Angestellte der Bundesverwaltung konnten im vergangenen Jahr nicht von einem auf den anderen Tag ins Heimbüro wechseln. Das Bundespersonalgesetz und die Bundespersonalverordnung verboten die Telearbeit. Für die fast 40 000 Mitarbeitenden bedeutete das: Den Aufrufen des Bundesamtes für Gesundheit BAG, doch bitte wenn immer möglich von zu Hause aus zu arbeiten, konnte nicht gefolgt werden. Ein «Zielbild flexible Arbeitsformen» für die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung hat der Bundesrat erst im Dezember 2020 definiert. Eine Revision der Bundespersonalverordnung wurde Mitte Mai verabschiedet, am 1. Juli 2021 tritt sie in Kraft. Künftig wird nun zwischen den Vorgesetzten und den Mitarbeitenden vereinbart, wo die Angestellten ihre Arbeit leisten. Dabei sieht erstmals das Bundespersonalrecht explizit vor, dass in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers oder im Home Office, aber auch in Co-Working-Spaces, Hub-Arbeitsplätzen oder flexiblen Teamräumen gearbeitet werden kann. Schöne neue Arbeitswelt – ab Mitte 2021 auch offiziell für die Bundesangestellten.

Die Belegschaft von Schweizer Firmen konnte den Empfehlungen respektive Verpflichtungen des BAG zu Home Office sehr viel besser nachkommen. Eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Immobilienunternehmens Steiner ergab, dass im Mai 2021 fast jeder Zweite (48 Prozent) ganz oder teilweise von zu Hause aus gearbeitet hat. Auch zukünftig im Home Office entspricht dem klaren Wunsch der Arbeitnehmenden. Eine überwältigende Mehrheit (91 Prozent) der Berufstätigen mit Option auf das Arbeiten von zu Hause aus möchte auch nach Corona zumindest teilweise im Heimbüro arbeiten. Davon wünschen sich 55 Prozent, mindestens die Hälfte der Zeit im Home Office arbeiten zu dürfen.

Den Immobilienkonzern interessierte natürlich sehr, wie sich die neue Arbeitswelt auf die Bürolandschaft in der Schweiz auswirken wird. Passende Antworten lieferte die Umfrage: Bei Arbeitsplätzen in Schweizer Städten rechnen die Angestellten vermehrt mit einer Reduktion der Arbeitsflächen (Stadt: 42 Prozent, Agglomeration: 35 Prozent, Land: 27 Prozent). Die Befragten arbeiteten allerdings auch mehrheitlich (65 Prozent) in der Stadt. Für die Verantwortlichen von Steiner liegt es nahe, dass vor allem in urbanen Regionen die Arbeitsplätze neuen Arbeitsmodellen angepasst werden. Dadurch würden sich die Anforderungen an Büroarbeitsflächen verändern. Mit grösseren Umwälzungen rechnen die Experten allerdings nicht. Denn trotz des neu entdeckten Wunsches nach dem Arbeiten von zu Hause bleibt die zentrale Lage des Arbeitsplatzes mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Verkehr für die Arbeitnehmenden sehr wichtig (72 Prozent).

Geht es nach den Plänen des Kantons Luzern, wird es künftig in der Stadt nur noch beschränkt ein «Regierungsviertel» geben. Die heute auf über 30 Standorte verteilten 1450 Angestellten sollen in einem zentralen Verwaltungsgebäude auf dem Seetalplatz in Emmenbrücke zusammengezogen werden. Dort wird es dann auch keine klassischen Amtsstuben mehr geben. Vielmehr sollen die Büros so gestaltet werden, dass die Teamarbeit und agile sowie flexible Tätigkeiten gefördert werden. Der Kanton hat dafür eigens eine «Work Smart»-Charta unterzeichnet. Bevor jedoch gebaut werden kann, müssen die Stimmberechtigten noch den Sonderkredit in Höhe von fast 180 Millionen Franken für den Neubau gutheissen. Über die Vorlage wird das Luzerner Volk voraussichtlich im November 2021 abstimmen. Dann könnten allerdings auch Überlegungen eine Rolle spielen, ob die Kantonsbediensteten tatsächlich noch  die Bürger in einem repräsentativen Gebäude persönlich empfangen wollen. Oder ob nicht auch das Ausfüllen eines Online-Formulars oder schlicht eine E-Mail genügen.

