Patentierte Technologie schützt den Möbelhersteller USM vor der Konkurrenz im Kerngeschäft. Damit die Büromöbel in den Montagehallen in Münsingen gefertigt werden können, braucht es aber eine solide IT. Thomas Flügge zeichnet als Group ICT Service Manager bei USM für die Infrastruktur verantwortlich. Wie er im Interview sagt, hat er mit Johannes Geissler beispielsweise Flash-Speicher von Pure Storage implementiert. Und managt neu Microsoft Teams aus der Cloud.

Thomas Flügge: Die Montage arbeitet heute noch mit viel Papier. Die Gestelle mit den Kugelverbindungen werden zwar maschinell vorgefertigt. Dann werden allerdings die Wände eingefügt, bei denen die Mitarbeiter noch handschriftliche Notizen in die Montageblätter einfügen. Hier besteht die Herausforderung einerseits darin, eine digitale Lösung für die Notizen zu finden, und andererseits das Mindset der Mitarbeiter zu ändern. Wer es sich über Jahrzehnte gewöhnt ist, mit Papier zu arbeiten, dem fällt die Umstellung auf eine neue Anwendung schwer. In den Notizen stehen oft entscheidende Fakten zu den weiteren Produktionsschritten, sodass sie nicht einfach weggelassen werden können. Ein Tablet ist hier keine wirkliche Alternative, auch wenn die Leute die Technologie aus dem Privatleben vielleicht bestens kennen.

Wir stellen uns aber dieser Herausforderung und experimentieren durchaus auch mit Tablets in der Montage. Die wirklich perfekt passende Lösung haben wir bisher aber nicht gefunden.

Flügge: Wir experimentieren mit verschiedenen Technologien. Sicher sind QR-Codes, NFC-Tags und Tablets vorne dabei. An Scan-Stationen liesse sich dann regelmässig ablesen, welchen Status der Auftrag aktuell hat. Wenn das Möbel die Fabrikhalle verlässt und in den Lastwagen verladen wird, würde der Kleber zum Tracking für den Versand oder die Auslieferung umfunktioniert. So liesse sich das Papier weitestgehend ersetzen.

Flügge: Wenn die IT nicht läuft, steht auch die Produktion. Oder um es präziser zu sagen: Wenn das ERP steht, können die Kollegen nach Hause gehen.

Flügge: Als Group Service Manager bin ich die rechte Hand des CIOs. Meine Zuständigkeit ist die Infrastruktur, sprich Server, Netzwerk, Storage, Virtualisierung, Client Management, Firewall etc. Mein Team in der Schweiz besteht aus fünf Personen, in Deutschland gibt es weitere vier Angestellte in der IT. Sie betreuen die Systeme an den vier Standorten im Nachbarland. Einer davon ist USM Operations in Leipzig, wo in drei Fabrikhallen die Möbel für 40 Exportmärkte zusammengeschraubt werden. Dort braucht es IT-Personal, wenn ein defektes Kabel getauscht oder ein Bildschirm ersetzt werden muss. In den übrigen Niederlassungen weltweit arbeiten wir für die Infrastruktur mit lokalen IT-Firmen zusammen.

Die Produktivitätssysteme – Office, File-Ablagen, Projektmanagement, Teams, User-Profile etc. – haben wir im vergangenen Jahr in die Cloud migriert. Die Administration läuft nun hauptsächlich über den Browser, was viele Arbeiten wesentlich erleichtert. Ein gutes Beispiel ist das Home Office: Wenn einer der Kollegen mit seinem Client ein Problem hat, konnten und können wir ihm jetzt über das Netz gut helfen. Allerdings wird die Arbeit durch die Cloud ja nicht weniger: Wir managen die Cloud und unsere On-Premises-Systeme.

Flügge: Die Storages, die virtuellen Server mit dem ERP sind jeweils On-Premises. Diese Systeme existieren in jeder grösseren Niederlassung von USM. Die meisten Services laufen aber am Hauptsitz. In unseren zwei Rechenzentren hier in Münsingen werden die Geschäftsapplikationen und Datenbanken redundant betrieben und in Echtzeit gespiegelt.

