Moritz Zimmermann ist Geschäftsführer von Hybris

Die Herstellung eines gedruckten Kataloges ist in vielen Unternehmen eine langwierige Angelegenheit. Hunderte, wenn nicht tausende Produkte müssen mitsamt den richtigen Bildern, Preisen und Beschreibungen an der korrekten Stelle stehen. Wenn das Zusammenfügen der Informationen manuell erfolgt - also etwa aus Excel-Preislisten, Word-Dokumenten und mit Bildern von einer CD-Rom - sind Probleme fast schon vorprogrammiert. Das Dilemma: Wer Fehler rechtzeitig bemerkt, verliert wertvolle Zeit, um mühsam Korrekturen vorzunehmen. Fallen sie erst später auf, bleibt ausser dem Schredder keine grosse Wahl: Gedruckt ist gedruckt. Eine intelligente Automatisierung des Layouts mit optimierten Korrekturläufen ist der Schlüssel zu einer effizienten Katalogproduktion. Experten schätzen, dass sich dadurch der für die Katalogerstellung benötigte Aufwand um rund 40 Prozent verringern lässt, und mit jeder weiteren Version oder Sprache steigt das Einsparpotenzial noch einmal deutlich. Betrachtet man die verschiedenen Phasen der Katalogproduktion nacheinander, so zeigt sich, in welchen Bereichen eine Prozessautomatisierung die grössten Verbesserungen bringt.

In der Vorbereitungsphase sitzen Designer und Produktexperten noch an einem Tisch, um den Redaktionsplan zu erstellen, Budget-Absprachen zu treffen und alle Beteiligten zu koordinieren. Die Schwierigkeiten beginnen in der Regel erst dann, wenn jeder wieder an seinem Schreibtisch sitzt und Abstimmungsbedarf im Hinblick auf Kapitelinhalte, Layouts und Korrekturläufe entsteht. Um den Inhalt der geplanten Publikation bearbeiten zu können, müssen zunächst Daten gesammelt werden. Inkonsistenzen, uneinheitliche Terminologie und Unterschiede bei technischen Informationen halten Korrekturläufe später endlos auf - weil sie nicht leicht zu entdecken sind. Daher ist ein System für Produktinformationsmanagement (PIM) der erste sinnvolle Schritt zu einer effizienteren Katalogproduktion: Darin werden sämtliche Daten, die in einem Unternehmen über Produkte vorliegen, zentral gespeichert und verwaltet. Aus dieser «einzigen Quelle der Wahrheit» wird nicht nur der Printkatalog befüllt, sondern auch die Website oder ein Onlinekatalog, so dass unternehmensweit mit konsistenten Daten gearbeitet wird. Im Zeitalter von elektronischem Desktop Publishing gehören dann auch die Medienbrüche der Vergangenheit an.

Das erste Layout erinnert an einen ägyptischen Entwurf: Die hieroglyphenartige Handschrift des Layouters hilft dem Produktmanager nicht weiter, das Groblayout rasch freizugeben. Schlimmer ist allerdings, dass für die neusten Produkte weder Daten noch Bilder vorliegen - soweit ist man beim Hersteller einfach noch nicht. Doch ohne diese Informationen gerät der ganze Produktionsprozess ins Stocken - Platzhalter müssen her. Eine Automatisierungslösung, die mit einem PIM-System zusammenarbeitet, bietet hier Abhilfe: Das Layout wird typisiert - das heisst, es werden Platzierungsvorlagen erstellt und Befüllungsregeln definiert, nach denen Inhalte aus dem PIM-System in das Layout fliessen dürfen. Wichtig: Eine Automatisierungslösung sollte das Rad nicht neu erfinden, wenn es ums Layout geht. Vielmehr sollte es Verknüpfungen zu den gängigen DTP-Anwendungen bieten. Auf diese Weise können Layouter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, statt erst aufwändig neu geschult werden zu müssen. Jedes Kapitel kann aus beliebig vielen Publikationselementen - individuell erstellten oder dynamisch erzeugten Seiten - bestehen. Eine Automatisierungslösung bietet die Option, über festlegbare Layout-Templates zu bestimmen, was auf welcher Seite in gewünschter Form erscheinen wird. Klassische Gestaltungstechniken wie Raster Layout, generatives und freies Layout sowie Vakatseiten lassen sich automatisiert anwenden, während die gestalterische Freiheit bei der Katalogerstellung erhalten bleibt. Die mit Platzhaltern versehenen Seiten werden über ein Plug-in eins zu eins in ein DTP-Programm übertragen, wo sie wie gewohnt weiter bearbeitet werden können. Dabei ist eine eindeutige Zuordnung von Seite und Template möglich, die sonst nur implizit vom Designer mit dem DTP-Programm vorgenommen wird und sich der Kontrolle des Produktmanagers entzieht.

