Die Druckerlandschaft komplett im Griff

Nur ein Bruchteil der Kosten entsteht durch Geräte, Verbrauchsmaterialien und Wartung. Der grösste Kostenblock sind direkte und indirekte Verwaltungskosten für Support und Infrastruktur, Beschaffungskosten, Kosten für Gebäude, Standfläche, Büroausstattung - die Liste liesse sich fortsetzen. Auch die Erfahrungen und der Bedarf der Anwender und des Managements und weitere individuelle Geschäftsanforderungen werden gewichtet. Schlussendlich ergibt sich aus der Analyse aller Komponenten ein Konzept, das die speziellen Anforderungen des Unternehmens bestmöglich unterstützt.

Wie konkret vorgehen, um ein Printer Lifecycle-Management-Projekt erfolgreich umzusetzen? Zuerst sollte die aktuelle Situation durchleuchtet und alle Kosten analysiert werden. Bis zu 90 Prozent der Gesamtkosten fürs Printing werden in dieser Art der Konzeption erfasst. Das Ergebnis spiegelt neben der Ist-Situation auch die Ist-Anforderungen, die der Druckerpark erfüllen muss. Auf dieser Basis entsteht ein individuelles Konzept, das die Eigenarten des Unternehmens berücksichtigt.

Oft werden in dieser neuen Konzeption lokale Geräte so weit möglich eliminiert. In der Regel haben solche Geräte die höchsten Gesamtkosten pro Seite, das Verbrauchsmaterial muss gesondert bestellt und gelagert werden und eigene Treiber benötigen sie auch. Neue Geräte sind oft Multifunktionsgeräte, die Prozessabläufe effektiver gestalten und elektronische Workflows unterstützen. Zugleich wird der Papier-Output gesenkt und der Komfort für den Anwender gesteigert. Dies bedeutet mittelfristig Einsparungen. In der Umsetzungsphase - die oft mit einem erheblichen Implementierungsaufwand einher geht - entstehen aber erstmal Kosten. Hier muss genau gerechnet werden, was eine Umstellung dem Unternehmen bringt.

Werden diese Punkte beachtet, steht einem Erfolg des Printer Lifecycle Management nichts mehr im Weg. Dann ist es nicht mehr nötig, jede Mail auszudrucken.

Erfolgskritische Faktoren fürs Printer Lifecycle Management

Folgende Faktoren sollten beim Printer Lifecycle Management unbedingt beachtet werden.

Eine saubere Analyse der aktuellen Situation und Kosten sowie die Definition eines Business Case bilden eine gute Ausgangsbasis. Wenn dann auch noch auf Herstellerneutralität geachtet wird, steht einer Fokussierung auf die Geschäftsanforderungen nichts mehr im Weg.

Ein gemeinsames Verständnis und eine klare Definition der Ziele, der Herausforderungen und des möglichen Optimierungspotenzials vermeidet Missverständnisse.

Die Optimierung des Druckvolumens ist ein entscheidender Hebel. Dazu gehört nicht nur die konsequente Nutzung aller technischen Möglichkeiten, sondern auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Kosten- und Umweltaspekte des Druckens.

Ein verbrauchsorientiertes Abrechnungsmodell berücksichtigt die tatsächlichen Gesamtkosten.

Herstellerneutrale Monitoring-Lösungen ermöglichen ein effizientes Management des Druckerparks, Geräteauslastung und Tonerverbrauch werden optimal gesteuert.

Anwender der Drucker müssen ins Boot geholt werden, wenn das Projekt erfolgreich sein soll.

Printer Lifecycle Management braucht IT-Erfahrung. Besonders Multifunktionsgeräte sind Bestandteile des IT Parks und unterliegen den IT Service-Prozessen.