Zentralisierung bringt Entlastung

Die Schweizerische Bundesbahn (SBB) stand vor der Aufgabe ihre komplexe IT-Infrastruktur in den Griff zu bekommen. Die Zahlen sprechen für einen anspruchsvollen Job: 276 Millionen Fahrgäste, 56 Millionen Tonnen beförderte Güter, 800 Bahnhöfe und über 28000 Angestellte.

Wesentliche IT-Projekte, die den Webauftritt betreffen, sind in den letzten Monaten abgeschlossen worden. Die Anforderungen waren auch hier gross, haben doch die zur Verfügung gestellten Informationen Tausenden von Mitarbeitern und Millionen von Kunden aktuell, auf Mausklick und in drei Sprachen zur Verfügung zu stehen. Kommt hinzu, dass sich das SBB-Intranet seit seiner Einführung im Jahr 1997 zu einer umfassenden Informationsplattform für die Mitarbeiter entwickelt hat.

«Die Auftritte unseres Intranets sind wie in vielen Grossfirmen auch bei uns seit der Entstehung organisationsbezogen stark gewachsen, weshalb sich eine Konsolidierung aufdrängte», resümiert Guido Kaufmann, der die konzernweiten IT-Produkte verantwortet. Er erklärt die Aufgabe der seit zwei Jahren laufenden Aktualisierung des Content-Managements: Die Internet- und die Intranet-Inhalte der drei Divisionen Infrastruktur, Personenverkehr und Cargo sowie von SBB-Immobilien und der zentralen Bereiche mit ihren unterschiedlichen inhaltlichen wie auch formalen Anforderungen sollten unter einem Dach vereint werden. Die alte Struktur erschwerte es den Mitarbeitern und Kunden, die gewünschten Informationen zu finden.

Gleichzeitig fehlten einheitliche Layoutvorlagen, die auch den Standards des Corporate Design der SBB entsprachen und die Autoren von gestalterischen und technischen Aufgaben entlasteten. Zudem sollten mit der Konsolidierung der Systeme die Kosten gesenkt werden. «Statik musste durch Dynamik abgelöst werden», bringt es Reto Schmid, Chef des I-net-Projektes bei den SBB, auf den Punkt. Die Komplexität des Web-Informationssystems sollte über ein Web Content Management System (WCMS) effizient bewirtschaftet werden, so die Projektverantwortlichen.

Sie starteten ein Evaluationsverfahren, das in «sportlichen» drei Monaten durchgezogen wurde, wie Kaufmann und Schmid festhalten. Auf den Prüfstand kamen die Angebote von Vignette, Day, Open Text und das einer Open-Source-Community. Der Zuschlag ging am Ende an Open Text Livelink und wurde in Zusammenarbeit mit Unic realisiert. Ausschlaggebend waren dafür laut Kaufmann und Schmid vor allem die gute Wartbarkeit, tiefe Ausbildungskosten und offene Schnittstellen sowie die weitgehend standardbasierte Software. Für die Projektverantwortlichen sind damit zugleich die wesentlichen Punkte für einen kosteneffizienten Betrieb benannt.

Für die Konsolidierung der bestehenden Infrastruktur musste mit alten IT-Traditionen gebrochen werden, sagen die Verantwortlichen. Die aktuellen Web-Datenbanken wurden streng nach der Unternehmensstruktur angelegt. Zudem sind die Inhalte klar vom Design getrennt und somit auch die einst monolithischen Strukturen ersetzt worden. Endlich verfügt nun auch die SBB über eine zentrale Layout-Datenbank, über die sämtliche Vorlagen in die jeweiligen Datenbanken der Unternehmenseinheiten verteilt werden. Trotz verschiedener Auftritte ist nun ein einheitliches Design umgesetzt. Dabei behalten die ein-zelnen SBB-Einheiten ihre prozedurale und organisatorische Eigenständigkeit im WCMS-Umfeld, erklärt Schmid.

Die Bedeutung dieses Schritts lässt sich an einem Beispiel illustrieren: Allein für die Inhalte des SBB-Intranets sind über 500 dezentral organisierte Mitarbeiter verantwortlich, die neben ihrem eigentlichen Job Texte erstellen und im WCMS zugänglich machen. Jetzt werden auch die vielen Autoren übers WCMS administriert. Auf bequeme Art werden Gruppen-, Rollen- und Berechtigungsmodelle auf die spezifischen Datenbankschemata portiert. Damit ist der Arbeitsbereich der Autoren klar abgegrenzt und Verantwortlichkeiten sind formal und technisch geregelt, erklärt Kaufmann. «Die verschiedenen Content-Manager brauchen sich nicht mehr um technische Angelegenheiten zu kümmern, sondern können sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren», schiebt er nach.

Die Bedeutung dieses Schritts lässt sich an einem Beispiel illustrieren: Allein für die Inhalte des SBB-Intranets sind über 500 dezentral organisierte Mitarbeiter verantwortlich, die neben ihrem eigentlichen Job Texte erstellen und im WCMS zugänglich machen. Jetzt werden auch die vielen Autoren übers WCMS administriert. Auf bequeme Art werden Gruppen-, Rollen- und Berechtigungsmodelle auf die spezifischen Datenbankschemata portiert. Damit ist der Arbeitsbereich der Autoren klar abgegrenzt und Verantwortlichkeiten sind formal und technisch geregelt, erklärt Kaufmann. «Die verschiedenen Content-Manager brauchen sich nicht mehr um technische Angelegenheiten zu kümmern, sondern können sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren», schiebt er nach.

Heute stellt das WCMS auch Module wie einen Generator für Webformulare und Mitarbeiterumfragen zur Verfügung. Besonders stolz sind die Projektverantwortlichen auf die Einführung des bereichsübergreifenden News-Systems, das zentral gesteuert wird. Zudem besteht die Möglichkeit, die Informationen via SOAP- oder XML-Schnittstelle über Kanäle wie SMS, WAP oder Handheld zu publizieren. Kaufmann sagt, das Intranet ist längst zum Extranet mutiert, wo wir auch anderen Bahnen Informationen zu Störungen und Tarifen abgeben oder Transportaufträge abwickeln und verfolgen können.

In den letzten zwei Jahren wurden bereits 14 Webprojekte abgeschlossen. Schmid sagt: «Der Prozess ist noch lange nicht abgeschlossen. Weitere Projekte sind bereits aufgesetzt und werden laufend realisiert. Der wichtige Schritt von statisch zu dynamisch jedoch ist vollzogen.»

In einer nächsten Etappe wird von den Verantwortlichen der Ausbau des Intranets in Richtung Unternehmensportal angestrebt. Die Personalisierung zur Eindämmung der Informationsflut ist genauso in Planung wie die Verbindung von Inhalten verschiedener Webseiten (Content-Syndication), die Authentifizierung via Single-Sign-On, die Installation mobiler Dienste und die Einführung eines ILM (Information Lifecycle Management).