Wenn das Layout steht, müssen die Inhalte gesetzt werden. Ohne ein PIM-System hält hier die Mischung aus digitalen Daten und manuellem Satz - sprich zusätzlicher Texterfassung - erneut den Verkehr auf. Wenn PIM- und DTP-System miteinander verknüpft sind, lassen sich ganze Seitenstrecken mit wenigen Mausklicks erstellen und das Feinlayout dann manuell anpassen. Die zuvor erstellten Befüllungsregeln und Templates zahlen sich jetzt aus: Sie verweisen als eindeutige Referenz auf die sich verändernden Produkt- oder Bildinformationen, die jederzeit aus dem PIM-System in den Printkatalog übernommen werden können. Damit ist sichergestellt, dass sich Produkt-, Bild- und Textinformationen noch kurz vor dem Druck auf den neuesten Stand bringen lassen. Auf diese Weise bewahrt sich ein Unternehmen Flexibilität bis zur letzten Minute und erspart sich wertvolle Zeit, die ansonsten für eine manuelle Aktualisierung aufgebracht werden müsste. Ein Produkt wird also bei der Publikationserstellung nicht in den Printkatalog kopiert, sondern unter Beibehaltung der Referenz entsprechend eines Layout-Templates platziert. Eine Platzierung ist damit genau die Zwischenstufe zwischen der elektronischen Produktinformation im PIM-System und der gedruckten Produktinformation im Katalog. Platzierungen ermöglichen somit den Spagat zwischen verschiedenen Sichten auf die Produktwelt: Einmal aus der Sicht des Produktmanagers, der die Produktdaten verwaltet und einmal aus der Sicht des Layouters, der den Printkatalog erstellt. Die gemeinsame Schnittmenge bilden die Platzierungen, auf deren Basis sich beide verständigen und einigen können.

Schnell gleich korrekturbedürftig: Diese Gleichung gilt bei der Katalogerstellung häufig, wenn Preise in letzter Minute ergänzt werden müssen oder Produkte mehrfach platziert wurden, aber keine Zeit für Konsistenzprüfungen bleibt. Das Dilemma: Die Zeit, die durch eine langsame, manuelle Produktionsphase verloren gegangen ist, lässt sich in der Korrektur- und Freigabephase nicht mehr aufholen, ohne neue Fehler einzubauen. Hier helfen wiederum die entsprechenden elektronischen Hilfen eines Automatisierungsprogramms weiter: Layout und Inhalt lassen sich noch einmal getrennt betrachten und erarbeiten. Gleichzeitig ist aber durch eine entsprechende Verknüpfung sichergestellt, dass sich die Teile später wieder sinnvoll zusammenfügen. Ein Web-basierter Zugriff dient der verbesserten Abstimmung, die gerade während der Korrekturphase wichtig ist. Layouter und Produktmanager können die Layout-Ansicht, die der des gedruckten Katalogs entspricht, gemeinsam durchgehen. Mit einem zusätzlichen Workflow-Modul für Freigabeprozesse können Korrekturen gekennzeichnet werden, so dass stets klar ist, wie weit der Korrekturlauf durchgeführt wurde. Sobald die Freigabe erteilt ist, ist der Weg zur Druckerei frei. Unter dem Strich reduziert sich das Einsparpotenzial bei der automatisierten Katalogerstellung aber nicht auf Layout und Satz: Weil sich Templates wieder verwenden lassen und gleichzeitig die Konsistenz von Inhalten gewährleistet ist, lässt sich gerade bei weiteren Katalogen sparen. Nach einer Untersuchung von LNC Consulting lässt sich das Zeitbudget für die Zweitversion auf ein Drittel der üblichen Arbeitsstunden kürzen. Zudem ermöglicht ein Schwarzfilmtausch für mehrere Sprachen, dass bereits parallel an einer solchen Version gearbeitet werden kann, sobald das Layout steht.

PIM
Unter Product Information Management - auch PIM oder in der deutschen Übersetzung Produktinformationsmanagement genannt - versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal ohne grossen Ressourcenaufwand mit konsistenten akkuraten Informationen beliefern zu können.