V-ZUG hat erfolgreich ein ERP-System eingeführt

Der Autor ist Redaktor bei PR-COM in München. Der Beitrag entstand im Auftrag von IFS. Die IT-Systeme der V-ZUG AG sind über einen Zeitraum von rund dreissig Jahren gewachsen und mit der Zeit auch ein wenig verwachsen. Rund um eine AS/400-Lösung entstand aufgrund der sich laufend verändernden Anforderungen ein Konglomerat unterschiedlichster Systeme. Am Ende waren rund 60 Insellösungen in Betrieb, allein im Finanzwesen fünf verschiedene Systeme, allesamt kaum integriert und nur unzureichend verbunden. In manchen Fällen mussten die Daten sogar manuell übertragen werden. Und natürlich waren die Bedienkonzepte der verschiedenen Systeme in keiner Weise aufeinander abgestimmt. Beispielsweise waren die Funktionstasten in jeder Lösung mit einer anderen Funktion belegt, was insbesondere die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr erschwerte. Solche Inkonsistenzen und Unbequemlichkeiten wären vielleicht noch hinzunehmen gewesen. Allerdings zeigte sich vor einigen Jahren, dass die bestehende Systemlandschaft auch die vom Unternehmen angestrebte internationale Expansion behinderte. Zum einen  liess sich das Konglomerat von Systemen nicht auf andere Standorte übertragen, zum anderen fehlten im bestehenden System auch grund­legende Funktionen für einen interna­tionalen Betrieb. So konnte die Lösung beispielsweise Rechnungen nur in Schweizer Franken er­stellen.

Das Unternehmen entschied sich daher, ein neues ERP-System einzuführen, das alle wesentlichen Unternehmensbereiche abdecken und damit die Insellösungen überflüssig machen sollte. Bei der Evaluierung der am Markt befindlichen Lösungen zeigte sich allerdings, dass trotz eines recht umfangreichen Angebots (insgesamt kamen zwölf Anbieter in die engere Auswahl) die Anforderungen des Unternehmens nur selten erfüllt wurden. «Wir waren nach den ersten Präsentationen recht ernüchtert», erläutert Stefan Jenni, IT-Leiter der V-ZUG. «Die meisten Anwendungen verwendeten hinter einer schönen Oberfläche oft ver­altete Technologien und Strukturen. Wir wollten aber selbst ein 30-jähriges System ablösen und nicht ein 30 Jahre altes neu einführen.» Seine Wahl fiel daher auf die vergleichsweise junge Lösung IFS Applications, die vollständig komponentenbasiert aufgebaut ist. Ein zentrales Kriterium war ausserdem eine Lösung, die man selbst beherrschen kann. «Wir müssen im ERP-Bereich mit einem Team von etwa zwölf Mitarbeitern ein System für rund 1200 Nutzer betreuen», erklärt Jenni. Dazu zählt bei V-ZUG nicht nur der laufende Support und die Konfiguration, sondern vor allem auch die Möglichkeit, selbst Weiterentwicklungen und Ergänzungen vornehmen zu können. Das hat seinen Grund: Im Unterschied zu den meisten Mitbewerbern liegt bei V-ZUG die gesamte Business-Prozesskette in der eigenen Hand. Von der Entwicklung bis zur Produktion, die in vollem Umfang in der Schweiz erfolgt, bis zu Lagerwesen, Logistik und Service beim Kunden wird alles mit eigenen Kräften erledigt. Outsourcing findet generell nicht statt. Deshalb brauche auch die IT volle Handlungsfähigkeit, um schnell mit eigenen Ressourcen auf neue Anforderungen reagieren zu können. «Wir wollten jedenfalls nicht für jede Komponente einen eigenen Spezialisten einsetzen», so Jenni. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Iterativ oder Big Bang?

Nachdem 2008 die Entscheidung gefallen war, startete V-ZUG mit der Implementierung der ERP-Lösung in der Schweiz. Dabei hatte man zunächst – um die Risiken des Übergangs zu begrenzen – eine schrittweise Einführung geplant und mit der Implementierung der Komponenten für das Rechnungswesen begonnen. Der Finanzbereich nahm dann per 1. Januar 2009 mit dem neuen ERP-System den produktiven Betrieb auf. Das iterative Vorgehen erwies sich allerdings in Anbetracht der zahlreichen Insellösungen im Unternehmen schnell als ungeeignet, denn die vorhandenen Systeme hätten dann mit eigenen Schnittstellen an das neue System angebunden werden müssen. «Allein die Entwicklung dieser Schnittstellen hätte uns auf Jahre beschäftigt und zudem das für den Wechsel bereitgestellte Budget aufgezehrt», so Jenni. Das Unternehmen entschloss sich daher zu einem Kurswechsel: Nach entsprechender Vorbereitung, zu der auch ausführliche Schul­ungen und intensive Testphasen aller Beteiligten gehörten, wurde IFS Applications für alle 1200 Schweizer Anwender in einem «Big Bang» per 1. Januar 2012 eingeführt. Damit werden nun nahezu alle Unternehmensprozesse mit einer Lösung abgedeckt: vom Projektmanagement in der Entwicklung über Vertrieb und Service bis zum Rechnungswesen und selbst die Produktion von der Planung bis zur Montage der Teile, wobei auch die Betriebsdatenerfassung mit IFS erfolgt. Das Lagerverwaltungssystem ist über eine Schnittstelle eingebunden. Mit der neuen Lösung haben sich auch die Nutzungsmöglichkeiten erheblich erweitert. Kunden und Lieferanten können jetzt direkt in die Anwendung eingebunden werden und erhalten die Daten online aus dem System. Im alten System wäre das nur um den Preis einer weiteren Insellösung möglich gewesen. Zudem eröffnen sich durch die Webintegration neue Möglichkeiten der Kundenbindung und der Abstimmung mit Lieferanten. «Wir bauen gerade ein Internetportal auf, in dem Fachhändler selbst Bestellungen ein­geben können, was mit der vorherigen ERP-Lösung nicht möglich war», erläutert Jenni.

Mit der Konsolidierung der IT hat sich bei V-ZUG auch Grundsätzliches verändert. «Wir haben im Laufe dieses relativ langen und intensiven Projekts im Unternehmen ein neues Changemanagement aufgesetzt, das auch einen gewissen kulturellen Wandel bedeutet», erläutert Jenni. «Die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und der IT wurde deutlich intensiviert. Die Fachbereiche warten nicht mehr auf die Erfüllung von Anfragen, sondern suchen aktiv die Zusammenarbeit mit der IT – beide Seiten verstehen Projekte als gemeinsame Projekte. Für Jenni ist genau das der Schlüssel zum Erfolg eines derartigen Projekts: «Alle wesentlichen Kräfte eines Unternehmens, nicht nur die IT und nicht nur die Fachbereiche, sondern auch das Management, müssen hinter dem Projekt stehen.» Mit dem erfolgreich eingeführten ERP-System ist das Unternehmen bestens gerüstet für die anstehenden neuen Aufgaben.

Zum Projekt

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- 2008: Start der schrittweisen Implementierung in der Schweiz

- 1. Januar 2009: Produktivbetrieb im Finanzbereich

- 1. Januar 2012: «Big Bang»-Implementierung in allen restlichen Bereichen