Any device, any time

Was hindert uns eigentlich daran, mit einem beliebigen Device von überall aus und jederzeit bei verschiedenen Projekten mitzuarbeiten? Nichts! Die Mittel für «any device, any time» stehen bereit, wir müssen sie nur noch nutzen. Office 365 bietet den Unternehmen eine Vielzahl an Produkten und Lösungen, welche in der richtigen Kombination eine unglaublich effiziente Art der Kollaboration ermöglichen.

Ob eine strukturierte Ablage von Informationen, die unstrukturierte Kommunikation, das schnelle Erstellen von virtuellen Arbeitsräumen durch Benutzer oder der Einbezug von externen Stakeholdern, unterschiedlichste Bedürfnisse lassen sich mit Office 365 auf verschiedene Arten befriedigen. All dies kann unabhängig von einem bestimmten Arbeitsplatz erfolgen. Für viele Office 365 Produkte stehen bereits Mobile Apps zur Verfügung, welche speziell für Smartphones optimierte Funktionen bereitstellen.

Welche Produkte in Office 365 können nun im Bereich der Kollaboration konkret eingesetzt werden?

SharePoint eignet sich nach wie vor ausgezeichnet für die Abbildung der Organisation, Nutzung von Metadaten, tiefe Berechtigungshierarchien und strukturierte Dokumentenablagen. Für die Bereitstellung von Unternehmens-, Bereichs- oder Teaminformationen sowie Publishing-Funktionen stehen verschiedene Features zur Verfügung. Die Governance kann gesteuert und gelebt werden, die definierten Regeln können aufgrund technischer Einstellungen implementiert werden.

Die Vorteile von Groups bestehen in der einfachen und schnellen Kollaboration mit internen sowie externen Stakeholdern. Groups werden standardmässig mit Dokumenten, Site, Notizbuch, Kalender und einem Gefäss für Unterhaltungen ausgeliefert. Je nach Definition können die Group-Sites zentral durch Verantwortliche oder dezentral durch die Benutzer selbst angelegt werden. Groups lassen sich in Outlook/Webmail sowie OneDrive integrieren. Oder man installiert die Groups App auf dem Smartphone und greift so auf die Informationen zu.

Neben Groups kann in ähnlichen Szenarien auch Yammer eingesetzt werden. Mit Yammer, dem Enterprise Social Network, kann die Kommunikation, die Informationsstreuung und die Diskussion unstrukturiert gefördert werden.

Mittels Microsoft Planner lassen sich Aufgaben verwalten. Individuell werden diese in Buckets organisiert und können durch Drag-n-Drop verschoben und zugeordnet werden. Für bereits bestehende Office 365 Groups werden automatisch «Pläne» im Planner angelegt. Änderungen von Aufgaben werden in der Groups Conversation gepostet.

OneDrive dient als persönliche Datenablage in der Cloud, welche offline synchronisiert werden kann. Zudem können Dokumentenbibliotheken aus SharePoint und Office 365 Groups offline synchronisiert werden und sind somit immer dabei.

Das Benutzerprofil, die Organisations-Hierarchie sowie zuletzt verwendete oder aktuelle Dokumente sind in Delve auffindbar. Über die Suche von Delve können Dokumente und Personen gefunden werden. Mittels Office Graph werden Dokumente und Personen, die für den Nutzer interessant sind, automatisch aufbereitet.

Es ist situativ zu beurteilen, in welchem Fall nun welches Produkt eingesetzt werden sollte. Grundsätzlich gilt es, folgende Frage zu beantworten: Welche Tools befriedigen die jeweiligen Bedürfnisse am besten?

Die Integration der verschiedenen Produkte wird immer grösser, so steht beispielsweise bereits heute in den Groups eine SharePoint-Site zur Verfügung, in welcher Freitext und Inhalt eingetragen werden kann. Die Dokumentenbibliotheken von SharePoint oder Groups wurden dem UI von OneDrive angeglichen. Durch die nahtlose Integration stehen dem Benutzer so immer dieselben Funktionen zur Verfügung, obwohl er eigentlich mit verschiedenen Produkten arbeitet. 

Das Customizing rückt in den Hintergrund und die Produkte von Microsoft können aus der «Box» genutzt werden. Dadurch bleiben sie einfach in der Anwendung. Bei jedem Benutzer verhält sich das Produkt identisch und ist so transparent zu nutzen. Durch diese Standardisierung profitiert man von den Features sowie von der Geschwindigkeit der ständigen Release-Zyklen von Office 365. Der «Kraftakt» Migration bleibt also aus. Die Herausforderungen sind nicht mehr nur technisch getrieben, sondern viel mehr auch organisatorisch. Wie können die neuen Features bestmöglich auf die bestehende Plattform adaptiert werden? Wie halte ich meine Benutzer auf dem Laufenden, so dass neue Features geordnet eingeführt werden?

Es ist unerlässlich, sich mit den neuen Features auseinanderzusetzen, um das Potenzial der Office 365 Produktpalette im Unternehmen zu beurteilen. Getreu dem Motto: «Die einzige Konstante ist die Veränderung.»