Silvia Finke ist Senior Consultant bei der Dr. Peter P. Knobel AG in Zug.

Denken Sie an die Umwelt: Ist es wirklich nötig, diese Mail zu drucken?». Diese oder ähnliche Aufforderungen finden sich immer öfter am Ende einer Mail - und nicht ganz zu Unrecht. Das überall propagierte papierlose Büro bleibt in den meisten Fällen allerdings ein Wunschtraum. Laut einer Studie von Fujitsu Siemens Computers druckt ein Büroarbeiter stolze 22 Seiten pro Tag. Dazu gehören auch die kleinen menschlichen Fehler, ein Dokument aus Versehen mehrfach zu drucken oder neu drucken zu müssen, da das eigene Dokument zufällig im Stapel des Kollegen gelandet ist. Hochgerechnet heisst das pro Jahr eine Steigerung des Druckvolumens in den Unternehmen um 10 Prozent.

Nicht eingerechnet die Zeiten, die Mitarbeiter damit zubringen, Papierstaus zu beseitigen, Tonerpatronen zu wechseln oder einfach einen anderen, funktionsfähigen Drucker im Unternehmen zu suchen. Der ist dann vielleicht von einem anderen Hersteller als der erste, das Handling ist anders und wieder geht Zeit und damit Geld verloren.

Kaum ein Betrieb hat eine Printer Policy, welche die Mitarbeiter auf ein bestimmtes Verhalten beim Drucken verpflichtet. Und weniger als der Hälfte der Mitarbeiter ist bewusst, welche kosten- und umweltbezogenen Folgen ihr Drucken hat.

Druckerlandschaften in Unternehmen sind heute oft ein wilder Mix aus Druckern, Scannern, Kopierern und Multifunktionsgeräten, die vielfach auch noch von mehreren Herstellern stammen. Damit einher gehen starke Preisschwankungen und die unterschiedlichsten Kauf-, Wartungs- und Serviceverträge, die der IT-Abteilung massive Handlingprobleme bescheren. Kostentransparenz wird zwar von allen gewünscht, kann aber nicht oder nur in kleinen Teilen geliefert werden. Aussagen zur Umweltverträglichkeit des Druckerparks fehlen ebenso.

Das Stichwort Printer Lifecycle Management erscheint in dieser Situation wie der Zauberspruch, der alles richtet. Aber lässt sich eine so heterogene Landschaft wirklich in ein übergreifendes System einbinden und dadurch steuern? Und reduzieren sich die Kosten wirklich?

Ein erfolgreiches Printer Lifecycle Management, das die Optimierung der Office-Output-Umgebung zum Ziel hat, macht die Kosten tatsächlich transparent. Durch eine bessere Strukturierung von Geräten, Funktionen und Einsatzorten wird nicht nur die heterogene Druckerlandschaft konsolidiert, die Kosten werden oft auch signifikant gesenkt.

Zudem lässt sich dieser in sich geschlossene Themenkreis gut an einen Dienstleister auslagern, beispielsweise als Managed Service. Das wiederum schont eigene Ressourcen, Services können verbessert und Technologien optimaler genutzt werden. Nicht zuletzt entlasten Finanzierungsmodelle die eigene Kapitalbasis.

Printer Lifecycle Management ist weit mehr als Installation, Wartung und Organisation der Verbrauchsmaterialien für den Druckerpark. Printer Lifecycle Management analysiert nicht nur Drucker und druckbezogene Kosten, sondern hinterfragt auch die konkreten Geschäftsanforderungen im Unternehmen. Wer benötigt wirklich welche Druckfunktionalität? Wer muss zwingend einen eigenen Drucker im Büro haben? Das geht über Schnittstellen zur IT, zum Einkauf oder ins Controlling, über die Anwendungsunterstützung bis hin zu Gebäude- und Standflächenkosten oder die Büroausstattung. Gegenseitige Einflüsse werden aufgezeichnet und gewichtet, Zusammenhänge hinterfragt.

Nur ein Bruchteil der Kosten entsteht durch Geräte, Verbrauchsmaterialien und Wartung. Der grösste Kostenblock sind direkte und indirekte Verwaltungskosten für Support und Infrastruktur, Beschaffungskosten, Kosten für Gebäude, Standfläche, Büroausstattung - die Liste liesse sich fortsetzen. Auch die Erfahrungen und der Bedarf der Anwender und des Managements und weitere individuelle Geschäftsanforderungen werden gewichtet. Schlussendlich ergibt sich aus der Analyse aller Komponenten ein Konzept, das die speziellen Anforderungen des Unternehmens bestmöglich unterstützt.

Wie konkret vorgehen, um ein Printer Lifecycle-Management-Projekt erfolgreich umzusetzen? Zuerst sollte die aktuelle Situation durchleuchtet und alle Kosten analysiert werden. Bis zu 90 Prozent der Gesamtkosten fürs Printing werden in dieser Art der Konzeption erfasst. Das Ergebnis spiegelt neben der Ist-Situation auch die Ist-Anforderungen, die der Druckerpark erfüllen muss. Auf dieser Basis entsteht ein individuelles Konzept, das die Eigenarten des Unternehmens berücksichtigt.

Oft werden in dieser neuen Konzeption lokale Geräte so weit möglich eliminiert. In der Regel haben solche Geräte die höchsten Gesamtkosten pro Seite, das Verbrauchsmaterial muss gesondert bestellt und gelagert werden und eigene Treiber benötigen sie auch. Neue Geräte sind oft Multifunktionsgeräte, die Prozessabläufe effektiver gestalten und elektronische Workflows unterstützen. Zugleich wird der Papier-Output gesenkt und der Komfort für den Anwender gesteigert. Dies bedeutet mittelfristig Einsparungen. In der Umsetzungsphase - die oft mit einem erheblichen Implementierungsaufwand einher geht - entstehen aber erstmal Kosten. Hier muss genau gerechnet werden, was eine Umstellung dem Unternehmen bringt.

Werden diese Punkte beachtet, steht einem Erfolg des Printer Lifecycle Management nichts mehr im Weg. Dann ist es nicht mehr nötig, jede Mail auszudrucken.

Erfolgskritische Faktoren fürs Printer Lifecycle Management

Folgende Faktoren sollten beim Printer Lifecycle Management unbedingt beachtet werden.

Eine saubere Analyse der aktuellen Situation und Kosten sowie die Definition eines Business Case bilden eine gute Ausgangsbasis. Wenn dann auch noch auf Herstellerneutralität geachtet wird, steht einer Fokussierung auf die Geschäftsanforderungen nichts mehr im Weg.

Ein gemeinsames Verständnis und eine klare Definition der Ziele, der Herausforderungen und des möglichen Optimierungspotenzials vermeidet Missverständnisse.

Die Optimierung des Druckvolumens ist ein entscheidender Hebel. Dazu gehört nicht nur die konsequente Nutzung aller technischen Möglichkeiten, sondern auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Kosten- und Umweltaspekte des Druckens.

Ein verbrauchsorientiertes Abrechnungsmodell berücksichtigt die tatsächlichen Gesamtkosten.

Herstellerneutrale Monitoring-Lösungen ermöglichen ein effizientes Management des Druckerparks, Geräteauslastung und Tonerverbrauch werden optimal gesteuert.

Anwender der Drucker müssen ins Boot geholt werden, wenn das Projekt erfolgreich sein soll.

Printer Lifecycle Management braucht IT-Erfahrung. Besonders Multifunktionsgeräte sind Bestandteile des IT Parks und unterliegen den IT Service-Prozessen.