Die elektronische Kommunikation hat während des Lockdowns stark an Bedeutung gewonnen. Und diese Kommunikationsströme basierten vielfach auf Microsofts Infrastruktur. Der Office-Marktführer analysiert fortlaufend die Nutzung seiner Dienste, seien es LinkedIn, Office 365, Outlook oder Teams. Auf der Grundlage anonymisierter Statistiken kann Microsoft die veränderte Mitarbeiter-Kommunikation dokumentieren und neue Muster sowie Trends identifizieren. Die Forschungseinheit Microsoft Human Factors Lab hat ausserdem gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Edelmann weltweit über 31 000 Angestellte befragt – davon mehr als 1000 in der Schweiz. Im «Work Trend Index» sind Entwicklungen ausgewiesen, die während den globalen Lockdowns entstanden sind und die Arbeitswelt von morgen prägen werden.

Die Experten sehen die Arbeitswelt an der Schwelle zu einer Umwälzung, die genauso gross ist wie die plötzliche Verschiebung zur Remote-Arbeit im vergangenen Jahr: Die neue Realität ist hybrid – ein gemischtes Modell, bei dem einige Angestellte an den Arbeitsplatz zurückkehren und andere weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Sieben weitere Entwicklungen lassen sich aus den Daten ablesen.

Global wünschen sich 73 Prozent der Arbeitnehmer die Möglichkeit zur flexiblen Telearbeit. Zur Erinnerung: In der Schweiz sind es sogar 91 Prozent. Mitarbeiter wollen selbst bestimmen, wo, wann und wie sie arbeiten, und sie erwarten, dass die Unternehmen ihnen Optionen anbieten. Um sich vorzubereiten, erwägen 66 Prozent der Entscheidungsträger eine Umgestaltung der Räumlichkeiten, um hybriden Arbeitsumgebungen besser gerecht zu werden.

Einige der Investitionen in der Vergangenheit griffen dabei offenbar zu kurz: Nur 46 Prozent der Arbeitnehmer gaben an, dass ihr Arbeitgeber ihnen bei den Kosten für Telearbeit hilft. Sei es veraltete Hardware, die mangelhafte Internet-Verbindung oder ein inadäquates Umfeld: Technische Schwierigkeiten können sehr ausgrenzend sein. Wenn sich ein Mitarbeiter in einer Videokonferenz nicht einbringen kann, fällt das auf seine Leistung zurück. Im Büro hätte er problemlos seine Meinung kundtun können. Solche Aspekte müssen bei der Gestaltung der hybriden Arbeitsrealität mehr Gewicht bekommen. Die Entscheidungen, die Führungskräfte in den kommenden Monaten treffen, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen, werden sich auf alles auswirken – von der Firmenkultur und Innovationsfähigkeit bis hin zur Frage, wie Unternehmen Top-Talente anziehen und binden können.

Die Führungskräfte sind offenbar gut durch die Lockdowns gekommen. 61 Prozent von ihnen sagen, dass es ihnen aktuell «gut» geht. In der Belegschaft behaupten das nur 38 Prozent. Mehr denn je erwarten die Angestellten nun von ihren Vorgesetzten, dass sie sich in ihre besonderen Herausforderungen einfühlen. Allerdings wissen die Führungskräfte offenbar gar nicht so genau, was ihre Mitarbeiter brauchen. Denn 37 Prozent der weltweiten Belegschaft sagt, dass ihre Unternehmen derzeit zu viel von ihnen verlangen.
Die selbst eingeschätzte Produktivität ist für viele Mitarbeiter im letzten Jahr gleich geblieben oder gestiegen. 54 Prozent fühlen sich überlastet, 39 Prozent fühlen sich erschöpft. Billionen von Produktivitätssignalen von Office 365 quantifizieren genau die digitale Erschöpfung, die Arbeitnehmer empfinden. Der Vergleich der Daten aus dem Februar 2020 und Februar 2021 zeigt:

