Fashion braucht Tempo

Zweimal jährlich stellt der Zürcher Sportbekleidungsausstatter Zimtstern seine Fashion-Label-Kollektionen um. Das Winter- und Sommersortiment -Snowboard-, Skate- und Surf-Wear -besteht jeweils aus rund 3500 unterschiedlichen Artikeln. Daher steht das Schweizer Unternehmen ständig unter Zeitdruck. Der halbjährliche Datenwechsel stellt zudem hohe Anforderungen an die Unternehmens-IT. Händlerbestellungen aus der ganzen Welt müssen bis zum Terminschluss in Zürich eingegangen sein, bevor 20 weltweit tätige Produzenten mit der Herstellung der trendigen Sportbekleidung beginnen können.
Der Bestellprozess ist zudem sehr aufwendig: Händler ordern eine Vielzahl von Textilprodukten in unterschiedlichen Stückzahlen, Grössen und Farben. Bestellungen werden dadurch sehr komplex. Um eine fehlerfreie Bearbeitung zu gewährleisten, bedient man sich in der Textilbranche deshalb einer Matrix, die von vielen Betrieben auch heute noch manuell nachgeführt wird. Professionelle Systeme sind oft zu teuer.

Zimtstern hat diese Geschäftsprozesse früher manuell, später dann über MS-Office Anwendungen wie Word und Excel abgewickelt - allerdings weder systemintegriert noch durchgängig. Die bestehende IT-Struktur konnte mit dem rasanten Unternehmenserfolg, der auch das Datenvolumen sprunghaft ansteigen liess, nicht mehr Schritt halten. Der EDV-Alltag war von Schnittstellenproblemen, Redundanzen und Fehlern bei der Datenpflege geprägt. Lagerbewirtschaftung, Lohn- und Finanzbuchhaltung werkelten isoliert vor sich hin.

Individuelle Lösung
Mit dem integrierten ERP-System SelectLine der SelectLine Software AG aus St. Gallen änderte sich die Situation. Das Partnerunternehmen Winage hat die Lösung auf die Anforderungen von Zimtstern zugeschnitten und neben den Standardfunktionen auch SQL-Abfragen eingerichtet. Schrittweise wurden dann die Module Auftragsbearbeitung, Finanz- und Lohnbuchhaltung implementiert. Heute ist die Software mit insgesamt zwölf Lizenzen im Einsatz, und zwar sowohl bei der Zimtstern GmbH als auch bei der Zimtstern Switzerland AG, die für den internationalen Vertrieb zuständig ist.

Eine vertrackte Sache war die Einrichtung einer geeigneten Datenstruktur für die Stammdatenverwaltung. Denn Zimtstern setzt das für einen Fashion-Label-Händler wichtige Modul Variantenfertigung ein. Zwar liesse sich jeder Einzelschritt und Geschäftsprozess bis ins kleinste Detail spezifizieren und auswerten. Die Administration und Verarbeitungsgeschwindigkeit würde jedoch darunter leiden. An dieser Stelle kam es darauf an, den richtigen Kompromiss zwischen Detaillierungsgrad und Performance zu finden.

Früher dauerte die manuelle Auftragserfassung fünf bis sieben Tage. Die heutige Lösung reduziert den Zeitaufwand um etwa 30 Prozent auf drei Tage. Da die Produktionszeit einer Kollektion mit etwa 120 Tagen fest steht und nicht beeinflussbar ist, bedeutet jeder gesparte Tag im administrativen Bereich einen erheblichen Vorteil: Die Ware kommt früher auf den Markt. Statistiken und Reports analysieren den Datenbestand und liefern beispielsweise die aktuellen Verkaufszahlen pro Farbe «gelb», pro Produkt, pro Bestellland oder über die gesamte Kollektion. Damit kann die Geschäftsführung aktuelle Trends schneller erkennen, Engpässen vorbeugen und damit besser disponieren. Für das firmeninterne Controlling stehen unter anderem mehrjährige Vergleiche von Verkaufszahlen, Umsatz- und Rückmeldestatistiken, Rückstandslisten und Provisionsabrechnungen zur Verfügung.

Dadurch hat sich auch der Kundenservice bei Zimtstern deutlich verbessert: Heute erhält ein Kunde auf Knopfdruck Auskunft darüber, welcher Artikel im Lager verfügbar ist. Umfangreiche Kontrollmechanismen mit individuellen Abfragefunktionen verhindern zudem, dass im System weitergearbeitet wird, wenn falsche Daten wie beispielsweise ein nicht korrektes Konto oder eine ungültige Mehrwertsteuerangabe hinterlegt sind. Menschliches Versagen wird somit weitestgehend korrigiert. Mit positiven Auswirkungen: Die Anzahl der Reklamationen aufgrund von Datenfehlern ging bei Zimtstern um etwa zehn Prozent zurück.