Wir verfolgen aktuell das Ziel, die Server in verschiedenen Niederlassungen wie London, New York oder Tokio abzuschalten. Auf den Rechnern laufen zum Teil noch Altanwendungen, die wir ebenfalls ablösen wollen. Auch haben die Mitarbeiter noch Daten lokal gesichert, für die wir ebenfalls eine neue Lösung finden möchten. Jedoch trennen sich die Leute nur schwer von gewachsenen Strukturen.

Thomas Flügge hat einige IT-Systeme von USM mittlerweile in die Microsoft-Cloud ausgelagert

Quelle: Samuel Trümpy

Flügge: Wir setzen komplett auf Microsoft und die Schweizer Cloud. Alle unsere Systeme und Daten liegen im Schweizer Microsoft-Rechenzentrum. Diesen Entscheid haben wir bewusst gefällt, weil die Eigentümerfamilie Schärer extrem hohen Wert auf Datensicherheit legt. Der Geschäftsführer Alexander Schärer ist ein Techie und hat grossen Respekt vor der Cloud, weshalb wir Wert darauf legen, dass unternehmenskritische Daten nicht im Ausland liegen. Wir haben deshalb darauf gewartet, bis Microsoft die Rechenzentren in der Schweiz eröffnet hatte.

Flügge: Inklusive der Vorbereitung, während der wir wegen Inkompatibilitäten jedes einzelne der rund 400 Benutzerkonten editieren mussten, ca. anderthalb Jahre. Dabei hat die Pandemie uns die Arbeit erschwert, weil wir die Mitarbeiter teilweise im Home Office migrieren mussten. Als wir die persönlichen Ordnerstrukturen und Postfächer gezügelt haben, waren wir auch auf die Mitarbeit der Kollegen angewiesen. An dieser Stelle ein grosses Lob an unser Team, das Grossartiges auf die Beine gestellt hat, an unsere geduldigen Benutzer, die uns so gut es geht unterstützt haben, und an unsere Geschäftsleitung, die diesen mutigen Entscheid gefällt hat.

Flügge: Diese Überlegung haben wir durchaus schon angestellt. Wie angedeutet, ist dann die Gefahr allerdings gross, dass ohne ERP auch die Produktion eingestellt werden muss. Wobei die Ausfallsicherheit der Cloud wahrscheinlich noch grösser ist als bei unseren lokalen Systemen. Wir möchten die geschäftskritischen ERP-Daten aber im Moment nicht in die Cloud auslagern.

Ausserdem ist Computing-Power in der Cloud ziemlich teuer. Für uns rechnet sich in der aktuellen Situation der Business Case noch nicht.

Flügge: In der Schweiz betreiben wir über 150 virtuelle Server, in Deutschland nochmals 30 und in der Produktion in Leipzig weitere 5. In den Aussenstellen stehen vereinzelt auch noch Server, die wir aber – wie erwähnt – in der nächsten Zeit herunterfahren wollen. Dort soll wirklich alles aus der Cloud bezogen werden. Wenn sich ein Mitarbeiter von einigen Daten tatsächlich nicht trennen kann, werden wir die betreffenden Files – für den lesenden Zugriff – in unsere Storage-Infrastruktur hier in der Schweiz zügeln. Denn gearbeitet werden soll ja in SharePoint online und in Teams.

Flügge: Fünf Kollegen hier in der Schweiz und zwei in Deutschland kümmern sich um das ERP, das CRM und die Umsysteme. Weiter warten sie die Software «Virtual USM», in der Vertriebspartner selbst Möbel planen können. Das Tool generiert eine Stückliste, die automatisch in das ERP eingelesen wird. Dann weiss die Produktion hier in Münsingen oder in Leipzig, welche Teile sie zu rüsten haben und welche Möbel zusammengeschraubt werden müssen.

Flügge: Flexibilität. Ein gutes Beispiel ist der virtuelle Möbel-Konfigurator, der hier in Europa gut funktioniert, aber in anderen Teilen der Erde nicht so performant ist. Wir haben ihn nun – aus Kostengründen – in mehreren Cloud-Instanzen platziert, die nach dem Follow-the-Sun-Prinzip hoch und wieder heruntergefahren werden. Diese Flexibilität war notwendig, da sich sonst die Kollegen in Japan oder an der Westküste der USA viele Klagen von den Kunden anhören mussten, dass der Konfigurator wegen der schlechten Performance quasi nicht zu gebrauchen war.

Flügge: Nein. On-Premises sind wir recht statisch unterwegs. Das ERP braucht natürlich regelmässig Updates, die getestet werden müssen. Aber darauf sind wir vorbereitet.