Die meiste Kommunikation ist unstrukturiert. Auch sind 62 Prozent der Anrufe und Besprechungen ungeplant. Dabei spüren die Mitarbeiter den Druck, mithalten zu müssen: Trotz gestiegener Last reagieren 50 Prozent der Angestellten auf Teams-Chats innerhalb von fünf Minuten oder weniger. Nach den Microsoft-Zahlen hat sich die Reaktionszeit im Vergleich zum Vorjahr nicht verändert. Angesichts des massiv gestiegenen Kommunikationsvolumens liegt der Schluss nahe, dass die Intensität des Arbeitstages deutlich zugenommen hat.

Lange Jahre gab es die Hoffnung, dass sich mit dem Berufseintritt der Generation Z – Jahrgänge 1997 bis 2012, auch «Zoomer» genannt – die Technologiekompetenz in den Unternehmen insgesamt erhöht. Die heute 18- bis 24-Jährigen kennen eine (Arbeits-)Welt ohne den Computer nicht. Sie sind es jedoch nun, die zwar einen Arbeitsrechner besitzen, aber noch nie im Büro waren. Auch ist diese Generation eher Single und steht am Anfang ihrer Karriere, hat daher eher mit den Auswirkungen von Isolation im Heimbüro zu kämpfen. Weiter fehlen ihnen häufig die finanziellen Mittel, um sich zu Hause einen richtigen Arbeitsplatz einzurichten.

Laut dem LinkedIn-Experten George Anders berichten die Angehörigen der Generation Z verglichen mit anderen Altersgruppen von grösseren Schwierigkeiten, sich für die Arbeitstätigkeit zu begeistern, in Meetings das Wort zu ergreifen und neue Ideen einzubringen. Aber gerade diese junge Generation bietet frische Perspektiven, doppelt Anders nach. Auch werden die Berufseinsteiger mit den Erfahrungen in den Lockdown-Monaten die Einstellung zur Arbeit in der Zukunft bestimmen. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass die Generation Z ein Gefühl von Sinn und Wohlbefinden im beruflichen Kontext bekommt. Für den Experten ist diese Aufgabe zwingend anzugehen bei der Umstellung auf Hybrid Work.

Eine Gefahr für das Geschäft birgt eine Tendenz, die sich nach der Analyse von Milliarden E-Mails und Teams-Meetings ausmachen lässt: Zu Beginn des Lockdowns wurde mit dem engen Kollegennetzwerk mehr kommuniziert. Gleichzeitig gab es weniger Interaktionen mit Mitgliedern aus entfernten Netzwerken, beispielswiese in anderen Firmen oder globalen Niederlassungen. Die Angestellten suchten bei der Umstellung die Nähe ihrer unmittelbaren Teams, um Unterstützung zu erhalten. Währenddessen vernachlässigten sie ihr breiteres Netzwerk. Das hatte zur Folge, dass die Unternehmen stärker isoliert wurden, als sie es vor der Pandemie waren.

Eine Auswertung der Teams-Chats bestätigt die Analyse. Zwischen April 2020 und Februar 2021 ist die Anzahl der Personen in Firmen-Chats um 5 Prozent gesunken. Im Gegensatz dazu hat die Zahl der Personen in Einzel- oder Kleingruppen-Chats um 87 Prozent zugenommen.

Die veränderte, eher lokale Zusammenarbeit in Microsoft Teams und Outlook wird als Bremse für Innovation angesehen. Der Rückzug in die unmittelbaren Teams oder engen Netzwerke bietet den Mitarbeitern ein Stück Sicherheit – wie sie es vorher beim Plaudern in der Kaffeeküche oder dem gemeinsamen Mittagessen hatten. Dabei fehlen aber oftmals die Inspirationen von aussen, die den Horizont erweitern und neue Ideen fördern.

