ECM als Wegbereiter der Digitalisierung - vor der Kür die Pflicht

Jetzt den ELCA-Newsletter abonnieren Im Folgenden erklärt Marco Büchel-Luzi den «ECM-Backbone» von ELCA, der vieles einfacher macht, Synergien nutzt, getätigte Investitionen ausschöpft und last but not least die digitale Transformation beflügelt.

Wie steht es denn heutzutage mit dem Enterprise Content Management in den Unternehmen? Was sind die Problemstellungen? Nahezu alle Unternehmen haben mindestens eine, wenn nicht sogar mehrere technische Lösungen, um ihre Dokumente und Inhalte zu managen. Neben «Shared Drives» und Document- Management-Lösungen sind das zum Beispiel spezielle ECM-Applikationen für das Scannen von oder die Suche nach Dokumenten, Lösungen für die Archivierung oder das Management der (Massen-) Kundenkommunikation, zum Beispiel der Versand von Kontoauszügen, Policen oder geschäftlicher Korrespondenz an sehr viele Adressaten. Abgesehen von veralteten Lösungen, die den modernen Anforderungen oder stetig steigenden Kapazitäten nicht mehr gerecht werden, sind die zwei grössten Probleme die zunehmende Komplexität – in der IT-Landschaft, aber auch fürs Business – und dass Unternehmen entscheidende Informationen, zum Beispiel in stark regulierten Branchen oder bei Rechtsstreitigkeiten, weder zeitgerecht noch formal richtig zur Verfügung stellen können. Was kostet diese Komplexität der verschiedenen ECM-Applikationen das Business? Die einzelnen ECM-Applikationen sind nicht richtig miteinander verbunden. Es gibt keine zentrale Plattform und damit auch keine einheitliche Sicht auf alle Dokumente und Informationen in einem Unternehmen. Wenn man sich vorstellt, dass grosse Banken oder Versicherungen am Monatsende mehrere zehn- bis hunderttausende Dokumente austauschen, bearbeiten oder verschicken, ist das im Alltag nicht nur ein Horror, sondern auch höchst ineffizient. Es behindert die Produktivität und Effektivität des Geschäfts ebenso wie die Innovation – so können zum Beispiel aufgrund der komplexen Systemlandschaft keine neuen, modernen Funktionen integriert werden wie ein mobiler Zugriff für eine neue Kampagne von verschiedenen Geräten aus. Unternehmen werden so gerade in ihren digitalen Bestrebungen ausgebremst. Was ist der ECM-Backbone und wie kann er Unternehmen helfen? Der ECM-Backbone ist ein Konzept, welches die ECM-Landschaft eines Unternehmens ganzheitlich betrachtet und ohne hohe Investitionen, den Mehrwert des bestehenden ECM für das Business steigert. Gemäss unserer Praxiserfahrung haben wir die vier häufigsten und wichtigsten «Pain Points», also Schmerzpunkte, im ECM-Bereich identifiziert adressiert. Der ECM-Backbone geht diese vier Pain Points ganzheitlich an und ebnet damit gleichzeitig den Weg zum Aufbau eines unternehmensinternen ECM-Kompetenzzentrums – was ab einer gewissen Unternehmensgrösse der nachhaltigste Ansatz für ein effektives und effizientes ECM ist. Was sind die wichtigsten «Pain Points» im ECM-Bereich, für welche Unternehmen ist das interessant? Unabhängig von der Grösse oder dem Tätigkeitsgebiet ist das ECM-Backbone-Konzept sehr hilfreich, wenn sich Unternehmen mit einem oder mehreren der folgenden Punkte herumschlagen:

Kunden, die den ECM-Backbone eingesetzt haben, sind beispielsweise die Helsana-Versicherung mit 3000 Benutzern und 40 Millionen Dokumenten pro Jahr, aber auch kleinere Unternehmen wie die SAK Kraftwerke mit 100 Benutzern und insgesamt 10 Millionen Dokumenten. Des Weiteren ist das Thema gerade für Unternehmen von hoher Bedeutung, die zum Beispiel eine digitale Strategie umsetzen möchten, sich in umfassenden Rechtsstreits befinden, hohe regulatorische Vorgaben haben oder die einen Fusionierungs- oder Merger-Prozess durchlaufen. Ist es nicht etwas hoch gegriffen, ECM als Wegbereiter der Digitalisierung zu bezeichnen? Nein. Aus technologischer Sicht ist eine der grossen Herausforderungen der Digitalisierung das Management wie auch der Nutzen aus der wachsenden Datenflut. Big Data ist hier in aller Munde, die konkreten Lösungen für papierlose, komplett digitale Prozesse, die Verwaltung und Verarbeitung grosser Daten- und Dokumentenmengen sind jedoch meistens reine ECM-Lösungen. Damit ist gut gemachtes Enterprise Content Management bereits ein grosser Teil der Digitalisierung und definitiv der Wegbereiter – denn ohne digitale Prozesse, Dokumente und Daten gibt es keine digitale Transformation. ECM bringt Licht in den Daten- und Dokumentendschungel, der durch die Digitalisierung täglich dichter wird. Können Sie uns ein Praxisbeispiel für ein ECM-Projekt geben, dass die digitale Transformation vorantreibt? Die Sanitas zählt mit rund 825‘000 Versicherten zu den grössten Krankenversicherungen der Schweiz und hat bereits vor einigen Jahren auf ein digitales Archiv gesetzt. Im Laufe der voranschreitenden Digitalisierung wollte die Krankenkasse ein neues Online-Portal für ihre Kundinnen und Kunden schaffen, damit diese rund um die Uhr und von überall her Zugriff auf ihre Policen und für sie wichtige Dokumente haben. Aufgrund des ECM-Backbones und des «sauberen» ECM-Managements der Sanitas, war dies entsprechend einfach, da alle Dokumente mittels Metadaten indexiert sind sowie zentral gespeichert und verwaltet werden. Es musste lediglich eine Service-Schnittstelle für das Online-Portal erstellt werden, um den Kunden Zugriff auf ihre Dokumente geben zu können.