In der Cloud haben wir die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit: Während früher häufig nur in Abteilungen gearbeitet und gedacht wurde, beginnen die Mitarbeiter nun, über ihre eigenen Bereiche hinauszudenken. Microsoft Teams bringt die Kollegen nun näher zusammen, sodass unternehmensweites Arbeiten möglich wird.

Flügge: Es ist fantastisch! Die Kollegen arbeiten nicht nur im Büro, sondern nun auf dem Smartphone und dem Tablet. Es geht so weit, dass teilweise am iPhone via OneDrive eine Präsentation zusammengestellt wird, wofür wir früher zwingend einen Desktop brauchten.

Vor und während der Umstellung haben wir die meisten Kollegen selbstverständlich trainiert für die neuen Funktionalitäten. Viele Vorgesetzte haben schnell erkannt, welches grosse Potenzial in den Applikationen steckt und uns bei der Umstellung stark unterstützt.

Johannes Geissler: Die bisherige Storage hatte das Ende des Lebenszyklus erreicht. Schon bei der vorherigen Erneue­rung hatte USM ein Auge auf Pure Storage geworfen – insbesondere wegen All Flash. Damals fehlten den Produkten allerdings ein für USM wichtiges Feature: die Spiegelung in Echtzeit. Diesmal erfüllte Pure Storage dieses Kriterium und hat zusätzlich mit geringem Platzbedarf in den Racks und der Managebarkeit über ein intuitives User Interface überzeugt, sodass USM den Wechsel initiiert hat.

Die Migration selbst hat dann im laufenden Betrieb stattgefunden. Die Storage inklusive ERP mit den 2-Tera­byte-SQL-Datenbanken liefen ohne Unterbruch weiter. Die User haben nichts vom Wechsel gemerkt.

Geissler: Die Migration selbst hat BNC erledigt. Die Berner sind der Partner für Netzwerk und Storage, die USM auch auf Pure Storage aufmerksam gemacht hatten.

Der Wechsel bei USM funktionierte grösstenteils remote. Nur bei der physischen Installation im Sommer vergangenen Jahres waren Mitarbeiter von BNC bei USM vor Ort. Beim Ausbau gab es dann mehr zu tun als beim Einbau, denn die neue Lösung braucht noch einen Bruchteil des Platzes. Früher belegte die Storage-Lösung neun Rack-Einschübe, heute sind es noch drei. Dabei kommt Datenkompression zum Einsatz mit dem Faktor 3,2:1. Anstatt der 32 Terabyte braucht USM nun nur noch 10 Tera­byte Storage. Das hat natürlich auch positive Auswirkungen auf den Energieverbrauch und die Ökobilanz.

Flügge: Die erwähnte Abschaffung der Server in den Niederlassungen weltweit. Dies ist ein Teilprojekt der «One System World», wie wir das Gesamtvorhaben nennen. Neben den Servern werden in den Aussenstellen noch verschiedene PBX betrieben, einige mit Telefonzentrale, überall unterschiedliche Soft-Clients. Diese Infrastruktur ist über Jahre gewachsen und soll jetzt konsolidiert werden. Die Festnetztelefonie wollen wir in Teams integrieren, die Soft-Clients vereinheitlichen und Office 365 zum Standard machen. Dann haben wir eine gemeinsame Plattform, auf der alle arbeiten können. Jedes Land kann dann selbst entscheiden, wie es die Tools einsetzen will.

Für einige Länder müssen wir dann aber immer noch spezielle Technologien implementieren – beispielsweise Japan. Dort ist Fax die «Goldene Kuh», ohne die unsere Angestellten nicht arbeiten können. «Sorry, Thomas, we need our Fax», bekomme ich dort zu hören.

In den USA wollen wir aufgrund der vielen Zeitzonen Call Queues installieren für die Westküste, für die Mitte und den Osten. Mit der Internet-Telefonie und Teams müssen die Mitarbeiter dann noch nicht einmal ihren Rechner starten, um einen Anruf zu tätigen.

Flügge: Das kann man so sagen. Und ich bin das Versuchskaninchen. Ich installiere die Lösung als Erster, teste sie so gut wie möglich und tune sie für den ersten Rollout-Schritt. Dann ist die IT-Abteilung gefragt, in der die App­likation dann wirklich auf Herz und Nieren geprüft wird. Anschliessend holen wir uns Kollegen aus den Abteilungen, deren Puls nicht gleich auf 400 steigt, wenn etwas nicht wie gewünscht funktioniert. Wenn wir das Feedback umgesetzt haben, ist die Lösung parat für den Rollout.