Die teils massiv höheren Arbeitspensen im Heimbüro, die Balance zwischen Teams-Meeting, Kinderbetreuung und Hausunterricht sowie das Beruhigen bellender Hunde hat zumindest etwas verändert: Die Arbeit wurde menschlicher. Global hat knapp jeder Fünfte (18 Prozent) die Familie oder Haustiere seiner Kollegen virtuell getroffen.

Im Vergleich zu vor einem Jahr gaben 39 Prozent an, dass sie mittlerweile eher bereit sind, bei der Arbeit authentisch zu sein. Jeder Dritte (31 Prozent) fühlt sich nun seltener peinlich berührt, Details seines Privatlebens preiszugeben. Diejenigen Mitarbeiter, die Kinder und Haustiere ihrer Kollegen per Video kennengelernt haben, berichteten über engere Beziehungen zu den Angestellten (+ 12 Prozent) und eine höhere Produktivität (+ 23 Prozent).

Der riesige Marktplatz für Talente ist eine der besten Ergebnisse des Wandels zur Telearbeit. Remote-Jobangebote auf LinkedIn haben sich während der Pandemie mehr als verfünffacht. So plant auch fast die Hälfte (46 Prozent) in diesem Jahr einen Jobwechsel. Für die LinkedIn-Experten ist dies ein Anzeichen dafür, dass die Menschen nicht mehr ihren Schreibtisch oder ihren Wohnort verlassen müssen, um ihre Karrierechancen zu verbessern. Die Fernarbeit eröffnet den Zugang zu interessanten Jobs für Menschen, die sonst allenfalls kaum eine Chance gehabt hätten, eine neue Stelle am anderen Ende der Schweiz anzutreten.
Die besseren Chancen für den Einzelnen bedeuten im Umkehrschluss für Unternehmen, dass sie neu leistungsfähige Teams aus einem nahezu unbegrenzten Talent-Pool aufbauen können. Wenn Kontaktbeschränkungen aufgehoben und Kinderbetreuungsmöglichkeiten leichter verfügbar sind, können Firmen jederzeit die besten und klügsten Köpfe auf der ganzen Welt einstellen. Die neuen Remote-Angestellten bekommen ihrerseits herausfordernde Aufgaben, können sich neue wirtschaftliche Optionen erschliessen, ohne die Familie oder das private Umfeld vernachlässigen zu müssen.

Für die neue Definition und Gestaltung der neuen Arbeitswelt sind die Mitarbeitenden die ersten Ansprechpartner. Sie haben während den Lockdowns Leistungsfähigkeit und Loyalität bewiesen. Nun werden sie schnell erkennen, welche Opportunitäten sie durch die Technologie am Arbeitsplatz haben. Denn eines hat das vergangene Jahr bewiesen: Die traditionellen Vorstellungen von Raum und Zeit, in denen die Arbeit verrichtet wird, sind endgültig überholt.

Die Führungskräfte tun gut daran, einen neuen Blick auf die Arbeitsrealität zu werfen. Zu Beginn sollten sie Antworten auf grundlegende Fragen finden: Wie geht es den Mitarbeitern und was brauchen sie für die Arbeit? Wer kann von zu Hause aus arbeiten? Wer muss tatsächlich ins Büro kommen und für wie lange? Wenn Leute konzentriert arbeiten, wo tun sie es am besten? Wie funktioniert die Zusammenarbeit? Anhand dieser Antworten kann eine neue Arbeitskultur entstehen, die Zufriedenheit der Belegschaft fördert, Talente anzieht und letztendlich Produktivität erhöht. Dass die Angestellten vielenorts mehr zu leisten imstande sind, haben sie während der vergangenen Monate eindrucksvoll unter Beweis gestellt.