firmen aber auch zu viel, weil sie Verträge mit unterschiedlichen Providern abgeschlossen haben. Das erhöht nicht nur die Kosten für die Handy-Telefonate unter den Mitarbeitern, sondern sorgt auch für Mehraufwand im Controlling. Selbst wenn alle Verträge von einem einzigen Anbieter sind, berappt eine Firma schnell zu viel, wenn die Verträge einzeln abgeschlossen werden. Bereits bei einem Rahmenvertrag von zwei bis drei Dutzend SIM-Karten zeigen sich die Mobilfunkbetreiber in der Tarifgestaltung flexibel. Neben allgemein günstigeren Tarifen sind oft Freiminuten oder günstige bis kostenlose netzinterne Gespräche zu anderen Mitarbeitern aushandelbar. Experten gehen davon aus, dass sich auf diese Weise die Mobilfunkkosten um 20 bis 30 Prozent senken lassen.

Allerdings sollten sich Firmenkunden davor hüten, zu glauben, dass sie mit ihren ausgehandelten Rahmenverträgen immer günstiger telefonieren. Deshalb müssen solche Vereinbarungen jährlich überprüft werden. Bei dieser Gelegenheit lohnt es sich, auch gleich das Telefonverhalten im Unternehmen im Detail zu analysieren. Wenn beispielsweise aufgrund eines geänderten Geschäftsmodells oder neuer Partner und Kunden plötzlich deutlich mehr ins Ausland telefoniert wird, dann ist möglicherweise der bislang günstige Anbieter A plötzlich teurer als Anbieter B. Um besser vergleichen zu können, sollten Unternehmen deshalb unbedingt auf Abrechnungsdaten in elektronischer Form bestehen.

Den Schlüssel zu den grössten Einsparungen haben die mobilen Mitarbeiter oft selbst in der Hand. Dabei ist der mahnende Zeigefinger oder die vierteljährliche Erinnerungs-E-Mail aus der Chefetage nicht unbedingt der beste Weg, die Aussendienstler zu einer ökonomischen Handy-Nutzung anzuhalten. Mehr Erfolg haben Incentives, beispielsweise eine Prämie für besonders kostenbewusste Mitarbeiter.

Doch nicht nur im Mobil-Segement lauern überflüssige Kosten, sondern auch im Festnetzbereich. Viele Unternehmen haben TK-Anlagen im Einsatz, die schon einige Jahre zuviel auf dem Buckel haben. Der betriebswirtschaftliche Gedanke, dass ein abgeschriebenes System nichts mehr kostet, ist allerdings falsch. Schliesslich sind bei Telefonsystemen die Wartungskosten ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor.

Sparen können Unternehmen schon bei der Auswahl ihrer TK-Systeme. Werden die zahlreichen Features der oft Hunderte von Positionen umfassenden Ausstattungslisten im Geschäftsalltag auch wirklich benötigt? Viele Firmen werden, wenn sie das Telefonverhalten ihrer Mitarbeiter kritisch analysieren, nämlich feststellen, dass nur wenige die zur Verfügung stehenden Funktionen wie etwa «Rückruf bei Besetzt» oder Rufweiterleitungen tatsächlich nutzen. Warum also sollte ein Unternehmen für etwas bezahlen, das nie zum Einsatz kommen wird? Wer hier einen rigiden Sparkurs fährt und wirklich nur die wichtigsten im Alltag genutzten Funktionen bestellt, kann viel Geld sparen. Dies betrifft sowohl klassische TK-Anlagen als auch die neuen Software-basierten VoIP-Systeme (Voice over IP). Mit Letzteren habe sich mitnichten die Hoffnung erfüllt, dass die Unternehmensanwender nicht mehr für jedes Zusatz-Feature extra zur Kasse gebeten werden. Statt eines teuren Technikers müssen sie heute eben Software-Schlüssel zum Freischalten der Funktionen bezahlen.

Neben dem Verzicht auf zu alte oder zu neue Telefonanlagen stehen Entscheidern in mittelständischen Unternehmen noch weitere Sparmöglichkeiten offen. So ist etwa zu überlegen, ob nicht der Bezug von Managed-Telecom-Services eine Alternative darstellen könnte. Dabei handelt es sich um Mietlösungen, mit denen Kommunikationsanbieter Funktionen einer IP-basierten Telefonanlage (IP PBX) über das Internet bereitstellen. Das Spektrum reicht dabei von einfachen Gruppenfunktionen und Faxunterstützung bis hin zu Features wie Telefonkonferenzen, CTI (Computer Telephony Integration), Präsenzanzeige und Unified Messaging.

Die Vorteile der Mietlösungen für mittelständische Unternehmen liegen nicht nur darin, dass sich die Firmen die Anschaffungskosten für eine neue Telefonanlage sparen. Ein wesentlicher Vorteil der Managed Services ist die Flexibilität und die Möglichkeit des so genannten Rightsizing. Anders als bei den meisten TK-Anlagen zahlt man nämlich nur die tatsächlich in Anspruch genommenen Dienste. Zudem lassen sich auch kurzfristig zusätzliche Kapazitäten anmieten oder nicht genutzte Dienste abmelden. Weitere Argumente, die für Managed-Telecom-Services stehen, sind die Reduzierung der Komplexität der Kommunikationsinfrastruktur sowie die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Praxis-Tipp

Die günstigsten Spartarife aus dem Internet

Bei der Auswahl der günstigsten Anbieter für Festnetz und Mobilfunk helfen Tarifrechner wie www.teltarif.ch im Internet. Diese ermitteln den für Ihr Telefonverhalten günstigsten Anbieter über eine Tarifdatenbank.
Wer Kunden oder Zulieferer im Ausland hat und oft und länger Telefongespräche mit einem Dutzend Länder führen muss, kann die Telefonkosten unter Umständen über günstige Vorwahlnummern reduzieren, zum Beispiel über www.tieftarife.ch. Zwar sind die zu wählenden Vorwahlen oft recht lang, liegt Ihr Ziel aber immer in den gleichen Ländern, können sie diese einfach ins Telefon fest einprogrammieren.
Achten Sie bei solchen Angeboten aber genau auf eventuelle Zusatzkosten Ihres Anbieters oder durch 0900-Nummern. Ausserdem ändern sich öfter die Preise.