Genauso funktioniert es dann in den Aussenstellen: In Japan fragen wir zwei Personen an, die eine Anwendung zuerst testen. Wenn von dort die Rückmeldung kommt: «Thomas, it’s not quite satisfying», dann wissen wir, dass die Lage ernst ist. Aus Leipzig bekommen wir dagegen direkte und ehrliche Rückmeldungen. Unsere Aufgabe ist es dann, das eine und das andere Land mit der gebotenen Höflichkeit zufriedenzustellen.

Flügge: Wir sitzen alle drei bis vier Monate mit Inhaber Alexander Schärer zusammen. Er ist – wie erwähnt – sehr technikaffin und lässt sich gern die möglichen Alternativen erklären. Beim Entscheid legt er dann hohen Wert auf unsere Meinung. Das ist für mich ein grosser Erfolg.

Flügge: Ja. Oder genau genommen für die Mac-Geräte von Herrn Schärer. Er hat auf seinem iPhone einen dedizierten Container mit Corporate-Apps installiert, der auch von uns gemanagt wird – und den «normalen» Restriktionen unterliegt. Einmal hat er für ein «Impossible travel»-Event gesorgt, als er sich in der Schweiz angemeldet hat und nur eine Stunde später ein Zugriff aus Spanien folgte. Wenn Herr Schärer unterwegs ist, geht das natürlich. Die Warnung hat aber auch gezeigt, wie wichtig es ist, dass exponierte Personen einen besonderen Schutz benötigen.

Der «Premium»-Support für Herrn Schärer geht aber Hand in Hand mit den vielen Freiheiten, welche die IT auf der anderen Seite besitzt. Der Inhaber ermuntert uns durchaus, neue Technologien auszuprobieren und dabei auch mal nicht erfolgreich zu sein. So ist eine sehr coole Fehlerkultur entstanden, in der mittlerweile niemand mehr Angst hat, wenn er mit einem Vorhaben scheitert.

Flügge: Ja und nein. Während meiner Probezeit 2014 war auf den Netzwerk-Switches eine Firmware installiert, die bei einem bestimmten Kontrollbefehl den Switch zum ­Absturz gebracht hat. Bei einem Routine-Check ist mir ­genau das passiert. Unser Netzwerk brach zusammen und startete automatisch neu. Das dauerte natürlich einen Moment, also ca. zehn Minuten. Der Vorteil war: Auch das Telefon funktionierte nicht mehr, sodass sich auch niemand beschweren konnte. [schmunzelt]

Ich machte mich natürlich sofort auf die Fehlersuche und stellte fest, dass es nicht meine Schuld war. Denn der Switch im zweiten Rechenzentrum stürzte bei dem Kontrollbefehl ebenfalls ab.

Glücklicherweise fanden diese Routineprüfungen in der Mittagspause statt, sodass die Systeme wieder am Netz waren, als die Kollegen in die Büros zurückkehrten. Dass die fehlerhafte Firmware die Ursache war, ergaben die weiteren Tests am Nachmittag. Die Switches konnte ich dann über Nacht aktualisieren.

Aber um auf Ihre Frage zurückzukommen: Nein, Angst um den Job hatte ich nicht. Und die Probezeit habe ich dann ja trotzdem bestanden, sonst sässe ich kaum hier.

Flügge: Auch wenn sich das «Metaverse» aktuell noch sehr nach «Second Life» anhört, können wir als Markenunternehmen es wohl nicht komplett ignorieren. Entsprechend beobachten besonders die Kollegen im Marketing die Entwicklungen derzeit sehr genau. Der Entscheid, wie viel Hype ist dabei und wie viel tatsächliches Geschäftspotenzial, ist noch nicht gefallen. Ein denkbares Szenario für USM wäre, dass der Käufer zusätzlich zu jedem Möbel ein NFT (Non-Fungible Token, Anm. d. Red.) bekommt, sodass das Regal auch im Metaverse präsent wäre.

Zudem ist die papierlose Montage ein Ansatzpunkt, um USM weiter zu digitalisieren und zu flexibilisieren.