Spesenabrechnung 2.0: nie wieder Belege kleben

Das Mittagessen mit dem Kunden, die Übernachtung zwischen  zwei externen Servicetagen, die Zugfahrt zu einem Branchenevent – trotz aller Digitalisierung begleiten uns Restaurantquittungen, Parktickets, Bahnbillette, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege weiterhin in Papierform. Mittlerweile werden Spesen zwar üblicherweise in einem Excel-Sheet oder einem Webformular erfasst, damit ist allerdings nur ein Teil des Problems gelöst. Denn die Originalbelege müssen aufbewahrt werden, so verlangt es die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Die Spesenerfassung bleibt damit arbeitsintensiv und fehleranfällig. Zu arbeitsintensiv und zu fehleranfällig, fand die Schweizer Niederlassung von Randstad. Der Personalvermittler beschäftigt hier über 200 Mitarbeitende in rund 50 Filialen. Ein Grossteil ist viel unterwegs, bei Kunden oder potenziellen Kandidaten. Da kommt schnell eine erhebliche Menge an Belegen zusammen. Angesichts des geplanten Ausbaus in der Schweiz wurde eine effizientere Lösung notwendig. Gesucht wurde ein System, das die Spesenabwicklung vereinfacht, die Durchlaufzeiten verkürzt und von den Benutzern sofort akzeptiert wird – Stichwort «Usability». 

Das Unternehmen hatte eine klare Vorstellung davon, was eine taugliche Anwendung für das Spesenmanagement, neudeutsch Business Expenses Management (BEM), zu leisten hat. Ganz oben auf der Anforderungsliste stand die mobile Erfassung sämtlicher Spesen. Nicht minder wichtig: die einfache Zuordnung der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze, ein elektronischer Genehmigungs-Workflow, der das interne Spesenreglement berücksichtigt, und die automatische Verbuchung. Für sämtliche Prozesse war eine durchgängige Transparenz (Logging) gefordert. Dass höchstens ein minimaler Administrationsaufwand anfallen darf und absolute Konformität mit dem Internen Kontrollsystem (IKS) sichergestellt ist, versteht sich fast schon von selbst.

Die Projektverantwortlichen fanden die Lösung in einem Modul der Business Process Suite (BPS) von ERPsourcing. Randstad hatte bereits den Kreditorenablauf mit dem ePosting-Modul der BPS digitalisiert und damit gute Erfahrungen gemacht. Das BEM-Modul liess sich entsprechend schnell und einfach ins vorhandene ERP-System integrieren. Wesentliche Voraussetzung dafür ist die Framework-Architektur der Lösung. Wie in einem Baukasten stehen vorgefertigte Anwendungskomponenten bereit, die von den verschiedenen Anwendungsmodulen genutzt werden können. Die Framework-Technologie bietet eine Reihe von Vorteilen: Die Software-Qualität nimmt zu, weil die einzelnen Komponenten bereits mehrfach erprobt sind und auf bewährten Architekturen oder Designs basieren. Software-Entwicklung und -Implementierung gehen schneller, da die entscheidenden Objekte, Beziehungen und Schnittstellen im Framework vorgehalten werden. Ebenso wichtig: Die Kosten der Software-Wartung lassen sich um ein Mehrfaches senken. 

Bei Randstad wurde das BEM-Modul dank vorkonfigurierter Frameworks mit geringem Aufwand in die bestehende Umgebung eingebunden. Für die Mitarbeitenden bedeutet die neue Spesenabwicklung eine deutliche Erleichterung: Sie fotografieren mit dem Smartphone direkt nach dem Business-Lunch den Bewirtungsbeleg, bestätigen den Betrag und wählen die Spesenart aus. In regelmässigen Zeitintervallen geben die Mitarbeiter mit einem einzigen Knopfdruck ihre Spesenabrechnung in den Genehmigungslauf. Vorgesetzte bekommen die Abrechnung zeitnah auf dem PC oder dem Smartphone angezeigt und können sie akzeptieren oder zur  Korrektur zurückweisen.

Alles ohne ein einziges Stück Papier in die Hand nehmen zu müssen. Der bereits deutlich schnellere Ablauf bekommt einen weiteren Beschleunigungskick in der Kreditorenbuchhaltung, wo die Spesenabrechnung nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten unverzüglich geprüft wird. Ist alles korrekt und entspricht dem Spesenreglement, werden die Spesen zur Verbuchung im ERP-System freigegeben, während alle Details, einschliesslich der fotografierten Originalbelege, digital jederzeit zur Verfügung stehen. Übrigens: Auch bei der ESTV ist die Ablage der digitalisierten Belege in einem revisionssicheren Archiv akzeptiert. 

Bei Randstad hat sich der administrative Aufwand «massiv reduziert», sagt Olivier Ruppen, Leiter Kreditoren bei Randstad Schweiz, «nicht nur in der Buchhaltung, auch bei den Mitarbeitenden in den über 50 Niederlassungen». Vor allem die mobilen Erfassungsmöglichkeiten hätten sich als hoch effizient erwiesen. Die spürbare Entlastung der Mitarbeitenden, die unter anderem der selbsterklärenden Bedienung zu verdanken ist, war dabei ein wesentlicher Faktor für die hohe Akzeptanz und damit letztlich für den Projekterfolg. 

Das Projekt
Aufgabe: komplexe Abläufe optimieren, Aufwände reduzieren, Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Projektdauer: unter 1 Monat
Erreichte Ziele: merkliche Entlastung von Administration und Verarbeitung, Fehlerpotenzial ausgemerzt, hohe User-Akzeptanz
Einsparungen: mindestens 10 % einer Vollzeitstelle
Verwendete Software: Business Process Suite (BPS) mit dem BPS Framework und dem Business-Expense-Modul (BEM)

Frank Geisler ist CEO der ERPsourcing AG: www.erpsourcing.ch